Alles zum vierten Bürokratieentlastungsgesetz

Was ist das Bürokratieentlastungsgesetz?

Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz bemüht sich der Gesetzgeber seit 2015 darum, die Hürden in der Verwaltung abzubauen. Ziel ist es, Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten und im Zuge dessen die Kosten zu senken. Das soll durch den Wegfall überflüssiger Bürokratie passieren. Eine wichtige Maßnahme ist die Förderung digitaler Prozesse, die nicht nur zur Senkung der Gebühren, sondern auch zur Beschleunigung von Bescheiden, Verträgen und sämtlichen Unterlagen führen. Dokumente, die zuvor in Schriftform vorgelegt werden mussten, können nun auch in Textform übermittelt werden. Das ermöglicht den Einsatz der einfachen und fortgeschrittenen elektronischen Signatur. Durch die Änderungen soll die Bürokratie auf allen Ebenen, insbesondere im Handels- und Steuerrecht, spürbar verringert werden.

Die Neuerungen aus dem BEG IV 

Das Bürokratieentlastungsgesetz IV bringt seit Januar 2025 weitreichende Reformen zur Reduzierung von Bürokratie und zur Förderung der Digitalisierung in der Arbeitswelt. Vor allem in der Personalabteilung gibt es hier einige Änderungen, die mehr Raum für digitale Prozesse bieten, bei denen eine elektronische Signatur eingesetzt werden kann. Zu den zentralen Neuerungen zählen:

• Nachweisgesetz: Arbeitsbedingungen können nun in Textform übermittelt werden, was die Erfüllung der Nachweispflichten digital ermöglicht. Das Dokument muss zugänglich, speicherbar und druckbar sein. Schickt der Arbeitgeber die Unterlagen, muss er eine Aufforderung zum Empfangsnachweis mitsenden. Praxistipp: Richten Sie hierfür automatische Prozesse ein, um diesen essentiellen Part nicht zu vergessen.

• Sozialgesetzbuch VI (SGB VI): Altersbefristungen in Arbeitsverträgen können nun in Textform abgeschlossen werden. Gleichzeitig bleibt für andere befristete Arbeitsverträge gemäß § 14 Abs. 4 TzBfG weiterhin die Schriftform erforderlich.

• Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG): Elternzeit- und Teilzeitanträge während der Elternzeit können per E-Mail gestellt werden.

• Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG): Arbeitnehmerüberlassungsverträge können in Textform geschlossen werden, zum Beispiel per E-Mail oder Textnachricht. Ausgenommen sind Branchen mit hoher Schwarzarbeitsanfälligkeit (z. B. Baugewerbe). Die neu gewonnene Flexibilität erleichtert es vielen Unternehmen, auch kurzfristig neue Arbeitskräfte zu gewinnen.

• Gewerbeordnung (GewO): Arbeitszeugnisse können mit Zustimmung des Arbeitnehmers digital mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) ausgestellt werden.

• Aufbewahrungspflichten: Die gesetzliche Frist für die Aufbewahrung von Steuerunterlagen wurde von zehn auf acht Jahre gesenkt, mit einer weiteren Reduzierung auf sieben Jahre ab 2026. Diese Maßnahme entlastet insbesondere kleinere Unternehmen und Selbstständige.

Mehr Möglichkeiten für die elektronische Signatur

Das Bürokratieentlastungsgesetz IV ebnet den Weg für eine verstärkte Nutzung der elektronischen Signatur im Geschäftsalltag. Statt der bisher erforderlichen Schriftform, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) unterzeichnet werden musste, reicht nun bei vielen Verträgen die Textform aus, die durch die einfache elektronische Signatur (EES) erfüllt wird. Dadurch wird der gesamte Prozess effizienter und zeitgemäßer gestaltet. Diese Umstellung erleichtert Unternehmen die digitale Dokumentenverarbeitung erheblich und unterstützt die zeitgemäße Abwicklung von Verträgen und Vereinbarungen. Darunter fallen die folgenden Beispiele:

Arbeitsverträge

Bisher:

Arbeitsverträge können ohne besondere Formvorschriften geschlossen werden. Das Nachweisgesetz (NachwG) hat bisher jedoch vorgeschrieben, dass den Angestellten wesentliche Vertragsbedingungen schriftlich vorgelegt werden müssen. Dadurch war kein durchgehender digitaler Prozess möglich, da zumindest die wesentlichen Vertragsbedingungen auf Papier ausgehändigt werden mussten. Viele Unternehmen haben daher auf die elektronische Signatur verzichtet, da die Anforderungen eine vollständige Digitalisierung erschwerten.

