ZUGFeRD: Das E-Rechnungsformat im Überblick

Die elektronische Rechnung verändert den Geschäftsalltag in Deutschland grundlegend. Seit Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können, und die Sendepflicht wird schrittweise eingeführt. Ein Format, das dabei eine zentrale Rolle spielt, ist ZUGFeRD – ein offener Standard, der die elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen jeder Größe zugänglich macht.

Doch in der Praxis wirft das Thema viele Fragen auf: Was genau ist eine ZUGFeRD-Rechnung? Welches Profil passt zum eigenen Unternehmen? Und wo liegt der Unterschied zur XRechnung? Gerade für Unternehmen, die bisher mit klassischen PDF-Rechnungen arbeiten, sind die technischen Anforderungen rund um das ZUGFeRD-Format oft unklar.

Dieser Artikel erklärt ZUGFeRD von Grund auf – vom Aufbau über die Profile bis zur Einordnung in die aktuelle E-Rechnungspflicht. So erhalten Sie einen praxisnahen Überblick, der Ihnen hilft, die richtigen Entscheidungen für Ihre Rechnungsprozesse zu treffen.

Was ist das ZUGFeRD-Format?

ZUGFeRD: Bedeutung und Herkunft

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Der Standard wird vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt, einer Unterorganisation der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV). Technisch basiert ZUGFeRD auf der europäischen Norm EN 16931 und dem internationalen UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) Standard.

Die ZUGFeRD E-Rechnung und Factur-X

E-Rechnung ist der Oberbegriff für alle elektronischen Rechnungsformate, die der EU-Norm EN 16931 entsprechen – ZUGFeRD ist eines der gängigsten dieser Formate in Deutschland. Das Besondere am ZUGFeRD-Format: Es kombiniert ein menschenlesbares PDF/A-3-Dokument mit einer eingebetteten, maschinenlesbaren XML-Datei. Dadurch eignet sich die ZUGFeRD E-Rechnung sowohl für die manuelle Prüfung als auch für die automatisierte Verarbeitung. Das französische Pendant Factur-X ist technisch identisch mit ZUGFeRD und ermöglicht den grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch innerhalb der EU.

So ist eine ZUGFeRD-Rechnung aufgebaut

Auf den ersten Blick sieht eine ZUGFeRD-Rechnung aus wie ein normales PDF – mit allen gewohnten Pflichtangaben wie der Rechnungsnummer. Der entscheidende Unterschied liegt im Inneren der Datei.

ZUGFeRD PDF: Beispiel für den Aufbau

Das PDF/A-3-Format dient als Container: Es zeigt die Rechnung visuell an – mit Absender:in, Empfänger:in, Positionen und Beträgen. Gleichzeitig ist eine XML-Datei eingebettet, die dieselben Rechnungsdaten in strukturierter Form enthält. Beide Teile müssen inhaltlich übereinstimmen. Eine ZUGFeRD-Beispielrechnung zeigt dieses Zusammenspiel: das PDF für die Ablage, die XML-Datei für die automatische Buchung.

ZUGFeRD XML-Struktur und Beispiel

Die eingebettete XML-Datei folgt dem ZUGFeRD-Datenmodell und enthält alle Rechnungsinformationen als strukturierte Felder – von Rechnungsnummer und Positionen bis zu Steuerbeträgen. Je nach gewähltem Profil variiert der Umfang der XML-Daten. Ein ZUGFeRD-Format-Beispiel: Im Profil EN 16931 enthält die XML-Struktur alle Pflichtfelder der europäischen Norm, einschließlich Zahlungsbedingungen und Steuerkategorien.

ZUGFeRD-Profile und ZUGFeRD-Versionen im Überblick

ZUGFeRD definiert sechs Profile mit unterschiedlichem Informationsumfang:

• Minimum und Basic WL: reine Belegübermittlung, nicht umsatzsteuerlich gültig

• Basic: erfüllt die EN 16931 und eignet sich für einfache Rechnungen

• EN 16931/Comfort: das empfohlene Profil für rechtskonforme E-Rechnungen mit Automatisierungspotenzial

• Extended: für komplexe Geschäftsprozesse mit Unterpositionen und branchenspezifischen Vorgaben

• XRechnung: reines XML-Profil, vorgeschrieben für öffentliche Auftraggeber:innen

ZUGFeRD Extended

Das Profil ZUGFeRD Extended geht über die Anforderungen der EN 16931 hinaus. Es eignet sich für Unternehmen mit komplexen Rechnungsanforderungen – etwa detaillierten Unterpositionen, branchenspezifischen Mengeneinheiten oder erweiterten Zahlungsbedingungen.

