Wann verjährt eine Rechnung? Fristen, Beginn und Hemmung

Wann verjährt eineRechnung? In der Regel drei Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist. Trotzdem verlieren Unternehmen zum Ende des Jahres regelmäßig Geld, weil niemand die Frist im Blick hatte.

Das Problem ist selten die Rechtslage, sondern die Frage, welche offenen Posten aus dem dritten Vorjahr bald nicht mehr durchsetzbar sind – und bei welchen etwas passiert ist, das die Frist verlängert hat.

Dafür braucht es drei Angaben gleichzeitig: Leistungszeitpunkt, Zahlungsbedingungen und Zahlungshistorie – und die liegen meist in drei Systemen. Daran scheitert die Fristenkontrolle, nicht am Gesetz. Dieser Beitrag erklärt die Fristen nach dem BGB, den Fristbeginn, die Sonderfälle und die Maßnahmen, die wirklich helfen.

Wann verjährt eine Rechnung? Die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren

Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre. Grundlage ist § 195 BGB, geregelt ist das im Bürgerlichen Gesetzbuch in den §§ 194 ff. BGB. Diese dreijährige Verjährungsfrist gilt für praktisch alle Zahlungsansprüche des täglichen Geschäftsverkehrs.

Was bedeutet die Verjährung einer Rechnung – und wann verfällt eine Forderung?

Es verjährt nicht die Rechnung, sondern der Zahlungsanspruch dahinter. Nach Eintritt der Verjährung sind Schuldner:innen lediglich berechtigt, die Leistung zu verweigern (§ 214 Abs. 1 BGB); wer trotzdem zahlt, kann das Geld nicht zurückfordern (§ 214 Abs. 2 BGB).

Dass eine Rechnung verfällt, ist deshalb umgangssprachlich: Juristisch verjähren Ansprüche, und der Anspruch bleibt bestehen. Eine verjährte Forderung lässt sich unter Umständen sogar noch zur Aufrechnung nutzen – aber nur, wenn sie noch nicht verjährt war, als sich beide Forderungen erstmals aufrechenbar gegenüberstanden (§ 215 BGB). Prüfen Sie eine alte Forderung also, bevor Sie sie ausbuchen.

Verjährung von Forderungen: Beginn und Ablauf der Frist

Der häufigste Denkfehler betrifft nicht die Länge der Frist, sondern ihren Beginn – die drei Jahre laufen nicht ab Rechnungsdatum.

Fristbeginn nach § 199 BGB: Kenntnis des Gläubigers und Beispielrechnung

Nach § 199 Abs. 1 BGB beginnt die Frist mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und die Kenntnis des Gläubigers vorlag – einschließlich der Identität des Schuldners. Wichtig: Es genügt, dass er die Kenntnis ohne grobe Fahrlässigkeit hätte haben müssen. Wer nicht hinsieht, gewinnt keine Zeit.

Ein Beispiel: Sie leisten im März 2026 und rechnen im selben Monat ab – die Frist beginnt mit Ablauf des 31. Dezember 2026 und endet mit Ablauf des 31. Dezember 2029. Umgekehrt ist eine Forderung aus 2022 seit dem 1. Januar 2026 verjährt, auch wenn die Rechnung erst 2025 geschrieben wurde.

Unabhängig von jeder Kenntnis läuft als Zeitraum der Höchstfrist die Zehnjahresfrist des § 199 Abs. 4 BGB ab Entstehung – relevant, wenn unter bestimmten Umständen unklar bleibt, wer Schuldnerin oder Schuldner ist.

Wie lange hat man Zeit, eine Rechnung zu bezahlen?

Diese Frage betrifft nicht die Verjährung, sondern die Zahlungsfrist: Ohne Vereinbarung ist die Forderung nach § 271 BGB sofort fällig. Im Falle eines Zahlungsverzugs tritt Verzug bei Entgeltforderungen spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein – gegenüber Verbraucher:innen allerdings nur, wenn die Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hinweist (§ 286 Abs. 3 BGB).