Seit Januar 2025:

Die bisher verlangte Schriftform wird im Rahmen der Änderungen zur Textform angepasst. Von nun an können Arbeitsverträge digital verschickt und elektronisch unterzeichnet werden, ohne dass zusätzliche Unterlagen in Papierform vorgelegt werden müssen. Ab jetzt reicht auch eine E-Mail oder ein elektronischer Umschlag mit den wesentlichen Bedingungen, nachdem der Arbeitsvertrag unterzeichnet wurde. Der Arbeitgeber ist jedoch verpflichtet, den Arbeitnehmer zur Bestätigung des Empfangs der Vertragsunterlagen aufzufordern. Diese Änderung stellt sicher, dass beide Parteien die wesentlichen Informationen rechtzeitig erhalten und bestätigt haben, was zu mehr Transparenz führt. Durch die Digitalisierung des gesamten Prozesses werden nicht nur administrative Hürden abgebaut, sondern auch die Kommunikation effizienter gestaltet.

Verträge mit Rentenaltersbezug:

Arbeitsverträge, die mit dem Eintritt des Rentenalters enden, galten bisher als befristet und unterlagen der Schriftformpflicht. Viele Unternehmen nutzten daher die QES. Seit Januar 2025 reicht eine einfache oder fortgeschrittene elektronische Signatur aus. Dies vereinfacht die Verwaltung solcher Verträge und fördert eine reibungslose digitale Abwicklung.

Verträge zu Leiharbeit:

Bei Überlassungsvereinbarungen zwischen Ver- und Entleihern ist künftig die Textform ausreichend, außer in Wirtschaftsbereichen und Wirtschaftszweigen, die in § 2a Absatz 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannt werden. In diesen Fällen bleibt die Schriftform erforderlich. 

Wir haben für Sie einen Workflow beispielhaft skizziert:

Workflow Beispiel

Mietverträge

Auch beim gewerblichen Mietrecht hat das Bürokratieentlastungsgesetz zugunsten der Digitalisierung entschieden. Bisher mussten gewerbliche Mietverträge mit einer Laufzeit von mehr als einem Jahr gemäß §§ 578, 550 BGB schriftlich oder per QES abgeschlossen werden. Wurde dies nicht eingehalten, galt die Vertragslaufzeit als unbefristet und konnte unter Einhaltung der Kündigungsfrist beendet werden.

Das BGB wurde nun dahingehend geändert, dass die Schriftform durch die Textform ersetzt wurde. Mit dieser Neuerung können Immobilienbüros die umfangreichen Unterlagen schnell und einfach digital erstellen, übermitteln und unterzeichnen. Da die Kommunikation häufig per E-Mail erfolgt, können viele Unternehmen Zeit sparen und elektronische Verträge schneller abwickeln. Dies erleichtert den gesamten Prozess und macht ihn flexibler, wodurch insbesondere in der Immobilienbranche von einer erheblichen Effizienzsteigerung profitiert wird.

Fazit: Weniger Bürokratie, mehr Digitalisierung 

Von der Schriftform zur Textform – das Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) bringt Schwung in die Digitalisierung bisher unflexibler Papierarbeiten. Es erleichtert in vielen Bereichen den Einsatz der elektronischen Signatur, allen voran der einfachen elektronischen Signatur (EES) und der fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES), indem die Schriftform aufgehoben wird. Statt „wet ink“ heißt es nun E-Signatur: Dies betrifft unter anderem Arbeits- und Mietverträge, Nachweise und Anträge, die digital abgewickelt werden können. Das BEG IV trägt somit nicht nur zur Reduktion von Bürokratie bei, sondern fördert gleichzeitig die Digitalisierung und eine nachhaltige Arbeitsweise in der Geschäftswelt. Die Umstellung auf digitale Signaturen bedeutet eine grundlegende Veränderung in der Art und Weise, wie Verträge und Dokumente bearbeitet und abgewickelt werden, was den gesamten wirtschaftlichen Prozess zukunftsfähiger und umweltfreundlicher macht.

Lernen Sie Docusign eSignature kennen – und erfahren Sie mehr darüber, wie die elektronische Signatur Ihren Geschäftsalltag erleichtert.