How to: wie man eine digitale Signatur erstellt

Digitale Signatur erstellen: Das Wichtigste in Kürze

Eine digitale Signatur lässt sich in wenigen Schritten erstellen: Dokument vorbereiten, passende Signaturart auswählen, die Identität der unterzeichnenden Person prüfen, signieren und das signierte Dokument sicher speichern. Wichtig ist die Begriffsunterscheidung: Eine digitale Signatur ist eine spezielle Form der elektronischen Signatur. Sie nutzt digitale Zertifikate und Public Key Infrastructure (PKI), um eine Person mit einem Dokument zu verknüpfen und nachträgliche Änderungen erkennbar zu machen.

Für viele alltägliche Verträge genügt eine elektronische Signatur. Eine digitale Signatur mit höherem Identitäts- und Sicherheitsniveau kann dagegen sinnvoll oder erforderlich sein, wenn gesetzliche, regulatorische oder unternehmensinterne Vorgaben gelten. Mit Docusign lassen sich elektronische, Advanced Electronic Signatures (AES) und Qualified Electronic Signatures (QES) in entsprechenden Workflows abbilden.

Was ist eine digitale Signatur?

Eine digitale Signatur ist ein technisches Verfahren, mit dem die Identität einer unterzeichnenden Person und die Integrität eines Dokuments abgesichert werden. Grundlage ist meist eine Public Key Infrastructure. Dabei wird ein digitales Zertifikat verwendet, das die Signatur einer Person oder Organisation zuordnet.

Vereinfacht gesagt, erzeugt die digitale Signatur einen digitalen Fingerabdruck des Dokuments. Wird der Inhalt nach der Unterzeichnung verändert, kann die Signaturprüfung diese Änderung anzeigen. Das schafft eine zusätzliche Vertrauens- und Sicherheitsebene gegenüber einer nicht weiter abgesicherten Bilddatei einer handschriftlichen Unterschrift.

Eine elektronische Signatur ist dagegen der übergeordnete Begriff für elektronische Handlungen, mit denen eine Person ihre Zustimmung zu einem Dokument ausdrückt. Dazu können beispielsweise ein getippter Name, ein Klick auf ein Bestätigungsfeld oder eine gezeichnete Signatur gehören. Die digitale Signatur ist eine technisch besonders abgesicherte Variante davon.

Kurz erklärt: Eine elektronische Signatur zeigt die Absicht zu unterschreiben. Eine digitale Signatur ergänzt diese Handlung um digitale Zertifikate, Identitätsbindung und einen Nachweis für mögliche Dokumentänderungen.

Digitale Signatur erstellen: Schritt für Schritt

1. Dokument und Signaturprozess vorbereiten

Prüfen Sie zunächst, welches Dokument signiert werden soll und welche Personen beteiligt sind. Achten Sie auf die finale Version, die richtige Reihenfolge der Unterzeichnenden und alle erforderlichen Anhänge. Bei Verträgen sollten außerdem die internen Freigaben abgeschlossen sein, bevor der Signaturprozess startet.

Typische Dokumente sind beispielsweise:

• Arbeits- und Onboarding-Dokumente

• Angebote und Verkaufsverträge

• Lieferanten- und Partnervereinbarungen

• Miet-, Immobilien- und Finanzdokumente

• Einwilligungen, Formulare und Anträge

• Qualitäts- und Compliance-Dokumente

2. Die passende Signaturart auswählen

Nicht jedes Dokument benötigt dieselbe Sicherheitsstufe. Die richtige Wahl hängt vom Risiko, der Identitätsanforderung, der Branche und dem geltenden Recht ab.