Klare Zahlungsfristen und eindeutige Zahlungsbedingungen bestimmen also den Tag der Zahlung – und haben damit direkten Einfluss darauf, ab wann die Verjährungsuhr läuft.

BGB-Verjährungsfristen: Tabelle und Übersicht aller Fristen für Rechnungen

Nicht jede Forderung unterliegt der Dreijahresfrist – die Übersicht fasst die relevanten Fristen zusammen.

Öffentlich-rechtliche Forderungen folgen eigenen Regeln – dazu der Abschnitt zu Steuern, Gebühren und Sozialbeiträgen.

Langfristige Verjährung: Wann gelten 30 Jahre?

Nach § 197 BGB verjähren titulierte Ansprüche – also solche, über die ein Gericht ein rechtskräftiges Urteil gesprochen hat – sowie Ansprüche aus vollstreckbaren Vergleichen und Urkunden erst in 30 Jahren. Die Frist beginnt nach § 201 BGB mit Rechtskraft der Entscheidung oder Errichtung des Titels.

Ein Titel verwandelt eine Dreijahresfrist damit in eine Sonderfrist bis 30 Jahre. Für die nach der Titulierung künftig fällig werdenden Zinsen gilt nach § 197 Abs. 2 BGB allerdings weiter die Regelfrist von drei Jahren. Vertraglich erlaubt § 202 BGB eine Verlängerung bis maximal 30 Jahre ab dem gesetzlichen Verjährungsbeginn; eine Verkürzung ist bei Haftung wegen Vorsatzes ausgeschlossen.

Frist für die Rechnungsstellung: Wie lange darf eine Rechnung nachträglich gestellt werden?

Zivilrechtlich gibt es keine allgemeine Frist. Der Zahlungsanspruch entsteht mit der Leistung und verjährt nach der Regelfrist – unabhängig davon, wann oder ob abgerechnet wird.

Bis wann muss eine Rechnung gestellt werden? Sechs Monate nach Leistungserbringung

Umsatzsteuerlich gilt dagegen eine Frist: Nach § 14 Abs. 2 UStG müssen Rechnungen innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung ausgestellt werden – bei Leistungen an Unternehmer:innen, an nicht unternehmerische juristische Personen sowie bei steuerpflichtigen Werklieferungen und grundstücksbezogenen Leistungen an andere Empfänger:innen. Ausgenommen sind Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind.

Ein Verstoß ist eine Ordnungswidrigkeit mit Bußgeld bis 5.000 Euro (§ 26a UStG), lässt den Zahlungsanspruch aber nicht entfallen.

Eine rückwirkende Rechnungslegung ist zulässig, aber riskant: Wer erst im dritten Jahr abrechnet, hat kaum noch Zeit, und formale Fehler in nachträglich gestellten Rechnungen lassen sich dann nicht mehr korrigieren. Welche Angaben nötig sind, zeigt der Beitrag Rechnungen richtig schreiben.

Wie lange ist eine Rechnung gültig – und wie lange muss man auf sie warten?

Eine Rechnung hat kein Ablaufdatum; begrenzt ist nur die Durchsetzbarkeit des Anspruchs. Einen Anspruch darauf, sie innerhalb bestimmter Zeit zu erhalten, haben Privatpersonen nicht.

Oft verwechselt wird das mit der Aufbewahrungspflicht, die nichts mit der Verjährung zu tun hat. Für Rechnungen gilt seit dem 1. Januar 2025 eine achtjährige Frist (§ 14b Abs. 1 UStG).

Sie läuft aber nicht ab, solange die Unterlagen für eine offene Festsetzungsfrist von Bedeutung sind (§ 147 Abs. 3 AO); umsatzsteuerliche Aufzeichnungen nach § 22 UStG bleiben nach Auffassung der Finanzverwaltung zehn Jahre aufbewahrungspflichtig. In der Praxis bleibt ein Zehnjahresarchiv daher der sichere Weg – mehr dazu im Beitrag zu den Aufbewahrungsfristen.

