Wie erstellt man eine elektronische Signatur?

Endlich erfreut sich das Konzept der elektronischen Signatur auch in Deutschland größerer Beliebtheit, insbesondere da der Bankensektor und die Versicherungsbranche im großen Stil in diese neue Technologie investiert haben. In kleinen wie großen deutschen Unternehmen spricht man auf Führungsebene bereits vermehrt von der elektronischen Unterschrift und erkennt die Vorteile für die Zukunft. Doch es bestehen noch Wissenslücken rund um das Thema elektronische Signatur, wie beispielweise „Wie erstellt man eine elektronische Signatur?“.  So einfach die Frage scheint, die Antwort ist relativ komplex, da es verschiedene Möglichkeiten gibt, eine elektronische Signatur zu erstellen.

Es gibt verschiedene Arten, eine elektronische Unterschrift zu erstellen

Sie kann mittels völlig unterschiedlicher Technologien erstellt werden.

1. USB-Stick

Über einen USB-Stick können Sie mit Ihrem Computer an einem bestimmten Ort unterschreiben. Wenn Sie z. B. ein Haus kaufen, kann Ihr Notar die Transaktion mithilfe eines USB-Sticks signieren.

Um eine elektronische Unterschrift zu erstellen, müssen Sie also zuallererst einen Signaturschlüssel kaufen, den Sie physisch bei einem Händler hinterlegen, um sich dort von Angesicht zu Angesicht authentifizieren zu lassen. Zusätzlich zu diesem Schlüssel müssen Sie auch die erforderliche Software auf Ihrem Computer installieren. Sobald Sie alle diese Schritte durchgeführt haben, können Sie Ihre Dokumente signieren.

 2.  Tablet

Sie können auch über ein Tablet signieren: es handelt sich hierbei jedoch nicht um herkömmliche Tablets, sondern um solche, die speziell für elektronische Unterschriften entwickelt wurden. Nicht zu verwechseln sind diese mit den digitalen Geräten, die einige Lieferanten mit sich führen, damit Sie den Empfang von Lieferungen bestätigen können. Diese Art von Signatur ist eigentlich nur eine Zeichnung auf einem Bildschirm, ohne tatsächliche rechtliche Gültigkeit und dürfte demnach auch gar nicht als „elektronische Signatur“ bezeichnet werden.

Es gibt spezielle Tablets, z. B. von Wacom, die in der Lage sind, die biometrischen Merkmale Ihres Schreibstils beim Unterzeichnen zu erkennen und zu speichern (Druck, Geschwindigkeit, Winkel des Stiftes auf dem Bildschirm etc.). Diese Informationen können mit einer ersten hinterlegten Signatur verglichen werden (hierfür muss jedoch zuerst eine Signatur hinterlegt werden, damit die Signatur des Nutzers bereits gespeichert vorliegt). Stimmen die jeweiligen „Bewegungen“ beim Unterzeichnen (genauer: die Biometrik der Bewegungen) überein, wird die Signatur akzeptiert. Diese Vorabhinterlegung stammt aus Berufen und Anwendungsbereichen, in denen bekannt ist, dass immer dieselben Personen am selben Ort unterschreiben (z. B. Stammkunden einer Bank).

3. Cloud

Die elektronische Unterschrift gibt es auch in der Cloud. Der Nutzer meldet sich bei einem Anbieter für elektronische Unterschriften in der Cloud an, greift auf das bereits in die Cloud hochgeladene Dokument zu und erstellt seine Signatur über die Schaltfläche „Signieren“. Das ist einfach und rechtswirksam.

Welche Methode ist am besten?

Bei DocuSign sind wir davon überzeugt, dass man die logistischen und die softwarebezogenen Herausforderungen umgehen und sich auf die Cloud verlassen sollte. Die rechtliche Gültigkeit der erzeugten Signatur ist garantiert. Wenn Sie des Weiteren schnelle und einfache Lösungen bevorzugen, ist diese Möglichkeit enorm effizient: Jeder kann ein von einer anderen Person gesendetes Dokument von einem beliebigen Gerät ortsunabhängig signieren, ohne dafür eine Anwendung oder ein Programm vorzuinstallieren.

In Deutschland werden Cloud-Anwendungen manchmal noch kritisch betrachtet, jedoch besteht dafür kein Grund. Die europäischen Gesetze sind klar: Die elektronische Unterschrift ist rechtswirksam und bindend - dies wird seit 2016 durch die eIDAS Verordnung sicher gestellt. Die drei Rechenzentren von DocuSign in Europa (Deutschland, Niederlande und Frankreich) sind sicher und verwenden die modernsten Technologien zum Schutz von Daten und Transaktionen. DocuSign garantiert die Vertraulichkeit jeglicher Transaktionen und den Schutz von Kundendaten.

Mit DocuSign eSignature können Sie jetzt von jedem Gerät, wann Sie wollen und ganz egal, ob von zu Hause aus oder unterwegs, Dokumente signieren.

Warum sich der Einsatz von elektronischen Signaturen lohnt

Mehr und mehr Unternehmen digitalisieren und automatisieren ihre Prozesse um wettbewerbsfähig zu bleiben. Die elektronische Signatur ermöglicht es Unternehmen, sich von ineffizienten, kostspieligen und papierbasierten Prozessen abzuwenden, um somit die Kunden- und Mitarbeitererfahrung mit digitalisierten Prozessen deutlich zu verbessern und Zeit und Kosten einzusparen. Zudem, ermöglicht es Ihnen die elektronische Signatur die Identität der Unterzeichner mittels Personalausweis zeit- und ortsungebunden zu ermitteln.

Wie erkennt man eine elektronische Signatur?

Eine elektronische Signatur ist eine Unterschrift in einem digitalen Dokument. Die Unterschrift beinhaltet Informationen des Unterzeichners, die diese rechtsgültig verbindlich macht. Eine elektronische Unterschrift ist daher einer handschriftlichen Unterschrift gleichgesetzt. 

Wie erstellt man eine elektronische Unterschrift?

So erstellen Sie eine elektronische Signatur und signieren entsprechend ein PDF-Dokument elektronisch:

• Schritt 1: Registrieren Sie sich für ein kostenloses Probekonto bei DocuSign und melden Sie sich an.
• Schritt 2: Wählen Sie „Neu > Dokument signieren“ und laden Sie das elektronische Dokument hoch.
• Schritt 3: Wählen Sie „Signieren“ aus und folgen Sie den Schritten zum elektronischen Signieren des Dokuments.

Testen Sie es ganz einfach selbst innerhalb von wenigen Sekunden die elektronische Signatur von DocuSign. Registrieren Sie sich kostenlos für unsere 30-tägige Testversion und folgen Sie der Anleitung. Senden und signieren Sie so viele Dokumente, wie Sie möchten – Sie gehen dabei keine Verpflichtung ein!