Arbeitsvertrag digital unterschreiben: Regeln und Risiken

Neue Mitarbeiter:innen einstellen, Verträge verschicken, unterschrieben zurückbekommen – in vielen Unternehmen läuft dieser Prozess noch per Post. Dabei haben Arbeitgeber seit Januar 2025 die Möglichkeit, Arbeitsverträge auch digital unterschreiben zu lassen – mit deutlich weniger Formalitäten als zuvor.

Doch die Erleichterung hat Grenzen. Wer befristete Verträge digital abschließen will oder in einer der elf ausgenommenen Branchen arbeitet, braucht weiterhin eine eigenhändige Unterschrift oder eine qualifizierte elektronische Signatur. Die Frage ist also nicht ob, sondern wann und wie ein Arbeitsvertrag digital gültig ist.

Dieser Artikel zeigt, welche Signaturart für welchen Fall reicht, was das Bürokratieentlastungsgesetz IV konkret geändert hat und wo Unternehmen aufpassen müssen, damit der digitale Arbeitsvertrag rechtssicher bleibt.

Arbeitsvertrag digital unterschreiben – ist das rechtsgültig?

Für den Abschluss eines Arbeitsvertrags gilt in Deutschland der Grundsatz der Formfreiheit. Er kann mündlich, schriftlich oder digital zustande kommen – das folgt aus dem Grundsatz der Vertragsfreiheit. Auch ein Arbeitsvertrag per E-Mail oder als PDF-Datei ist rechtskräftig, solange sich beide Seiten über die wesentlichen Vertragsbedingungen einig sind.

Was sich durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV geändert hat, betrifft nicht den Vertrag selbst, sondern den Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen. Das Nachweisgesetz verlangte bis Ende 2024 die Schriftform – also ein Papierdokument mit handschriftlicher Unterschrift. Seit dem 1. Januar 2025 genügt die Textform nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB): eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, bei der der Absender erkennbar ist.

In der Praxis heißt das: Eine eingescannte Unterschrift unter einem PDF oder ein getippter Name am Ende einer E-Mail erfüllen die Textform. Ein digitaler Arbeitsvertrag als PDF-Datei ist damit gültig, ein Original auf Papier nicht mehr zwingend nötig.

Arbeitsvertrag per E-Mail und online unterschreiben

Wenn Sie einen unbefristeten Arbeitsvertrag digital abschließen, haben Sie mehrere Möglichkeiten: Sie können das Dokument als PDF-Datei per E-Mail versenden oder online über ein HR-System bereitstellen. In beiden Fällen muss das Dokument dem Arbeitnehmer zugänglich und dauerhaft speicherbar sein. Der Inhalt des Arbeitsvertrags – also die wesentlichen Vertragsbedingungen – muss vollständig und lesbar übermittelt werden. Erst bei Befristungen, Kündigungen und in bestimmten Branchen greifen strengere Regeln.

Welche elektronische Signatur braucht der Arbeitsvertrag?

Vertrag digital unterschreiben – Rechtsgültigkeit der elektronischen Unterschrift

Wer einen Vertrag digital unterschreiben möchte, muss die Rechtsgültigkeit der gewählten Signaturart kennen. Die eIDAS-Verordnung unterscheidet drei Stufen mit unterschiedlichem Sicherheitsniveau. Je nach Vertragstyp gelten niedrigere oder höhere Anforderungen an die elektronische Unterschrift.

Die einfache elektronische Signatur (EES) ist die niedrigste Stufe: ein Name unter einer E-Mail, ein eingescannter Schriftzug oder ein Häkchen in einem Online-Formular. Für unbefristete Arbeitsverträge reicht sie aus.

Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) bietet ein höheres Sicherheitsniveau: Sie ist eindeutig einer Person zugeordnet, und nachträgliche Änderungen am Dokument sind erkennbar. Die FES ist empfehlenswert, wenn Unternehmen viele Verträge in digitaler Form abwickeln.