Die aktuelle Version ist ZUGFeRD 2.5.2 (August 2026), die der Spezifikation Factur-X 1.09.2 entspricht.

Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung

Ob XRechnung oder ZUGFeRD – beide Formate erfüllen die EU-Norm EN 16931, unterscheiden sich aber grundlegend im Aufbau. XRechnung ist ein reines XML-Format ohne PDF-Ansicht: Die Daten lassen sich nur mit spezieller Software oder einem Viewer lesen. ZUGFeRD kombiniert PDF und XML, sodass Empfänger:innen die Rechnung auch ohne Spezialsoftware öffnen können.

Im B2G-Bereich (öffentliche Auftraggeber:innen) ist XRechnung häufig vorgeschrieben. Im B2B-Bereich bietet ZUGFeRD durch das Hybridformat mehr Flexibilität. Seit Version 2.0 enthält ZUGFeRD zudem ein eigenes XRechnung-Profil, das die Anforderungen beider Formate zusammenführt.

ZUGFeRD-Rechnung erstellen und prüfen

ZUGFeRD-Rechnung erstellen: kostenlose Software für die E-Rechnung

Für die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen gibt es verschiedene Wege. Viele ERP-Systeme und Buchhaltungsprogramme bieten eine integrierte ZUGFeRD-Funktion. Daneben gibt es spezialisierte ZUGFeRD Software – teilweise als kostenlose E-Rechnung Software verfügbar –, mit der Sie Rechnungen direkt im ZUGFeRD-Format erzeugen können. Auch wer zunächst eine Rechnung schreiben und diese anschließend umwandeln möchte, findet passende Lösungen.

PDF in ZUGFeRD umwandeln

Bestehende PDF-Rechnungen lassen sich mit geeigneten Tools in das ZUGFeRD-Format konvertieren. Dabei wird aus den Rechnungsdaten eine XML-Datei generiert und in das PDF/A-3 eingebettet. Voraussetzung ist, dass alle Pflichtangaben vollständig und korrekt vorliegen.

ZUGFeRD Validator und Viewer

Mit einem ZUGFeRD Validator prüfen Sie, ob eine Rechnung den technischen Vorgaben des gewählten Profils entspricht. Der Validator kontrolliert XML-Struktur, Pflichtfelder und die Konformität mit EN 16931. Ein ZUGFeRD Viewer macht die eingebetteten XML-Daten sichtbar, ohne dass ein spezielles Buchhaltungsprogramm nötig ist – hilfreich für Empfänger:innen, die ZUGFeRD-Rechnungen empfangen und prüfen möchten.

ZUGFeRD Software und DATEV

Für Unternehmen, die mit DATEV arbeiten, ist die ZUGFeRD-Integration besonders relevant. ZUGFeRD-Rechnungen lassen sich über DATEV-Schnittstellen automatisiert importieren und verarbeiten, was den Abstimmungsaufwand zwischen Unternehmen und Steuerberatung deutlich reduziert.

Die Vorteile von ZUGFeRD für Unternehmen

ZUGFeRD bietet konkrete Vorteile im Tagesgeschäft: Die automatische Verarbeitung der XML-Daten reduziert manuelle Eingaben und damit Fehlerquellen. Unternehmen erfassen, prüfen und bezahlen Rechnungen schneller. Das PDF/A-3-Format vereinfacht die revisionssichere Archivierung, und als offener, kostenloser Standard ist ZUGFeRD branchenübergreifend und international einsetzbar.

Die elektronische Rechnung ist dabei ein wichtiger Schritt in der Digitalisierung von Geschäftsprozessen – aber sie steht selten allein. Vom Angebot über den Vertrag bis zur Rechnung hängen viele Dokumente zusammen. Lösungen wie Docusign Intelligent Agreement Management (IAM) helfen Unternehmen dabei, diesen gesamten Dokumentenkreislauf digital und nachvollziehbar zu gestalten – von der papierlosen Abrechnung über die elektronische Beschaffung bis zur revisionssicheren Archivierung.