Eine QES kann in der Europäischen Union unter den Voraussetzungen der eIDAS-Verordnung einer handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt sein. Ob das für ein konkretes Dokument erforderlich ist, sollte anhand des Landes, der Branche und des Anwendungsfalls geprüft werden. Dieser Blogbeitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

3. Dokument in Docusign hochladen

Laden Sie das zu signierende Dokument in Docusign eSignature oder in den für Ihren Prozess vorgesehenen Docusign-Workflow hoch. Unterstützte Dateiformate und Funktionen können vom Produkt, Tarif und konkreten Prozess abhängen. Prüfen Sie daher vor dem Versand, ob das Dokument vollständig und lesbar ist.

Wenn regelmäßig ähnliche Dokumente signiert werden, können Vorlagen helfen. Sie standardisieren wiederkehrende Felder, Empfängerrollen und Pflichtangaben. Das reduziert manuelle Fehler und sorgt für konsistente Abläufe.

4. Signatur- und Pflichtfelder platzieren

Platzieren Sie Signatur-, Initialen-, Datums- und Textfelder an den Stellen, an denen die Empfänger handeln müssen. Kennzeichnen Sie Pflichtfelder eindeutig. Bei mehreren Personen sollten die Felder der richtigen Empfängerrolle zugeordnet sein.

Prüfen Sie vor dem Versand insbesondere:

• Ist jedes erforderliche Feld vorhanden?

• Ist jedes Feld der richtigen Person zugeordnet?

• Sind Reihenfolge und Fristen korrekt?

• Müssen Empfänger zusätzliche Informationen oder Anhänge bereitstellen?

• Ist eine Identitätsprüfung für AES oder QES aktiviert?

5. Identität prüfen und signieren

Je nach Signaturart und Prozess kann eine zusätzliche Identitätsprüfung notwendig sein. Für eine AES wird typischerweise eine höhere Identitätsgewissheit verlangt. Eine QES setzt noch strengere Anforderungen voraus, bevor ein qualifiziertes Zertifikat ausgestellt oder verwendet wird.

Nach erfolgreicher Prüfung wird die Signatur mit dem Dokument verbunden. Die digitale Signatur kann anschließend dazu beitragen, die Authentizität des Dokuments und mögliche nachträgliche Änderungen zu überprüfen.

6. Dokument abschließen und Nachweise aufbewahren

Nach der Unterzeichnung sollte die finale Version sicher gespeichert werden. Bewahren Sie – abhängig von Ihren Aufbewahrungs- und Compliance-Vorgaben – auch die relevanten Nachweise des Signaturvorgangs auf. Dazu können Signaturinformationen, Identitätsprüfungen, Zeitstempel und Audit-Trail-Daten gehören.

Digitale Signatur in einer PDF erstellen

Eine PDF lässt sich grundsätzlich in einen digitalen Signaturprozess einbinden. Entscheidend ist aber nicht allein das Dateiformat, sondern die verwendete Signaturtechnologie und das Sicherheitsniveau des Prozesses.

So gehen Sie typischerweise vor:

1. Öffnen oder laden Sie die finale PDF in einer geeigneten Signaturlösung hoch.

2. Definieren Sie die Unterzeichnenden und deren Reihenfolge.

3. Platzieren Sie die benötigten Signatur-, Datums- und Pflichtfelder.

4. Wählen Sie die erforderliche Signatur- und Identitätsstufe.

5. Lassen Sie die Person das Dokument signieren und gegebenenfalls ihre Identität verifizieren.

6. Speichern Sie die signierte PDF zusammen mit den relevanten Nachweisen.

Eine eingefügte Bilddatei einer Unterschrift ist nicht automatisch eine digitale Signatur. Für eine belastbare digitale Signatur sind das Zertifikat, der Signaturprozess und die prüfbare Verbindung zum Dokument entscheidend.

Digitale Signatur oder elektronische Signatur: Was ist der Unterschied?

Die Begriffe werden im Alltag oft synonym verwendet, sind technisch aber nicht identisch. Elektronische Signaturen bilden die breite Kategorie. Digitale Signaturen verwenden zusätzliche kryptografische Mechanismen wie Zertifikate und PKI.

