Wie KI Beschaffungsverträge verändert

Die Beschaffung bewegt sich seit jeher im Spannungsfeld zwischen Risiko und Nutzen. Seit Jahrzehnten ist sie die treibende Kraft hinter Lieferantenbeziehungen, Kostenkontrolle und operativer Widerstandsfähigkeit. Doch im heutigen globalen Umfeld, in dem die Komplexität der Verwaltung von Lieferantenverträgen explosionsartig zugenommen hat, konnten viele Beschaffungsprozesse nicht Schritt halten. In verschiedenen Branchen verlassen sich Teams weiterhin auf manuelle Überprüfungen, Tabellenkalkulationen und E-Mail-Threads, um die wachsende Anzahl an Lieferantenverträgen zu verwalten. Transparenz ist fragmentiert. Analysen brauchen Wochen. Einsparmöglichkeiten gehen verloren.

Deshalb setzen immer mehr Einkaufsleiter auf KI. Laut der „EY Global CPO Survey: 2025 Outlook“ planen 80 % der befragten Einkaufsleiter wird in einem neuen Tab geöffnet, innerhalb der nächsten drei Jahre KI einzusetzen. Unter allen möglichen Anwendungen sticht eine hervor: Vertragsverwaltung.

Verträge: die neue Grenze für KI im Beschaffungswesen

Verträge sind der Bereich mit den größten Herausforderungen – und Chancen – im Beschaffungswesen. Jeder Vertrag hält Bedingungen, Preisgestaltung, Leistungsverpflichtungen und Risiken fest. Wenn diese Dokumente jedoch in statischen Formaten auf nicht miteinander verbundene Systeme verteilt sind, büßen Unternehmen an Transparenz und Verhandlungsspielraum ein.

Intelligent Agreement Management (IAM) schafft Abhilfe. Durch die Einbettung von KI in den Vertragsprozess können Beschaffungsteams Bedingungen analysieren, Risiken hervorheben und effektiver mit der Rechts- und der Finanzabteilung zusammenarbeiten. Außerdem gewinnen sie Zeit zurück, die sie normalerweise für manuelle Überprüfungen aufwenden würden.

Doch angesichts zahlloser vollmundiger KI-Versprechen lautet die eigentliche Frage: Wie erkennen Beschaffungsteams die Lösung, die ihnen wirklichen Nutzen bringt?

Docusign Iris ist die KI-Engine, die im Mittelpunkt der Docusign IAM-Plattform steht. Iris wurde mit Vertragsdaten aus mehreren Jahrzehnten trainiert und hilft Teams dabei, Einblicke zu gewinnen, Verpflichtungen zu überwachen und Verträge im gesamten Unternehmen miteinander zu verbinden. Das Ergebnis: messbare Einsparungen und eine robuste Strategie.

Die folgenden vier Aspekte sind Beispiele dafür, wie Vertragsautomatisierung und KI Beschaffungsteams dabei helfen, bessere Entscheidungen zu treffen und größeren Nutzen für das gesamte Unternehmen zu erzielen.

1. Mühelose Vertragsaufnahme

Herausforderungen im Beschaffungswesen entstehen oft schon lange vor der Vertragsunterzeichnung. Die Aufnahme verläuft unübersichtlich. Anfragen gehen per E-Mail, in Slack oder über ein Ticketsystem ein, oftmals mit unvollständigen Angaben oder fehlenden Dokumenten. Versionsverfolgung und Trenderkennung werden nahezu unmöglich. Das Ergebnis: Verwirrung, Verzögerungen und Fehler.

Laut dem Bericht „Unlocking the Value of Agreement Management“ von Deloitte können Ineffizienzen beim Vertragsmanagement Unternehmen im Durchschnitt schätzungsweise 1,2 Millionen Euro an Umsatz wird in einem neuen Tab geöffnet kosten und zu einem Verlust des globalen wirtschaftlichen Werts von Beschaffungsfunktionen um 8 % führen.

Künstliche Intelligenz kehrt diesen Trend um. Mit zentraler Vertragstechnologie kann künstliche Intelligenz Anfragen automatisch analysieren, Formulare vorab ausfüllen und sie über die richtigen Workflows weiterleiten. Anstatt Updates über E-Mails und Anhänge zu handhaben, erhalten Beschaffungsteams eine einzige, nachvollziehbare Übersicht über alle eingehenden Anfragen.