Sonderfälle: Handwerker, Privatpersonen, Ärzte und öffentliche Stellen

Wer die Rechnung stellt, kann den Fristbeginn und in einzelnen Fällen die Fristlänge verändern.

Handwerkerrechnung: Verjährung von Werklohn und Mängelansprüchen

Kann ein Handwerker nach 3 Jahren noch eine Rechnung stellen? Stellen ja, durchsetzen in der Regel nicht – denn beim Werkvertrag wird die Vergütung mit der Abnahme fällig (§ 641 Abs. 1 BGB), nicht mit der Rechnung. Eine wichtige Ausnahme gilt beim Bauvertrag: Dort wird die Vergütung erst fällig, wenn abgenommen wurde und zusätzlich eine prüffähige Schlussrechnung vorliegt (§ 650g Abs. 4 BGB) – hier verschiebt eine späte Rechnung den Fristbeginn also tatsächlich.

Bei Handwerkerleistungen an Bauwerken laufen zudem zwei Fristen parallel: Der Werklohn verjährt in drei Jahren, die Ansprüche aus der Beseitigung von Mängeln nach § 634a BGB in zwei Jahren bei einem Werk und fünf Jahren bei einem Bauwerk. Beides ist getrennt zu prüfen.

Verjährung von privaten Schulden: Wann verjährt eine Rechnung an Privatpersonen?

Auch hier gilt die Regelfrist von drei Jahren; eine gesonderte Frist für Verbraucher:innen gibt es nicht. Bei der Verjährung von privaten Schulden zwischen Einzelpersonen ist die Fälligkeit häufig nicht vereinbart – dann bleibt der Fristbeginn im Streitfall unklar.

Gewerbliche Verjährung im B2B: Gibt es kürzere Fristen zwischen Unternehmen?

Nein. Für Rechnungen zwischen Unternehmen gilt dieselbe Verjährungsfrist von drei Jahren; das betrifft auch die Verjährung von Rechnungen für Dienstleistungen. Anders sind die Verzugsfolgen: Ist kein Verbraucher am Rechtsgeschäft beteiligt, liegt der Verzugszinssatz höher und es kommt eine Pauschale von 40 Euro hinzu (§ 288 Abs. 2 und 5 BGB).

Wann verjährt eine Arztrechnung, Anwalts-, Steuerberater- oder Stromrechnung?

Bei privatärztlichen Leistungen wird die Vergütung erst fällig, wenn dem Zahlungspflichtigen eine formal ordnungsgemäße Rechnung erteilt worden ist (§ 12 Abs. 1 GOÄ). Der Anspruch selbst entsteht dagegen bereits mit der Behandlung.

Weil § 199 Abs. 1 BGB nach der Rechtsprechung an die Durchsetzbarkeit und damit an die Fälligkeit anknüpft, beginnt die Dreijahresfrist entsprechend später. Höchstrichterlich entschieden ist das für § 12 GOÄ allerdings nicht – die einschlägigen Urteile stammen von Instanzgerichten.

Begrenzt wird das durch die Verwirkung (§ 242 BGB). Dafür genügt langes Zuwarten allein nicht: Es müssen Umstände hinzukommen, aus denen Patient:innen schließen durften, dass nicht mehr abgerechnet wird. Gerichte nehmen Verwirkung deshalb nur selten an.

Bei Anwalts- und Steuerberaterrechnungen ist es umgekehrt, und das wird häufig verwechselt. Zwar können beide ihre Vergütung nur aufgrund einer mitgeteilten Berechnung fordern (§ 10 Abs. 1 RVG, § 9 Abs. 1 StBVV). Beide Vorschriften stellen aber ausdrücklich klar, dass der Lauf der Verjährungsfrist davon nicht abhängt – sie betreffen nur die Einforderbarkeit, nicht die Fälligkeit.