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) basiert auf einem qualifizierten Zertifikat eines Vertrauensdienstanbieters und ersetzt rechtlich die eigenhändige Unterschrift (§ 126a BGB). Sie ist Pflicht, wenn ein befristeter Arbeitsvertrag eine digitale Unterschrift erhalten soll.

Digitale Unterschrift für den Arbeitsvertrag erstellen

Um einen Arbeitsvertrag digital zu unterschreiben, wählen Sie zunächst einen Signaturanbieter, der die benötigte Signaturstufe unterstützt. Anschließend laden Sie das Vertragsdokument hoch, die Identität der unterzeichnenden Person wird verifiziert, und beide Seiten signieren elektronisch. Bei einer QES erfolgt die Identitätsprüfung über einen qualifizierten Vertrauensdienstanbieter – etwa per Video-Ident oder eID.

Wenn Sie unsicher sind, welche Stufe die richtige ist: Mit der QES sind Sie auf der sicheren Seite, denn sie erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben.

Was das Bürokratieentlastungsgesetz IV seit 2025 geändert hat

Das Bürokratieentlastungsgesetz IV ist am 1. Januar 2025 in Kraft getreten und hat das Nachweisgesetz an einer entscheidenden Stelle geändert: Der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen kann seitdem in Textform erfolgen. Arbeitgeber dürfen die Arbeitsbedingungen per E-Mail, über ein HR-System oder als PDF übermitteln – ohne handschriftliche Unterschrift beider Seiten.

Gleichzeitig bleibt das Recht der Arbeitnehmer:innen auf Papier bestehen. Wer eine schriftliche Niederschrift verlangt, muss sie innerhalb der gesetzlichen Frist erhalten – unabhängig davon, ob der Vertrag digital oder auf Papier geschlossen wurde. Mehr dazu im Docusign-Beitrag zum Nachweisgesetz und elektronischer Signatur .

Wichtig ist die Einordnung: Der Gesetzgeber erleichtert mit dem BEG IV digitale Prozesse erheblich, schafft aber die Schriftform nicht ab. Wenn Sie Ihre Vertragsprozesse umstellen, sollten Sie im Hinblick auf das Nachweisgesetz genau prüfen, welche Vertragsarten weiterhin der Schriftform unterliegen.

Voraussetzungen für einen rechtssicheren digitalen Arbeitsvertrag

Damit ein digital übermittelter Arbeitsvertrag die Textform nach § 126b BGB erfüllt, müssen vier Bedingungen gegeben sein:

• Lesbarkeit: Das Dokument liegt in Schriftzeichen vor und ist vollständig lesbar.

• Speicherbarkeit: Die Arbeitnehmer:innen können das Dokument dauerhaft speichern. Eine PDF-Datei eignet sich, ein flüchtiges Webportal ohne Download-Funktion nicht.

• Empfangsnachweis: Der Arbeitgeber sollte belegen können, dass das Dokument zugestellt wurde – etwa durch eine Aufforderung zur Empfangsbestätigung, ein Versandprotokoll oder den Audit Trail einer Signaturplattform.

• Identifizierbarkeit: Der Absender muss erkennbar sein.

Ein WhatsApp-Screenshot oder ein mündlicher Verweis auf ein Intranet-Dokument erfüllt diese Anforderungen nicht. Prüfen Sie, ob Ihr aktueller Prozess alle vier Bedingungen zuverlässig abdeckt.

Regeln für die Unterschrift beim Arbeitsvertrag

Die Regeln für die Unterschrift beim Arbeitsvertrag hängen vom Vertragstyp ab: Für unbefristete Arbeitsverträge genügt die einfache Textform. Für befristete Verträge, Kündigungen, Aufhebungsverträge und Arbeitszeugnisse ist dagegen die Schriftform erforderlich. Arbeitgeber sollten für jeden Vertragstyp festlegen, welche Signaturart im Unternehmen zum Einsatz kommt, den im Betrieb üblichen Prozess dokumentieren und sicherstellen, dass die Identität der unterzeichnenden Person zuverlässig geprüft wird.