In Docusign IAM wandeln KI-Vertragsagenten per E-Mail gesendete Anfragen in strukturierte Dashboard-Aufgaben um. Das System liest die Nachricht, extrahiert die wichtigsten Details und füllt automatisch das richtige Aufnahmeformular aus. So werden unnötige Rückfragen vermieden und menschliche Fehler reduziert. Alle Bearbeitungen, Freigaben und Kommentare werden in einem zentralen Feed gespeichert, sodass Teams zusammenarbeiten können, ohne den Faden zu verlieren.

Das Ergebnis: schnelleres Lieferanten-Onboarding, weniger manuelle Fehler und einfachere Skalierung. Der Beschaffung entstehen die folgenden Vorteile:

• Zentralisierung von Anfragen

• Nachverfolgung jedes Überprüfungszyklus an zentraler Stelle, mit Versionsverwaltung

• Echtzeit-Zusammenfassungen von Vertragsstatus, Eigentümern und Freigaben

Der Nutzen liegt nicht nur in höherer Effizienz. Laut Deloitte gaben nahezu 50 % der befragten Unternehmen wird in einem neuen Tab geöffnet an, dass Vertragsverzögerungen ihre Partner- und Kundenbeziehungen beeinträchtigt haben. Die Vereinfachung des Aufnahmeprozesses erleichtert nicht nur die Arbeit, sondern gibt Unternehmen die Möglichkeit, Beziehungen zu stärken.

2. Beschleunigte Verhandlungen mit Lieferanten

Jahrelang fiel die Überprüfung von Lieferantenverträgen in die Zuständigkeit der Rechtsabteilung. Es stand viel auf dem Spiel: Klauseln konnten sich auf Rentabilität und die langfristigen Lieferantenbeziehungen auswirken. Manuelle Prüfprozesse waren jedoch langsam, besonders wenn Drittparteien unbekannte Formulierungen oder komplexe Strukturen einführten.

Die KI-gestützte Vertragsprüfung verändert diesen Prozess grundlegend. Basierend auf genehmigten Playbooks und früheren Verträgen analysieren KI-Tools nun Lieferantenentwürfe und schlagen Formulierungen vor, die die Bedingungen mit den Unternehmensstandards in Einklang bringen.

In Docusign IAM beschleunigt AI-Assisted Review die Prüfungszyklen, hebt ungünstige oder nicht konforme Bedingungen hervor und schlägt Korrekturen vor. Und so funktioniert’s:

1. Entwurf erhalten: Ein Lieferant sendet seinen Vertragsvorschlag.

2. Klauseln analysieren: AI-Assisted Review analysiert das Dokument anhand der Vertragsrichtlinien des Unternehmens und kennzeichnet Abweichungen, wie z. B. verlängerte Lieferzeiten oder nicht standardmäßige Zahlungsbedingungen.

3. Korrigieren und abschließen: AI-Assisted Review schlägt Formulierungen vor, die die Begriffe mit den Unternehmensstandards in Einklang bringen. Dabei lassen sich Korrekturen mit nur einem Klick vornehmen.

Für vielbeschäftigte Rechtsteams beseitigt AI-Assisted Review einen wichtigen Engpass. Für die Beschaffung gewährleistet es Konsistenz und Geschwindigkeit bei Lieferantenverträgen.

Konsistenz ist wichtig. Laut dem Bericht „Optimizing Agreement Management“ von Deloitte übertreffen Beschaffungsteams, die sich durch hervorragende Prüfungs- und Risikobewertungen auszeichnen, ihre Vertrags- und Risikomanagementziele mit fast 70 % höherer Wahrscheinlichkeit wird in einem neuen Tab geöffnet als ihre Kollegen.

3. Ständiger Überblick über Verpflichtungen und Wertverlustvermeidung

Die Vertragsverwaltung endet nicht mit der Signatur. Beschaffungsteams müssen sicherstellen, dass Lieferanten ihre Verpflichtungen während des gesamten Vertragslebenszyklus erfüllen. Doch wenn Verträge in E-Mail-Archiven, Tabellen und sogar Aktenschränken verteilt sind, geht die Transparenz verloren.

Wenn Unternehmen nicht in der Lage sind, Bedingungen wie Verlängerungsdaten oder Leistungsverpflichtungen zu verfolgen, riskieren sie, Neuverhandlungsfenster zu verpassen, unerwünschte automatische Verlängerungen auszulösen oder zu viel für Dienstleistungen zu bezahlen. Deloitte berichtet, dass 56 % der Unternehmen Schwierigkeiten bei der Verfolgung von neuen Anbieterbedingungen und Preislisten haben, was sie anfällig für Ineffizienzen und unnötige Kosten macht.

