Comment signer un devis en ligne ? Avec l'outil Docusign !

Signer électroniquement un devis est une alternative simple et efficace à la signature manuscrite sur document papier. Mais face à la multitude de solutions disponibles sur le marché, il s'avère compliqué de trouver LA bonne solution de signature électronique, celle qui correspond parfaitement à vos besoins. Alors, comment s'y retrouver parmi les différentes options de signature numérique, qu'elles soient simples, avancées ou qualifiées ? Comment choisir une solution qui garantit à la fois la sécurité de vos transactions et la valeur juridique de vos signatures ? Découvrez comment signer un devis en ligne de manière sûre et efficace avec Docusign !

Pourquoi signer un devis en ligne ?

Optimisation des processus

La dématérialisation permet d'automatiser les tâches chronophages. Les processus de validation sont ainsi fluidifiés, la traçabilité est améliorée et vos équipes commerciales peuvent se concentrer sur leur cœur de métier.

Gain de temps

La réduction des délais de traitement accélère votre cycle de vente, de l'envoi à la signature du devis. Avec Docusign, on estime un temps de 15 minutes ou moins pour compléter 41 % des accords et 1 jour ou moins pour compléter 76 % des accords.

Sécurité et conformité

Du point de vue légal, la signature électronique possède une vraie valeur juridique. Selon l'article 1366 du Code civil : "L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité."

Impact écologique

La signature électronique de devis s'inscrit parfaitement dans une démarche de responsabilité environnementale. En éliminant l'impression papier, l'envoi postal et les déplacements physiques, elle permet de réduire significativement l'empreinte carbone de votre entreprise. Une étude Forrester démontre qu'une entreprise de taille moyenne utilisant la signature électronique peut économiser annuellement plus de 160 000 litres d'eau, 6 400 kg de bois et 1 630 kg de déchets.

Quelle signature électronique choisir pour un devis ?

Il existe aujourd'hui trois types de signatures électroniques : la signature électronique simple, la signature électronique avancée et la signature électronique qualifiée. Toutes répondent à un cadre juridique et à des niveaux de sécurité différents en fonction des transactions électroniques souhaitées. C'est pourquoi, le choix du bon type de signature numérique est une étape importante dans la signature en ligne de vos devis.

La signature électronique avancée est aujourd'hui la plus utilisée par les entreprises françaises et internationales. Pour cause, c'est une signature digitale valable pour les transactions financières importantes, comme les devis. La signature avancée garantit alors l'intégrité du document et des données signés ainsi que l'identité numérique du signataire.

Peut-on faire une signature électronique pour un document PDF ?

Oui, la signature électronique permet aujourd'hui de signer facilement tout type de document au format PDF. Que vous soyez sur ordinateur ou mobile, il existe alors plusieurs façons de créer une signature électronique PDF. En :

• Tapant votre signature avec une police d'écriture manuscrite

• Dessinant votre signature avec votre souris, votre doigt ou un stylet

• Important une image de votre signature manuscrite préalablement scannée

Y a-i-il une différence entre une signature électronique et une signature numérique ?

La signature numérique représente une technologie spécifique au sein de la famille des signatures électroniques. Basée sur des mécanismes cryptographiques avancés, elle garantit un niveau de sécurité maximal pour vos opérations sensibles.

Les signatures électroniques de Docusign intègrent ces technologies numériques pour assurer l'authenticité et l'intégrité de vos documents. Notre solution, en tant que prestataire de services certifié, réduit votre charge de travail tout en sécurisant vos échanges professionnels.

Dans les cas de contentieux, la signature numérique offre une force probante supérieure grâce à son infrastructure à clé publique (PKI). Cette technologie assure un gain de temps considérable dans les marchés publics où la traçabilité est essentielle, avec un taux d'abandon minimal lors de la signature d'un nouveau devis vers l'étape suivante.