In der Praxis wird der Nachweis zur Herausforderung, sobald die Zahl der Verträge wächst. Wer 50 oder 500 Arbeitsverträge pro Jahr digital verschickt, braucht mehr als ein E-Mail-Postfach.

Hat jede:r Mitarbeiter:in den Vertrag erhalten? Ist das Dokument gespeichert? Liegt ein Empfangsnachweis vor? Genau hier greift das Konzept des Intelligent Agreement Management: Verträge werden nicht als einzelne Dateien behandelt, sondern als Teil eines durchgängigen Prozesses – von der Erstellung über die Signatur bis zur revisionssicheren Ablage. Personenbezogene Daten und Vertragsinhalte bleiben dabei geschützt.

Für Personalabteilungen bedeutet das weniger manuelle Nachverfolgung und mehr Rechtssicherheit. Wie sich der digitale Einstellungsprozess insgesamt gestalten lässt, zeigt ein weiterer Beitrag.

Befristeter Arbeitsvertrag digital unterschreiben – hier bleibt die Schriftform

Für befristete Arbeitsverträge gelten strengere Regeln: § 14 Abs. 4 TzBfG verlangt für die Befristungsabrede die Schriftform. Eine E-Mail, ein PDF mit eingescannter Unterschrift oder eine einfache elektronische Signatur reichen nicht aus.

Wenn Sie einen befristeten Arbeitsvertrag digital unterschreiben lassen wollen, brauchen Sie entweder die Unterschrift auf Papier oder eine QES nach § 126a BGB. Fehlt die Form, wird nicht der Vertrag unwirksam, sondern die Befristung – der Vertrag gilt dann als unbefristet geschlossen.

Das BEG IV hat in § 41 Abs. 2 SGB VI eine Ausnahme geschaffen: Befristungen auf die Regelaltersgrenze dürfen seit 2025 in Textform vereinbart werden. Für alle anderen Befristungsgründe – etwa Projektbefristungen, Vertretungen oder sachgrundlose Befristungen – bleibt die Schriftform Pflicht. Prüfen Sie bei jedem befristeten Vertrag vor dem Versand, ob die QES korrekt eingeholt wurde – eine nachträgliche Heilung des Formfehlers ist nicht möglich. Warum das Schriftformerfordernis in bestimmten Fällen nicht entfallen kann, erklärt der verlinkte Beitrag.

Hinweis: Auch bei Arbeitnehmerüberlassungsverträgen zwischen Verleiher und Entleiher gelten gesonderte gesetzliche Vorgaben zur Schriftform.

Kündigung, Aufhebungsvertrag und Branchenregeln – wo die Schriftform Pflicht bleibt

Neben der Befristung gibt es weitere Bereiche, in denen die digitale Unterschrift der Arbeitnehmer:innen oder des Arbeitgebers nicht ausreicht.

Kündigung des Arbeitsvertrags digital – warum sie unwirksam ist

Die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch Kündigung oder Aufhebungsvertrag bedarf nach § 623 BGB zwingend der Schriftform – die elektronische Form ist per Gesetz ausdrücklich ausgeschlossen. Eine per E-Mail versandte Kündigung ist unwirksam, selbst mit einer FES oder QES. Es bleibt nur die eigenhändige Unterschrift auf Papier.

Nachvertragliche Wettbewerbsverbote nach § 74 HGB erfordern die Schriftform und die Aushändigung einer unterzeichneten Urkunde an den Arbeitnehmer.

Auch für Arbeitszeugnisse gilt die Schriftform: Ein Zeugnis muss handschriftlich unterschrieben werden und darf nicht ausschließlich in digitaler Form übermittelt werden.

Darüber hinaus sind elf Branchen vom digitalen Nachweis der Arbeitsbedingungen ausgenommen. Die Liste geht auf das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (§ 2a SchwarzArbG) zurück und umfasst: Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Personenbeförderung, Spedition, Transport und Logistik, Schaustellergewerbe, Forstwirtschaft, Gebäudereinigung, Messe-Auf- und -Abbau, Fleischwirtschaft, Prostitutionsgewerbe sowie Wach- und Sicherheitsgewerbe.