KI-gestützte Repositorys verwandeln statische Dokumente in dynamische Einblicke. Die Repositorys extrahieren und verfolgen wichtige Meilensteine wie etwa automatische Verlängerungen oder Zahlungsfälligkeitstermine und lösen automatische Benachrichtigungen aus, wenn Fristen näher rücken. Mit Transparenz in Echtzeit kann die Beschaffung jederzeit proaktiv in Neuverhandlungen einsteigen.

In der IAM-Plattform hebt KI kritische Bedingungen und Datenpunkte hervor, reduziert die manuelle Nachverfolgung und unterstützt die Compliance. Die Beschaffung überwacht Leistungsverpflichtungen der Lieferanten, setzt Verfügbarkeitsanforderungen durch und fordert Gutschriften ein, wenn Lieferanten nicht die erforderlichen Leistungen erbringen, und zeichnet alles an zentraler Stelle auf.

Docusign Agreement Manager, das intelligente Repository von IAM, wandelt mit Iris unstrukturierte Verträge in strukturierte, durchsuchbare und umsetzbare Daten um. Teams können wichtige Informationen wie Verlängerungsdaten, Kündigungsfristen und Zahlungsbedingungen in Sekundenschnelle erfassen.

Der Nutzen ist messbar:

• Effizienz: Der Aufwand für die manuelle Dateneingabe und -verfolgung fällt geringer aus.

• Fundierte Entscheidungen: Wichtige Bedingungen und Trends werden automatisch erkannt.

• Konsistente Risikominderung: Die Überwachung der Compliance wird anhand von Echtzeit-Berichterstattung vereinfacht.

Laut Deloitte haben 62 % der Unternehmen Schwierigkeiten, zuvor genehmigte Verträge zu finden – eine Lücke, die Intelligent Agreement Management schließen kann. Unternehmen mit fortschrittlichen, KI-gestützten Vertragsablagefunktionen können 40 % weniger Verzögerungen bei Abschlüssen aufweisen.

4. Strategische Einblicke aus Vertragsdaten

Beschaffungsteams müssen häufig Hunderte von Verträgen durchforsten, um Muster oder Einsparmöglichkeiten zu erkennen. KI übernimmt das mit robuster Berichterstellung und Integrationen. Die Beschaffung verbindet Vertragsdaten mit Finanz-, ERP- und CRM-Systemen, um eine detailliertere Analyse der Ausgaben, der Lieferantenleistung und der Risiken zu ermöglichen.

Docusign bietet preisgekrönte APIs und über 1.000 Integrationen, mit denen Teams Beschaffungsdaten plattformübergreifend synchronisieren können. Der automatisierte Datenfluss macht manuelle Aktualisierungen überflüssig, reduziert Fehler und stellt sicher, dass Entscheidungen auf neuesten Vertragsdaten basieren.

Laut Deloitte führen Ineffizienzen und technologische Lücken in den Workflows des Vertragsmanagements dazu, dass weltweit jährlich über 55 Milliarden Stunden wird in einem neuen Tab geöffnet verschwendet werden. Wenn mit KI wichtige Erkenntnisse gewonnen werden können, erhalten Beschaffungsteams mehr Zeit für strategisch wichtige Tätigkeiten.

Steigern Sie mit KI den Wert Ihrer Beschaffungsverträge

Mit der wachsenden Rolle der Beschaffung bietet KI eine Möglichkeit, schneller zu handeln, Risiken zu reduzieren und mehr Wert aus jeder Lieferantenbeziehung zu ziehen.

Von der Bedarfsaufnahme über die Verhandlung bis zum Leistungsmanagement transformiert KI die Beschaffung von einer manuellen Backoffice-Funktion in eine strategische Funktion. Docusign IAM vereint Automatisierung und Intelligenz, um Workflows zu optimieren, Einblicke zu gewinnen und Beschaffungsteams zu selbstbewussterem Handeln zu verhelfen. Das Zukunft der Beschaffung wird von denen gestaltet, die KI für ihre Verträge nutzen. Erfahren Sie, wie Docusign IAM KI zum integralen Bestandteil der Lieferantenvertragsverwaltung macht und die Rolle der Beschaffung von der Kostenkontrolle auf die Strategiegestaltung ausweitet.