Die Fälligkeit richtet sich vielmehr nach § 8 Abs. 1 RVG bzw. § 7 StBVV: Sie tritt ein, wenn der Auftrag erledigt oder die Angelegenheit beendet ist. Eine späte Rechnung verschiebt die Frist hier also nicht – wohl aber ein laufendes Gerichtsverfahren, das die Verjährung der Anwaltsvergütung hemmt (§ 8 Abs. 2 RVG).

Für Stromrechnungen gilt die Regelfrist, gerechnet ab Fälligkeit der Abrechnung und nicht ab dem Verbrauchszeitraum: Der Verjährungsbeginn setzt die Erteilung der Abrechnung voraus (BGH, Urteil vom 17.07.2019, VIII ZR 224/18, zur Grundversorgung nach § 17 Abs. 1 StromGVV; für alle Lieferanten § 40c Abs. 1 EnWG). Die sechswöchige Abrechnungsfrist ändert daran nichts.

Öffentlich-rechtliche Forderungen: Steuern, Gebühren und Sozialbeiträge

Hier gelten die BGB-Fristen nicht. Bei Steuern beträgt die Zahlungsverjährung fünf Jahre, bei Steuerhinterziehung und vergleichbaren Steuerstraftaten zehn (§ 228 AO); davon zu unterscheiden ist die Festsetzungsfrist nach § 169 AO von regelmäßig vier Jahren.

Sozialversicherungsbeiträge verjähren in vier Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres der Fälligkeit. Für vorsätzlich vorenthaltene Beiträge gilt eine Frist von 30 Jahren (§ 25 Abs. 1 SGB IV). Kommunale Gebühren richten sich nach den Kommunalabgabengesetzen der Länder, die für Festsetzung und Erhebung meist auf die Abgabenordnung verweisen.

Einrede der Verjährung: Was Empfänger:innen tun können

Verjährung tritt nicht automatisch ein: Sie ist eine Einrede und muss geltend gemacht werden – wer ohne Hinweis darauf zahlt, bekommt das Geld nicht zurück.

Rechnung nach Jahren erhalten: drei Prüfschritte

Erstens: Wann wurde die Leistung erbracht oder abgenommen – und wann war die Vergütung damit fällig? Nur darauf kommt es an, nicht auf das Rechnungsdatum. Zweitens: Ist die Frist abgelaufen?

Eine Rechnung aus 2026 für eine 2022 fällige Leistung betrifft einen Anspruch, dessen Frist am 31. Dezember 2025 endete. Drittens: Gab es Hemmung oder Neubeginn?

Keine Rechnung erhalten: Was dann gilt

Wer keine Rechnung erhält, schuldet die Vergütung trotzdem, sobald sie fällig ist – die Rechnung ist Beleg, nicht Voraussetzung des Anspruchs. Für Unternehmen ist das vor allem ein Vorsteuerproblem: Ohne ordnungsgemäße Rechnung ist kein Vorsteuerabzug möglich (§ 15 Abs. 1 UStG). Die Umsatzsteuer entsteht beim leistenden Unternehmen dennoch und ist abzuführen (§ 13 Abs. 1 UStG) – sie wird damit für die Empfängerseite zur endgültigen Kostenbelastung.

Einrede der Verjährung: Muster für Ihre Antwort

Die Einrede ist an keine Form gebunden und kann per E-Mail erklärt werden. Als Muster für die Einrede der Verjährung genügt ein kurzer Text:

Ihre Rechnung Nr. [Nummer] vom [Datum] betrifft eine Leistung, die im Jahr [Jahr] fällig geworden ist. Der Anspruch ist damit mit Ablauf des 31. Dezember [Jahr + 3] verjährt. Ich erhebe die Einrede der Verjährung und werde keine Zahlung leisten.

Prüfen Sie das Fälligkeitsjahr genau – bei Abnahme im Januar verschiebt sich die Frist um ein ganzes Jahr. Und räumen Sie nichts ein, was als Anerkenntnis gelesen werden könnte: ein „grundsätzlich wäre die Forderung berechtigt" kann die Frist neu starten.