Wenn Sie in einer dieser Branchen Verträge digital abwickeln, prüfen Sie genau, an welcher Stelle die Unterschrift auf Papier erforderlich bleibt.

Fazit: Arbeitsvertrag digital unterschreiben – erlaubt, aber nicht ohne Regeln

Seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV können unbefristete Arbeitsverträge in den meisten Branchen vollständig digital abgeschlossen werden. Die Textform genügt – eine handschriftliche Unterschrift ist nicht mehr nötig. Doch bei befristeten Verträgen, Kündigungen, Arbeitszeugnissen und in elf Branchen bleibt die Schriftform Pflicht.

Wenn Sie Arbeitsverträge digital unterschreiben lassen, brauchen Sie einen Prozess, der Lesbarkeit, Speicherbarkeit und Empfangsnachweis sicherstellt – und der erkennt, wann die QES notwendig ist. Docusign Intelligent Agreement Management bildet genau diesen Prozess ab: von der Vertragserstellung über die passende Signatur bis zur revisionssicheren Ablage.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Ist ein Arbeitsvertrag per E-Mail gültig?

Ja. Arbeitsverträge sind in Deutschland formfrei, und seit Januar 2025 genügt auch für den Nachweis der Vertragsbedingungen die Textform. Ein per E-Mail versandtes PDF erfüllt diese Anforderung, sofern das Dokument lesbar und dauerhaft speicherbar ist und der Absender erkennbar ist.

Kann ein befristeter Arbeitsvertrag digital unterschrieben werden?

Ja, aber nur mit einer QES. Die Befristungsabrede bedarf nach § 14 Abs. 4 TzBfG der Schriftform. Ohne Unterschrift auf Papier oder QES ist nicht der Vertrag unwirksam, sondern die Befristung – der Vertrag gilt dann als unbefristet.

Wie kann man einen Arbeitsvertrag digital unterschreiben?

Wählen Sie einen Signaturanbieter, der die für Ihren Vertragstyp erforderliche Signaturstufe unterstützt. Laden Sie den Vertrag als PDF hoch, legen Sie die unterzeichnenden Personen fest und versenden Sie das Dokument zur Signatur. Die Vertragsparteien verifizieren ihre Identität und unterschreiben elektronisch – bei einer QES über einen qualifizierten Vertrauensdienstanbieter.

Muss ein Arbeitsvertrag im Original oder als Kopie vorliegen?

Nein. Seit der Änderung des Nachweisgesetzes zum 1. Januar 2025 genügt für unbefristete Arbeitsverträge die Textform. Ein Dokument in digitaler Form – etwa als PDF-Datei per E-Mail – ist ausreichend. Das Original auf Papier ist nicht mehr erforderlich, solange der Inhalt lesbar und dauerhaft speicherbar ist.

Kann man einen Vertrag unterschreiben und einscannen?

Ja. Ein Vertrag lässt sich eigenhändig unterschreiben und anschließend einscannen. Für unbefristete Arbeitsverträge erfüllt die eingescannte Unterschrift die Textform. Bei befristeten Verträgen reicht das Einscannen allein nicht aus – hier ist die Schriftform im Original oder eine QES erforderlich.

Reicht eine eingescannte Unterschrift für den Arbeitsvertrag?

Für einen unbefristeten Arbeitsvertrag ja: Eine eingescannte Unterschrift erfüllt die Textform nach § 126b BGB. Für befristete Verträge, Kündigungen oder Aufhebungsverträge reicht sie nicht – hier ist die Unterschrift auf Papier oder eine QES erforderlich.

Rechtlicher Hinweis

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Er ersetzt keine Prüfung des Einzelfalls. Für verbindliche Auskünfte zu einem konkreten Arbeitsvertrag wenden Sie sich bitte an eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt.