Auftragserfassung: Digital und automatisiert

Ohne Aufträge kein Geschäft – so einfach diese Gleichung auch klingen mag, hinter neuen Aufträgen stehen mehr organisatorische Prozesse, als man zunächst vermuten mag. Der erste Schritt ist dabei immer gleich: Am Anfang steht die Auftragserfassung. Von diesem Punkt aus entscheidet sich, ob ein erfolgreicher neuer Vertrag abgeschlossen wird, sowohl im B2B- als auch B2C-Bereich. 

Was es mit der Auftragserfassung genau auf sich hat und wie Sie diesen wichtigen Schritt für Ihre Kundinnen und Kunden sowie auf Unternehmensseite mit digitalen Lösungen erleichtern, erfahren Sie in diesem Artikel. 

Die Auftragserfassung im Ordermanagement

Um die Wichtigkeit dieses ersten Schrittes im Ordermanagement zu verstehen, ist es sinnvoll, sich den gesamten Prozess der Auftragsverarbeitung anzusehen:

1. Auftragserfassung bzw. Bestelleingang 

2. Bearbeitung und Überprüfung

3. Auftragsbestätigung

4. Auftragssteuerung

5. Ausführung/Lieferung

6. After-Sales-Services

Wie bereits erwähnt, steht der Eingang eines neuen Auftrags direkt am Anfang des Prozesses. Entsprechend bauen die weiteren Schritte auf einem erfolgreichen Bestelleingang auf. Die Reaktionszeit und die Weiterverarbeitung der Anfrage stellen wichtige Faktoren und somit auch Hürden in diesem Projekt-Flow dar. Für die Kundenzufriedenheit ist es essentiell, auf eine Anfrage hin eine schnelle Auftragsbestätigung zu schicken. Zeit spielt somit eine besonders große Rolle, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten – aufbauend auf dem ersten Schritt der Auftragserfassung. 

Wieso eine automatisierte Auftragserfassung?

Wie im vorherigen Punkt beschrieben, bildet die Auftragserfassung die Basis für eine optimale Auftragsabwicklung. Insbesondere in mittelständischen Unternehmen erfolgt dies oft noch anhand von Papierprozessen. Das führt nicht nur zu einer höheren Fehlerquote, sondern stellt auch eine zeitliche Verzögerung dar, die Sie mit digitalen Lösungen beheben können. Mit der Umstellung von Papier auf digital ermöglichen Sie eine Automatisierung Ihrer Auftragserfassung. Somit können Sie auch die nächsten Schritte im Prozess, die Überprüfung und Bestätigung sowie die Steuerung, einfach und transparent automatisieren. 

Auf Unternehmensseite profitieren Sie und Ihre Teams von der digitalen Auftragsmappe, die allen Mitarbeitenden, die am Work Flow beteiligt sind, Zugang gewährt. Somit können jederzeit der Fortschritt eingesehen und mögliche Probleme oder Verzögerungen erkannt und behoben werden. 

Digitale Auftragserfassung in bestehende Prozesse integrieren

Sowohl große Konzerne als auch klein- und mittelständische Unternehmen arbeiten meist mit Prozessen, die sich über die Zeit hin entwickelt haben und an einem gewissen Punkt ihre Möglichkeiten erschöpft haben. Viele Anbieter für digitale Lösungen bieten deswegen auch Integrationen in bestehende Prozesse an, die mit der verwendeten Software und anderen Cloud-Systemen verknüpft werden können. Dies sorgt für einen nahtlosen Übergang in Ihre bisherigen Abläufe und integriert auch weitere cloudbasierte Systeme. Schaffen Sie damit eine nachhaltige Allround-Lösung, mit der Sie das gesamte Vertragsmanagement auf den neuesten Stand der Technik bringen. 

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