Docusign, l'application pour signer un devis en ligne

Faites confiance à Docusign pour signer électroniquement

Docusign eSignature est LA solution de signature par voie électronique la plus utilisée au monde. Notre objectif est simple : permettre à chaque client de gérer ses documents en toute confiance. Grâce à notre interface utilisateur simple et intuitive, vous pouvez envoyer, signer et stocker des devis en toute simplicité, sur votre PC, votre téléphone portable ou votre tablette. Une fois la signature effectuée, l'ensemble des parties reçoit un mail avec un lien vers le document final.

Vos devis signés numériquement via notre logiciel de signature sont alors protégés contre la falsification grâce à une empreinte numérique unique et disposent d'un système complet de traçabilité numérique intégré. De plus, l'offre Docusign est conforme aux exigences techniques des signatures numériques avancées, telles que spécifiées par le règlement eIDAS. Enfin, Docusign est PSCE (= Qualified Trusted Service Provider) et figure sur la European Trusted List. Être tiers de confiance est une preuve de notre engagement à protéger et à respecter la vie privée de nos utilisateurs.

Suivez ces quelques étapes pour signer un devis en ligne

Vous êtes l'émetteur du devis ?

• Créez-vous un compte gratuit sur Docusign.

• Déposez le devis à faire signer directement au format Word ou au format PDF.

• Ajoutez les noms et adresses électroniques des signataires et autres destinataires éventuels (pour consultation, validation, copie, etc.).

• Choisissez ou non d'ajouter une authentification par SMS et code PIN à usage unique afin d'éviter toute usurpation d'identité du signataire.

• Glissez et déposez les balises de champs à remplir aux endroits souhaités (paraphes, signatures…).

• Cliquez sur "Envoyer" pour envoyer le devis à signer numériquement aux destinataires désignés.

Vous êtes le destinataire du devis ?

• Dès réception du mail de demande de signature électronique d'un devis, cliquez pour consulter le document électronique.

• Lisez la déclaration de divulgation et acceptez d'utiliser la signature sous forme électronique.

• Remplissez tous les champs obligatoires, comme votre adresse, la date, vos initiales…

• Choisissez le style de signature numérique que vous souhaitez utiliser ou dessinez votre signature personnelle.

• Cliquez pour apposer votre signature électronique aux endroits requis sur le document numérique.

Votre document signé électroniquement est ensuite renvoyé à l'expéditeur par courrier électronique. Vous aurez également la possibilité de télécharger une copie pour vos dossiers, voire de créer un compte Docusign. Ainsi, vous pourrez retrouver tous les documents signés au sein d'un coffre-fort électronique.

FAQ "Signer un devis en ligne"

Comment signer un devis reçu par Internet ?

Pour signer un devis reçu par mail ou autre, rien de mieux qu'une plateforme de signature électronique comme Docusign. Une fois le document ouvert, il vous suffit de suivre les instructions pour apposer votre signature numérique, puis de valider.

Comment signer un devis au format fichier PDF ?

L'application de signature électronique Docusign fonctionne pour tous les formats de documents électroniques, que ce soit un fichier au format Word, Excel ou PDF. Il suffit d'importer le fichier, d’ajouter votre signature électronique (tapée, dessinée ou téléchargée), puis de sauvegarder le document signé.

Comment signer un devis ou contrat en ligne ?

Pour signer un devis en ligne, il faut :

• Ouvrir la plateforme de signature électronique Docusign.

• Importer le fichier (PDF, Word, etc.).

• Définir la zone de signature.

• Signer électroniquement.

• Télécharger ou envoyer le document signé.

Comment signer un document électronique avec "Bon pour accord" ?

Pour signer un devis avec la mention "Bon pour accord", il suffit :

• D’écrire ou d’insérer la mention "Bon pour accord" suivie de la date

• D’ajouter votre signature électronique ou manuscrite

• De retourner le devis signé à l’émetteur (par email ou via la plateforme utilisée).