Für die Praxis hilft diese Faustregel:

• Standardprozess: Wenn vor allem Zustimmung, Geschwindigkeit und ein nachvollziehbarer Signaturvorgang gefragt sind, kann eine elektronische Signatur ausreichen.

• Höheres Risiko: Wenn die Identität besonders sicher bestätigt werden muss oder Manipulationen zuverlässig erkennbar sein sollen, prüfen Sie eine digitale Signatur beziehungsweise AES.

• Strengste Anforderungen: Wenn eine qualifizierte Signatur gefordert ist, kommt QES in Betracht.

Die konkrete Signaturart sollte immer anhand der Rechtsordnung, der Branche, des Dokumenttyps und der internen Risikobewertung festgelegt werden.

Ist eine digitale Signatur rechtssicher?

Die rechtliche Wirksamkeit hängt vom konkreten Anwendungsfall ab. Elektronische Signaturen werden in vielen Ländern und Geschäftsvorgängen anerkannt. Für bestimmte Dokumente oder regulierte Prozesse können jedoch Formvorschriften, besondere Identitätsanforderungen oder qualifizierte Signaturen notwendig sein.

In der EU ist insbesondere die eIDAS-Verordnung relevant. Docusign unterstützt elektronische Signaturen sowie AES- und QES-Workflows, wobei die konkrete Verfügbarkeit und Ausgestaltung von Region, Produkt und Prozess abhängen kann. Für eine belastbare Bewertung sollten Unternehmen ihren Docusign Legality Guide und gegebenenfalls rechtliche Beratung heranziehen.

FAQ: Digitale Signatur erstellen

Kann ich eine digitale Signatur kostenlos erstellen?

Ob ein kostenloser Test oder ein bestimmter Funktionsumfang verfügbar ist, hängt vom aktuellen Angebot und dem gewählten Docusign-Produkt ab. Für einfache Signaturprozesse kann ein Testzugang geeignet sein. Höhere Identitäts- und Compliance-Anforderungen können zusätzliche Funktionen oder einen passenden Tarif erfordern.

Muss ich Software installieren?

Bei cloudbasierten Signaturprozessen ist häufig keine zusätzliche Plug-in- oder Desktop-Software erforderlich. Die konkrete Nutzererfahrung hängt vom gewählten Signaturprodukt und Prozess ab.

Kann ich eine digitale Signatur auf dem Smartphone erstellen?

Viele moderne Signaturprozesse lassen sich auf mobilen Geräten öffnen und abschließen. Für besonders anspruchsvolle Identitätsprüfungen können zusätzliche Anforderungen gelten. Prüfen Sie daher die Geräte- und Prozessvoraussetzungen vor dem Versand.

Ist eine eingescannte Unterschrift eine digitale Signatur?

Nein, eine eingescannte oder als Bild eingefügte Unterschrift ist nicht automatisch eine digitale Signatur. Sie zeigt zwar eine grafische Darstellung, enthält aber nicht zwingend ein digitales Zertifikat, eine PKI-basierte Prüfung oder einen manipulationsnachweisbaren Signaturstatus.

Welche Dokumente kann ich digital signieren?

Typische Beispiele sind Verträge, Angebote, Personalunterlagen, Lieferantenvereinbarungen, Anträge und Formulare. Ob ein bestimmtes Dokument elektronisch oder digital signiert werden darf, hängt von den geltenden rechtlichen und organisatorischen Anforderungen ab.

Wie kann ich eine digitale Signatur erstellen?

Mit Docusign gelingt die Erstellung einer digitalen Signatur in wenigen Minuten. Laden Sie zunächst Ihre PDF-Datei oder ein anderes Dokument in die Plattform hoch, legen Sie die Signaturfelder fest und laden Sie den Unterzeichner per E-Mail ein.