Einrede der Verjährung: Sonderfälle und Zinsen

Nebenforderungen folgen der Hauptforderung: Nach § 217 BGB verjährt mit dem Hauptanspruch auch der Anspruch auf die davon abhängenden Nebenleistungen, insbesondere Zinsen. Diese Sonderfälle der Einrede der Verjährung sollten Sie vorher prüfen:

• Anerkenntnis oder Abschlagszahlung: Neubeginn nach § 212 BGB.

• Laufende Verhandlungen: Hemmung nach § 203 BGB.

• Zugestellter Mahnbescheid oder Klage: Hemmung nach § 204 BGB.

• Titulierte Forderung: 30 Jahre nach § 197 BGB.

Verjährung verhindern: Mahnung, Mahnbescheid, Inkasso und Fristenüberwachung

Welche Maßnahmen die Verjährung aufhalten, ist die entscheidende Frage – und hier hält sich eine Fehlannahme, die Geld kostet.

Wann verjährt eine Rechnung ohne Mahnung? Warum Mahnungen nicht hemmen

Eine Rechnung ohne Mahnung verjährt nach genau derselben Dreijahresfrist – denn eine Mahnung hemmt die Verjährung nicht. Sie begründet Verzug und Verzugszinsen, verschiebt die Frist aber um keinen Tag. Das gilt auch für die dritte und vierte Mahnung bei offenen Rechnungen: Wer im Dezember eine alte Forderung entdeckt, braucht eine wirksame Maßnahme – nicht noch ein Schreiben. Wie eine rechtssichere Mahnung schreiben gelingt, zeigt ein eigener Beitrag dazu.

Hemmung der Verjährung und Neubeginn nach § 212 BGB

Wirksam sind nur die im Gesetz genannten Tatbestände – die wichtigsten Möglichkeiten im Überblick:

• Verhandlungen (§ 203 BGB): Die Verjährung tritt frühestens drei Monate nach Ende der Hemmung ein.

• Rechtsverfolgung (§ 204 BGB): Klage, Mahnbescheid, Anmeldung im Insolvenzverfahren. Die Hemmung endet sechs Monate nach rechtskräftiger Entscheidung oder anderweitiger Beendigung des Verfahrens.

• Stundung (§ 205 BGB): solange Schuldner:innen aufgrund einer Vereinbarung vorübergehend zur Leistungsverweigerung berechtigt sind.

Nach § 209 BGB wird die Dauer der Hemmung in die Frist nicht eingerechnet. Noch stärker wirkt der Neubeginn: Erkennen Schuldner:innen die Forderung durch Abschlagszahlung oder in anderer Weise an, beginnt die Frist nach § 212 BGB neu. Genau das ist bei einer Ratenzahlungsvereinbarung der entscheidende Hebel – jede gezahlte Rate ist ein Anerkenntnis.

Bei der Hemmung steht die Uhr still, beim Neubeginn geht sie auf Null – dokumentieren Sie deshalb jede Teilzahlung. Beantragen Sie als Gläubiger:in einen gerichtlichen Mahnbescheid, ist das der schnellste wirksame Schritt; Details im Beitrag zum gerichtlichen Mahnverfahren.

Inkasso und Verjährung: Was ein Inkassounternehmen bewirkt

Die Beauftragung eines Inkassounternehmens hemmt die Verjährung nicht: Ein Inkassoschreiben ist rechtlich eine Mahnung. Wirksam wird der Vorgang erst mit einer Maßnahme nach § 204 BGB – in der Regel der Mahnbescheid, der zugleich den Weg in die 30-Jahres-Frist des § 197 BGB eröffnet. Wer rechtliche Schritte erwägt, sollte deshalb auf den Titel zielen.

Verjährungsfristen systematisch überwachen

Der Verlust der Forderung ist auch buchhalterisch spürbar. Maßgeblich ist dabei nicht die Verjährung, sondern die Einbringlichkeit am Abschlussstichtag: Uneinbringliche Forderungen sind handelsrechtlich abzuschreiben (§ 253 Abs. 4 HGB), bei feststehendem Ausfall auszubuchen.

