調達チームの90%が契約更新前に契約書を見つけられない——その原因と解決策

調達部門に求められる役割は拡大し続けている

調達部門は、AIを活用した調達カテゴリー戦略の策定やグローバルサプライチェーンのリスク対応といった高度な責任を担う一方で、日々の業務を着実に遂行しなければなりません。しかし、有効な契約条件の確認や既存の変更契約書を探すといった基本的な作業に毎週何時間も費やしているようでは、長期的な戦略的取り組みは後回しになってしまいます。

本記事の筆者であるJosh Katowitz（Docusign シニアプロダクトマネージャー）は、Docusignに入社する前、サプライヤー管理の実務を担当していました。以下は、Katowitzの実体験に基づく知見です。

「私がサプライヤー管理を担当していた頃、自分の仕事は単に契約を管理することではないとすぐに気づきました。支出、リスク、ベンダーとの関係を——多くの場合すべて同時に、しかも数百社、場合によっては数千社ものベンダーについて管理する仕事だったのです。47個ものタブがあるExcelの契約更新管理表を抱え、金曜日の午後に『あのベンダーとはどんな条件で交渉していましたっけ？』と聞かれて慌てた経験があります」

この課題は個人のスキルの問題ではありません。現代の調達部門が求められる役割と、従来型の契約書保管の仕組みとの間にある構造的なミスマッチが原因です。

統計データに隠れた「利益の漏出」

調達業務では、過去の契約書を十分に把握できないことが多く、大きなデータの欠落が生じます。こうした日常的な業務上の非効率は、3つの重大なリスクをもたらします。

予期せぬ自動更新

Docusignの調査によると、調達チームの90%が、契約更新期限まで30日を切った段階でベンダー契約書を見つけ出し、その内容を十分に評価することに苦労していると回答しています。

契約条件の可視化不足

調達部門のリーダーの62%が、契約書が見つかった場合でも、特定の条件を十分に把握できていないために重要な機会を逃していると回答しています。数量に応じたリベート（割戻し）の未適用、SLA（サービス品質保証）未達時の返金請求漏れ、見過ごされた価格改定条項など、本来回収すべき利益が失われています。

AI導入の遅れ

DeloitteとDocusignの共同調査によると、エージェント型AIソリューションを利用していると回答した割合は、人事部門22%、営業部門17%、法務部門13%に対し、調達部門ではわずか8%にとどまっています。この差が、調達担当者を手作業の管理業務に縛りつけ、本来取り組むべき戦略的課題への時間を奪っています。

「ある主要ベンダーとの契約更新で、更新期限まで30日を切った中、最終版の署名済み契約書を見つけ出すのに苦労しました。契約書が複数のファイルサーバー、共有ドライブ、退職した担当者のメールボックスに散在していたため、契約内容を把握し直すだけでほぼ1週間を費やしてしまいました。本来であれば、ベンチマーキングや交渉準備に充てるべき時間です」（Katowitz）

調達部門の成熟度を評価する

人員を増やすことなく業務を拡大するには、基本的な取引処理中心の業務から、データに基づく戦略的な契約管理へと移行する必要があります。多くの調達チームは、以下の3段階のいずれかに位置しています。

ほとんどのチームはレベル1〜2に該当するでしょう。目標はレベル3に近づくことですが、この変化は一夜にして実現するものではありません。

Docusignの調達製品マーケティング担当であるRamsey Kincannonは次のように述べています。「私たちの目標は、一気に完全自動化されたAI主導の調達部門に変貌することではありません。皆さんやチームにとって現実的な形で、着実に前進していくことです。そこで役立つのが、Docusignのインテリジェント契約管理プラットフォーム（IAM）です」

インテリジェント契約管理プラットフォーム（IAM）で埋もれた価値を引き出す

Docusign IAMは、ベンダー関連の契約データを一元的に管理する基盤として機能し、契約ライフサイクル全体を可視化します。調達部門にとって特に価値のある3つの機能を紹介します。

1. 一元化された契約検索

分断されたファイルサーバーや各担当者のローカルフォルダを個別に検索する代わりに、Docusign Agreement Managerの標準化されたフィルター機能を使って、基本契約書（MSA）と関連する業務委託仕様書（SOW）を数秒で絞り込めます。

2. AIによるリアルタイム分析

変更契約書を照合して、どの条項が修正・更新されたかを確認する作業は一般的ですが、手作業では多くの時間を要します。契約分野に特化したAIエンジン「Docusign Iris」を搭載したプラットフォームは、関連する契約書一式を同時に読み取ります。「現在有効なすべての変更契約書において、契約解除の通知期間は何日か？」といった質問を直接入力するだけで、文脈を踏まえた要約を即座に得られます。

3. 契約更新ブリーフィングの自動作成

ベンダーとの更新交渉の準備に何時間も費やす代わりに、AIが必要に応じて契約更新ブリーフィングを自動作成します。過去の契約義務の履行状況、商業条件、パフォーマンスの達成状況が一覧にまとめられ、交渉に必要な情報を即座に把握できます。

このアプローチがもたらす効果は明確です。DeloitteとDocusignの調査によると、一元化されたAI搭載の契約管理を導入した企業は、契約の可視化とデータに基づく交渉により、ベンダーへの支出全体を33%削減しています。

AI導入のための段階的アプローチ

スプレッドシート中心の手作業から脱却するために、大規模なシステム刷新は必要ありません。以下の3つのステップで段階的にデジタル活用を進めることを推奨します。

ステップ1：可視化

主要ベンダーとの基本契約書、業務委託仕様書、契約満了日を単一のリポジトリに集約し、検索の手間をなくします。

ステップ2：分析

最重要サプライヤーにおける契約条項、価格上限、マイルストーン義務の抽出をAIで自動化します。

ステップ3：自動化

契約インテリジェンスを社内ワークフローと連携させ、契約満了日の90日前に更新タスクを自動的に開始します。

最終的に、契約書の検索や条項の読み解きといった反復作業をAIに任せることで、調達担当者は最も大きな成果を生む領域——交渉戦略の立案、リスク評価、コスト最適化——に専門知識を集中できるようになります。

「IAMでAIを活用する目的は、人の判断を置き換えることではありません。なぜなら、重要なのはまさにその判断だからです。契約書を探したり条項を読み解いたりすることに何時間も費やす代わりに、AIの支援によってリスク、価値、契約義務を明確に把握した状態で、あらゆるベンダーとの交渉に臨めるようになります」（Katowitz）

自社の契約管理を見直すためのチェックリスト

以下の項目に心当たりがある場合、契約管理の改善が調達業務の効率化につながる可能性があります。

• 契約更新期限30日前の時点で、最終版の契約書がどこにあるか即座に確認できない

• 変更契約書や覚書が複数のファイルサーバーやメールに分散している

• 契約更新の準備（条件確認、過去の交渉履歴の把握）に1日以上かかる

• ベンダーとの価格交渉で、現行の契約条件を正確に把握できていない

• 契約の自動更新に気づかず、再交渉の機会を逃したことがある

• Excelで契約更新のスケジュールや条件を管理している

次のステップ

調達部門における契約AIの活用について詳しくは、ガイド「契約AIが調達ワークフローをどう変革するか」をご覧ください。自社の調達プロセスの課題整理やインテリジェント契約管理プラットフォーム（IAM）の適用範囲についてご相談されたい場合は、Docusignの担当チームまでお問い合わせください。

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