Der Unterzeichner öffnet das Dokument direkt im Browser – ohne Software-Installation – und wählt seine bevorzugte Methode: Unterschrift tippen, zeichnen oder eine handschriftliche Signatur hochladen. Docusign verknüpft die Signatur anschließend automatisch mit einem digitalen Zertifikat und einem Audit-Trail.

Für höhere Signatur-Standards wie die fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) wird zusätzlich eine Identitätsprüfung des Unterzeichners durchgeführt, etwa per Video-Ident. Das fertige, unterzeichnete Dokument steht danach sofort zum sicheren Download bereit.

Wie erstelle ich eine digitale elektronische Signatur?

Eine digitale elektronische Signatur entsteht durch das Zusammenspiel zweier kryptografischer Schlüssel: Ein privater Schlüssel gehört ausschließlich dem Unterzeichner, während der dazugehörige öffentliche Schlüssel die Echtheit der Signatur für Empfänger prüfbar macht. Dieses Verfahren basiert auf der sogenannten Public-Key-Infrastruktur (PKI).

Für die Erstellung über einen Signatur-Anbieter wie Docusign benötigen Sie keine eigene digitale ID oder technische Vorkenntnisse. Die Plattform übernimmt die kryptografische Verknüpfung automatisch im Hintergrund.

Welcher Standard zum Einsatz kommt – EES, AES oder QES – richtet sich nach dem konkreten Anwendungsfall und den geltenden Anforderungen. Ein Lieferantenvertrag erfordert in der Regel andere Nachweise als ein Arbeitsvertrag mit Schriftformerfordernis.

Wichtig: Nicht jede Online-Signatur ist automatisch rechtssicher im Sinne der eIDAS-Verordnung. Der gewählte Signatur-Anbieter und dessen Zertifizierung sind dabei entscheidend.

Wie kann ich ein Dokument digital signieren?

Grundsätzlich gibt es mehrere Wege, ein Dokument digital zu signieren – je nach verfügbarem Werkzeug und gefordertem Sicherheitsniveau. Eine erste Möglichkeit bieten spezialisierte Signaturplattformen wie Docusign, die den gesamten Prozess cloudbasiert abwickeln.

Wer bereits mit Adobe Acrobat arbeitet, kann dort ebenfalls Signaturen direkt in PDF-Dokumente einbetten. Auch Google Drive ermöglicht inzwischen das Einfügen einfacher elektronischer Signaturen in kompatible Dateiformate.

Rechtlich relevant ist dabei, welcher Standard greift: In den USA regelt der E-Sign Act die Gültigkeit elektronischer Signaturen auf Bundesebene, während in der EU die eIDAS-Verordnung den Rahmen setzt. Die Wahl des richtigen Werkzeugs hängt also nicht nur vom Komfort ab, sondern auch davon, welche rechtlichen Anforderungen das jeweilige Dokument stellt.

Wie erstelle ich eine digitale Signatur für PDF?

Das PDF-Format ist heute das meistgenutzte Format für rechtlich relevante Dokumente – von Arbeitsverträgen bis zu Lieferantenvereinbarungen. Eine digitale Signatur direkt in einer PDF-Datei zu erstellen gelingt mit Docusign besonders reibungslos.

Nach dem Hochladen der PDF-Datei in die Plattform lassen sich Signaturfelder präzise platzieren. Der Unterzeichner erhält anschließend eine Einladung und kann das Dokument vollständig browserbasiert abschließen. Das signierte PDF wird dabei mit einem manipulationsnachweisbaren Zertifikat verknüpft, das jede nachträgliche Änderung sichtbar macht.

Folgende Signaturmethoden stehen beim PDF-Signieren zur Wahl:

• Eintippen: Name in gewünschter Schriftart als Signatur übernehmen

• Zeichnen: Unterschrift per Maus, Touchscreen oder Stift direkt eingeben

• Hochladen: Foto einer handschriftlichen Unterschrift einbinden

Das fertige Dokument steht unmittelbar nach der Unterzeichnung zum sicheren Download bereit.