Steuerlich besteht bei dauernder Wertminderung ein Wahlrecht zur Teilwertabschreibung (§ 6 Abs. 1 Nr. 2 EStG); die abgeführte Umsatzsteuer ist nach § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG zu berichtigen. Das federt den Ausfall ab, ersetzt ihn aber nicht.

Vier geeignete Maßnahmen senken das Risiko der Verjährung:

• Zahlungsbedingungen und Abnahmeregelung im Vertrag eindeutig fassen.

• Die Fälligkeit statt des Rechnungsdatums als Stichtag führen.

• Jede Teilzahlung und jede Stundung mit Datum dokumentieren.

• Offene Posten aus dem dritten Vorjahr im Oktober prüfen.

Schwierig ist das, weil die Angaben in drei Systemen liegen: Der Vertrag regelt Fälligkeit und Abnahme, die Buchhaltung kennt den Zahlungseingang, der Rest steht in E-Mails. Docusign Intelligent Agreement Management (IAM) verwaltet Vereinbarungen als auswertbare Daten mit Fristen und Beträgen. Praktisch heißt das: Sie werten im Oktober aus, welche Posten zum Jahresende verjähren, statt jede Akte einzeln zu prüfen. Mehr dazu im Beitrag zum Fristenmanagement.

Fazit: Wann verjährt eine Rechnung – und was Sie daraus mitnehmen

Wann verjährt eine Rechnung? Drei Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem der Anspruch fällig wurde – nicht nach dem Rechnungsdatum. Längere Fristen gelten für Mängelansprüche bei Bauwerken, titulierte Forderungen und öffentlich-rechtliche Ansprüche.

Entscheidend ist die zweite Erkenntnis: Mahnungen und Inkassoschreiben halten die Verjährung nicht auf – wirksam sind allein Hemmung und Neubeginn.

Wer Forderungen verantwortet, braucht deshalb weniger juristisches Detailwissen als eine belastbare Übersicht über Fälligkeiten. Prüfen Sie Ihre offenen Posten aus dem dritten Vorjahr, bevor der Dezember kommt. Mit Docusign IAM lassen sich die nötigen Vertragsdaten zentral auswerten – damit diese Prüfung nicht jedes Jahr von vorn beginnt.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wann verjährt eine Rechnung?

Nach der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren (§ 195 BGB). Sie beginnt nach § 199 Abs. 1 BGB erst mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und Sie von Anspruch und Schuldner:in Kenntnis hatten oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätten haben müssen.

Wie lange darf man eine Rechnung stellen?

Zivilrechtlich gibt es keine allgemeine Frist – der Anspruch verjährt in drei Jahren, unabhängig von der Rechnungsstellung. Umsatzsteuerlich verlangt § 14 Abs. 2 UStG bei Leistungen an Unternehmen sechs Monate.

Wann verjährt eine Handwerkerrechnung?

Der Werklohnanspruch verjährt in drei Jahren ab dem Schluss des Jahres der Abnahme. Beim Bauvertrag wird die Vergütung erst mit prüffähiger Schlussrechnung fällig (§ 650g Abs. 4 BGB), dann beginnt die Frist später. Parallel laufen die Mängelansprüche nach § 634a BGB: zwei Jahre bei einem Werk, fünf Jahre bei einem Bauwerk.

Verjähren Verzugszinsen zusammen mit der Rechnung?

Ja. Nach § 217 BGB verjährt mit dem Hauptanspruch auch der Anspruch auf die davon abhängenden Nebenleistungen – Zinsen sind damit ebenfalls nicht mehr durchsetzbar.

Was passiert nach Ablauf der Verjährungsfrist?

Der Anspruch wird nicht mehr durchsetzbar, erlischt aber nicht. Sie dürfen die Zahlung verweigern, müssen die Verjährung dazu aber als Einrede erheben (§ 214 BGB).

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Für die Beurteilung eines konkreten Falls wenden Sie sich an eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt.