3 conseils pour digitaliser vos processus RH

Le département des ressources humaines joue un rôle essentiel dans le recrutement, la formation et la fidélisation des collaborateurs. Mais malgré son rôle stratégique dans l’entreprise, le service RH est généralement en retard en matière de digitalisation des processus.

En effet, les RH continuent d’utiliser le format papier pour une quantité importante de documents tout au long de la relation entre l’entreprise et le collaborateur. Ces formalités papier doivent ensuite faire l’objet de ressaisies manuelles dans les systèmes informatiques de l’entreprise afin de centraliser et sauvegarder l’information. Un processus long et chronophage qui empêche les RH de se concentrer sur leur coeur de métier : recruter et accompagner les collaborateurs dans leur évolution au sein de l’entreprise.

Pourquoi et comment digitaliser les processus RH ?

Ce n’est plus une surprise : le numérique a bouleversé notre société. Le monde professionnel a été remodelé en profondeur pour adopter de nouvelles formes de travail, mobiles et flexibles, et créer un nouvel environnement professionnel qui mêle les générations et les compétences.

Pour créer cet équilibre entre l’entreprise et les collaborateurs, le service RH a dû se réinventer. En adoptant de nouvelles technologies, les RH souhaitent simplifier leurs processus de recrutement mais aussi accompagner, former et retenir les collaborateurs.

Ne laissez pas les processus obsolètes et les démarches papier empêcher votre entreprise d’attirer et de retenir les meilleurs talents. Si vous vous demandez comment numériser et automatiser davantage de vos processus RH, voici quelques conseils pour vous lancer.

3 conseils pour digitaliser vos processus RH :

1- Commencez par analyser votre processus RH actuel

Avant de digitaliser votre processus RH, vous devez connaître son fonctionnement actuel. Les documents impliqués dans le cycle de vie d’un employé sont nombreux et il existe différents processus et formalités pour les gérer.

Pour transformer les formalités papier grâce à des solutions cloud, il est impératif de procéder par étapes : identifiez les points problématiques et établissez un ordre de priorité. Pour ce faire, vous devrez évaluer les bénéfices potentiels de la numérisation de chaque processus en fonction du temps et des efforts nécessaires pour sa mise en œuvre. Cette liste de priorités deviendra votre feuille de route pour votre processus de digitalisation RH.

2- Simplifiez vos recrutements en dématérialisant vos documents

Le recrutement est une étape importante dans la vie des collaborateurs. C’est aussi la première impression qu’ils ont de votre entreprise. Ne les faites pas fuir avec des démarches papier fastidieuses que ce soit pour postuler ou pour intégrer votre société.

En envoyant par email une promesse d’embauche que les candidats doivent imprimer, signer manuellement, numériser et renvoyer par email, vous donnez une image d’une entreprise déconnectée de la réalité. La mise en place de solutions cloud permet de dématérialiser vos documents et ainsi accélérer le processus de recrutement.

Par la même occasion, vous offrez une expérience optimale à vos candidats qui pourront consulter plus rapidement leur contrat de travail par exemple ! En effet, il s’agit d’un document indispensable pour la prise de poste. Les candidats le lisent généralement avec beaucoup d’attention. Si vous leur envoyez rapidement ce contrat, ils pourront plus vite accepter votre proposition et rejoindre votre société.

3- Optez pour la signature électronique pour réduire vos charges administratives

Il n’est pas facile d’embaucher des employés, mais c’est encore plus difficile de les retenir au sein de l’entreprise. C’est pourquoi, la dématérialisation des documents ne doit pas s’arrêter à leur gestion doit aller jusqu’à la signature de l’ensemble des formalités qui jalonnent le parcours du salarié !

En dématérialisant la signature de vos documents, vous permettez de réduire la charge administrative du service RH et simplifiez considérablement les démarches de vos collaborateurs. Vous n’avez plus besoin de voir les gens en face à face et pouvez automatiser des relances afin d’assurer la signature de documents nécessaires à la conformité de l’entreprise. Les outils numériques sont plus faciles à gérer, à consulter et à mettre à jour que les documents papier.

Outre sa simplicité, la digitalisation de la signature des documents internes offre une meilleure expérience aux salariés. Ils peuvent signer des documents aussi importants que la mise à jour des avantages salariaux, une demande de formation, un entretien annuel ou une simple demande de congé.

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