Wie kann ich meine Unterschrift digitalisieren?

Der einfachste Weg ist das Einscannen der handschriftlichen Unterschrift: Unterschreiben Sie auf weißem Papier, scannen Sie das Blatt ein und speichern Sie das Ergebnis als PNG- oder JPG-Datei mit transparentem Hintergrund.

Alternativ lässt sich die Unterschrift direkt per Smartphone abfotografieren und anschließend freistellen. Diese Bilddatei kann dann in Plattformen wie Docusign als persönliche Unterschrift hinterlegt werden.

Wer ein Tablet oder einen Touchscreen nutzt, kann die Unterschrift auch direkt mit dem Finger oder einem Stift digital einzeichnen – ohne den Umweg über Papier. Das Ergebnis wirkt natürlicher und lässt sich sofort in Signaturprozesse einbinden.

Zu beachten: Eine digitalisierte Unterschrift als bloßes Bild entspricht technisch keiner rechtssicheren digitalen Signatur. Erst die Einbindung in einen zertifizierten Signaturprozess verleiht ihr den erforderlichen rechtlichen Stellenwert.

Kann man eine digitale Unterschrift in Word einfügen oder ein PDF damit unterschreiben?

In Microsoft 365 lässt sich über „Datei" → „Info" → „Digitale Signatur hinzufügen" eine Signatur in Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien einfügen. Voraussetzung dafür ist ein gültiges Signaturzertifikat, das die Identität des Unterzeichners nachweist.

Diese integrierte Funktion erzeugt zwar eine technisch verknüpfte Signatur, bietet aber kein zertifiziertes Audit-Trail und keine eIDAS-konforme Identitätsprüfung. Für rechtlich verbindliche Dokumente reicht das in vielen Fällen nicht aus.

Bei PDF-Dokumenten ermöglicht Adobe Acrobat das Signieren über „Ausfüllen und Unterschreiben". Wer höhere Rechtssicherheit benötigt, ist mit einer spezialisierten Plattform wie Docusign besser aufgestellt – dort wird das PDF nach dem Signieren automatisch mit einem manipulationsnachweisbaren Zertifikat versehen, das jede spätere Änderung sichtbar macht.

Hat Docusign einen Unterschriften-Generator?

Ja. Docusign bietet innerhalb seiner Plattform eine integrierte Funktion, mit der Unterzeichner ihre persönliche Signatur direkt erstellen können – ohne externe Tools oder Drittanbieter-Software.

Beim ersten Signieren eines Dokuments werden drei Methoden angeboten: den eigenen Namen eintippen und eine Schriftart auswählen, die Unterschrift per Maus oder Touchscreen freihand zeichnen oder ein Foto der handschriftlichen Unterschrift hochladen. Diese gespeicherte Signatur steht anschließend für alle weiteren Docusign-Dokumente automatisch zur Verfügung.

Der entscheidende Unterschied zu einem einfachen Online-Signaturgenerator: Die in Docusign erstellte Unterschrift ist direkt in einen zertifizierten Signaturprozess eingebettet und damit rechtlich belastbarer als ein bloßes Signaturbild.

Fazit

Eine digitale Signatur zu erstellen ist technisch einfach, wenn der Prozess sauber vorbereitet ist: Dokument prüfen, Signaturart bestimmen, Felder platzieren, Identität verifizieren, signieren und Nachweise aufbewahren. Für viele alltägliche Vorgänge genügt eine elektronische Signatur. Wenn Identität, Integrität und regulatorische Anforderungen stärker im Vordergrund stehen, können AES oder QES die bessere Wahl sein.

Mit Docusign lassen sich Signaturprozesse für unterschiedliche Anforderungen aufsetzen. Entscheidend ist, die passende Sicherheitsstufe nicht pauschal, sondern anhand des konkreten Anwendungsfalls auszuwählen.