Der Einstellungsprozess: sicher und einfach

Es gab noch nie einen besseren Zeitpunkt, um Ihre Personalabteilung digital zu transformieren . Durch die Automatisierung von Arbeitsprozessen, von der Rekrutierung bis hin zur Fortbildung, kann Ihr HR-Team weniger Zeit für manuelle Prozesse aufwenden und mehr Zeit damit verbringen, strategisch über die Zukunft Ihres Unternehmens nachzudenken.

Das Onboarding ist einer der ersten Berührungspunkte eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin mit Ihrem Unternehmen und kann darüber entscheiden, wie diese Person das Unternehmen und die ersten Wochen im Job erlebt. Richtig durchgeführt, kann der Einstellungsprozess zu niedrigerer Mitarbeiterfluktuation führen. Untersuchungen von Glassdoor zeigen, dass Unternehmen mit einem guten Onboarding-Prozess die Bindung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter um 82 % und die Produktivität um über 70 % erhöhen. Wenn also der Einstellungsprozess ineffizient ist, wirkt sich dies negativ auf die Erfahrung der Mitarbeiter aus. Der Onboarding-Prozess ist komplex, und oft werden neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit unzähligen Formularen und Verträgen begrüßt, die sie ausfüllen müssen.

Ein manueller Onboarding-Prozess kann auch wertvolle Zeit kosten, die Ihr HR-Team für andere, strategisch wichtigere Initiativen verwenden könnte. Der Einstellungsprozess kann für einen neuen Mitarbeiter der erste Indikator dafür sein, wie Ihr Unternehmen funktioniert, und es ist wichtig sicherzustellen, dass sich die Mitarbeiter willkommen fühlen und dass sie wissen, was von ihnen erwartet wird.

Ein effizienter Onboarding-Prozess sollte dazu beitragen

• die Ängste und Bedenken von neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu zerstreuen,

• bürokratische Aufgaben zu minimieren und

• Ihrem HR-Team mehr Zeit für andere Initiativen zu geben, z. B. für die Förderung von Vielfalt und Inklusion oder die Einführung von neuen Sozialleistungsrichtlinien.

Viele Unternehmen haben jedoch ihre Arbeitsabläufe im HR noch nicht transformiert und verharren in manuellen Abläufen. Veraltete Systeme und Software wirken sich negativ auf das Mitarbeitererlebnis aus, was zu unnötigen Verzögerungen und endlosem Papierkram führt. Laut Glassdoor sind nur 12% der Arbeitnehmer mit dem Onboarding-Prozess des Arbeitgebers voll zufrieden. Der Hauptschuldige? Ewig lange Prozesse, in denen die Identität der Mitarbeiter überprüft, gespeichert und schließlich an die zuständigen Behörden zurückgesendet werden müssen. Dieser Vorgang kann Tage dauern, aber ist unentbehrlich.

Durch die Digitalisierung dieses Prozesses kann die Personalabteilung die erforderlichen Einstellungsbestimmungen einhalten und gleichzeitig die Mitarbeitererfahrung priorisieren.

Eine Plattform, bei der Sicherheit an erster Stelle steht

Von Sozialversicherungsnummern bis hin zu Bankinformationen, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stellen ihren Arbeitgebern vertrauliche Daten zur Verfügung, wenn sie eine neue Stelle antreten. Es liegt in der Verantwortung der Personalabteilung, sicherzustellen, dass diese Informationen gespeichert und geschützt werden. Infolgedessen zögern viele Unternehmen, digital zu arbeiten, weil sie befürchten, dass Daten aufgrund wachsender Cyber-Sicherheitsbedrohungen gestohlen werden könnten. Diese Befürchtungen sind nicht unbegründet - Cisco berichtete, dass 53% der mittelständischen Unternehmen eine Verletzung der Datensicherheit erlitten haben.

Die Lösung für mehr Effizienz, Sicherheit und Vertrauen: Digitale Identitätsprüfung

Was ist also die Lösung für die ID-Herausforderung? Eine sichere Plattform zur ID-Überprüfung wie Docusign Identify kann diese Bedenken aus dem Weg schaffen, indem sie eine Vielzahl von Authentifizierungsmethoden zum Überprüfen und Speichern persönlicher Informationen neuer Mitarbeiter anbietet. Docusigns ID-Verifizierungstool in Kombination mit der Verwendung von Docusign eSignature kann es Bewerberinnen und Bewerbern ermöglichen, Formulare elektronisch zu unterschreiben und Mitarbeiter-IDs nahtlos zu erfassen und zu validieren. Die digitale Identitätsüberprüfung kann den Onboarding-Prozess für Remote-Mitarbeiter unterstützen und eine nahtlose Erfahrung für alle schaffen. Docusign Identify unterstützt viele Arten von amtlichen Lichtbildweisen wie Reisepässe, Führerscheine und Personalausweise zusammen mit eID-Programmen.

Personalabteilungen können diese Technologie nutzen, um die amtlichen Ausweise eines neuen Mitarbeiters zu scannen und den Namen in der E-Mail, die sie angegeben haben, mit dem Namen auf ihrer ID zu vergleichen, um die Einhaltung von Sicherheitsüberprüfungs-Protokollen zu gewährleisten. Docusign analysiert sogar bestimmte Ausweis-Funktionen, einschließlich Sicherheitsmarkierungen und Wasserzeichen, um die Gültigkeit sicherzustellen. Das Tool unterstützt europäische und US-amerikanische Ausweise und ist vollständig mit Docusign eSignature integriert. Es macht den Übergang für HR-Teams, die bereits die Docusign Agreement Cloud für HR nutzen, einfach.

Mit der Einführung einer Online-Identitätsprüfung können sich Personalverantwortliche vom manuellen Drucken, Scannen, Kopieren und Abheften der Personalausweise neuer Mitarbeiter verabschieden und Technologie die Arbeit für sie erledigen lassen.

Eine vertrauenswürdige Speicheroption

Sobald die Identifikation eines Mitarbeiters bestätigt ist, ziehen es viele Personalabteilungen vor, eine Kopie des Ausweises zu speichern, damit sie zu einem späteren Zeitpunkt darauf zugreifen können. In einer Docusign-Umfrage gaben 74% der Befragten an, dass ihr Unternehmen die Gültigkeit von Ausweisdokumenten überprüfen muss, aber auch gleichzeitig alle Dokumente gespeichert werden müssen. Mit der ID-Verifizierung und der neuesten Funktion, ID-Evidence, können alle vertraulichen Mitarbeiterinformationen, einschließlich Fotos, sicher in der Cloud gespeichert werden. Das bedeutet, dass Personalmanager alles an einem Ort finden können, anstatt sich auf zufällige Ablagesysteme zu verlassen.

Docusign lässt sich in mehr als 350 Systeme integrieren, darunter Greenhouse, SAP, Workday und Oracle. So kann die Personalabteilung Mitarbeiterdokumente in ihren vorhandenen HR-Systemen optimieren und speichern. Dies erleichtert Unternehmen die Implementierung der Docusign Agreement Cloud.

Durch diese kleinen Änderungen können Unternehmen manuelle Aufgaben verringern und einen sicheren und überschaubaren Ansatz für den Einstellungsprozess einführen, was zu einer strategischen Personalabteilung und glücklicheren Mitarbeitern führt.