ZUGFeRD und die E-Rechnungspflicht in Deutschland

Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen. Die Sendepflicht im B2B-Bereich wird schrittweise eingeführt. ZUGFeRD ist als EN-16931-konformes Format eines der zugelassenen Formate für die E-Rechnungspflicht.

E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer:innen

Auch Kleinunternehmer:innen sind von der E-Rechnungspflicht betroffen: Sie müssen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Für die Sendepflicht gelten verlängerte Übergangsfristen, doch eine frühzeitige Umstellung – etwa auf das kostenlos verfügbare ZUGFeRD-Format – schafft Planungssicherheit.

Ist ZUGFeRD Pflicht?

ZUGFeRD selbst ist nicht verpflichtend – Unternehmen können zwischen verschiedenen EN-16931-konformen Formaten wählen. Im Kontext der E-Rechnungspflicht ist ZUGFeRD jedoch eines der gängigsten Formate. Wann Verträge als Rechnungen gelten, regelt das Steuerrecht unabhängig vom gewählten Rechnungsformat.

Fazit: ZUGFeRD als Grundlage für die digitale Rechnungsstellung

ZUGFeRD verbindet die Lesbarkeit eines PDFs mit der Automatisierbarkeit strukturierter Daten und macht die elektronische Rechnung damit für Unternehmen jeder Größe zugänglich. Mit der E-Rechnungspflicht gewinnt das Format weiter an Relevanz. Wer seine Rechnungsprozesse jetzt digitalisiert und in eine durchgängige Lösung wie Docusign IAM einbettet, schafft die Grundlage für effiziente, rechtskonforme Geschäftsprozesse.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was versteht man unter ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein offener, kostenloser Standard für elektronische Rechnungen. Das Hybridformat kombiniert ein menschenlesbares PDF mit maschinenlesbaren XML-Daten und basiert auf der EU-Norm EN 16931.

Ist ZUGFeRD kostenlos?

Ja, der Standard selbst ist kostenlos. Die Spezifikation kann frei von ferd-net.de heruntergeladen werden. Für die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen gibt es sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Softwarelösungen.

Was ist der Unterschied zwischen E-Rechnung und ZUGFeRD?

E-Rechnung ist der Oberbegriff für alle elektronischen Rechnungsformate, die der EU-Norm EN 16931 entsprechen. ZUGFeRD ist eines dieser Formate – und in Deutschland das am weitesten verbreitete, weil es PDF und XML in einer Datei vereint.

Was ist besser: XRechnung oder ZUGFeRD?

Das hängt vom Einsatzzweck ab. Für öffentliche Auftraggeber:innen ist XRechnung häufig vorgeschrieben. Im B2B-Bereich bietet ZUGFeRD durch die Kombination aus PDF und XML mehr Flexibilität und ist die gängigere Wahl.

Wie funktioniert eine ZUGFeRD-Rechnung?

Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einem PDF/A-3-Dokument mit eingebetteter XML-Datei. Das PDF zeigt die Rechnung visuell an, die XML-Datei enthält dieselben Daten in strukturierter, maschinenlesbarer Form – so lässt sich die Rechnung sowohl manuell prüfen als auch automatisiert verarbeiten.

Welche ZUGFeRD-Version ist aktuell?

Die aktuelle Version ist ZUGFeRD 2.5.2, veröffentlicht im August 2026. Sie entspricht der französischen Spezifikation Factur-X 1.09.2 und ist vollständig kompatibel mit der EU-Norm EN 16931.

Welche ZUGFeRD-Profile gibt es?

ZUGFeRD bietet sechs Profile: Minimum, Basic WL, Basic, EN 16931/Comfort, Extended und XRechnung. Die Profile unterscheiden sich im Umfang der enthaltenen Rechnungsdaten – von der einfachen Belegübermittlung bis zur vollständigen E-Rechnung für öffentliche Auftraggeber:innen.

Wer hat ZUGFeRD erfunden?

ZUGFeRD wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt, einer Unterorganisation der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV). Die Entwicklung erfolgte unter Beteiligung von Wirtschaft, Verwaltung und Softwareherstellern.

Wie sieht eine ZUGFeRD-Rechnung aus?

Auf den ersten Blick sieht eine ZUGFeRD-Rechnung aus wie eine normale PDF-Rechnung – mit Absender:in, Empfänger:in, Positionen und Beträgen. Der Unterschied liegt im Inneren: Im PDF ist eine XML-Datei eingebettet, die alle Rechnungsdaten maschinenlesbar enthält.