Angebot schreiben: Hierauf sollte geachtet werden

Es ist soweit: Die ersten potentiellen Kundinnen und Kunden zeigen Interesse an Ihren Produkten oder Dienstleistungen. Jetzt heißt es: Ein Angebot verfassen. Doch auch zu Beginn der Akquise macht es Sinn, ein Angebotsschreiben-Muster aufzusetzen, das Sie bei neuen Anfragen verwenden können. Doch was gehört alles in ein Angebot und wie sieht es mit dem Format aus? Alles, worauf Sie beim Angebot schreiben achten müssen, verraten wir Ihnen hier.

Darum ist das Angebot so wichtig

Wenn Sie ein Angebot schreiben, gehen Sie einen ersten Schritt Richtung Vertragsabschluss. Entsprechend spielt das Angebot eine große Rolle, mit dem Sie einem neuen Projekt näherkommen. Meist ist zwar das Preis-Leistungs-Verhältnis der ausschlaggebende Punkt bei der Zusammenarbeit. Dennoch geben professionelle Angebote einen großen Pluspunkt und spiegeln bereits die Zuverlässigkeit und Genauigkeit Ihrer Arbeitsweise wider.

Legen Sie deshalb Wert darauf, alle Pflichtangaben und alle relevanten Inhalte in Ihr Angebotsschreiben mit aufzunehmen, eine genaue Beschreibung der Positionen vorzunehmen und auf eine klare Gliederung zu achten. Denn auch das macht am Ende ein gutes Angebot aus.

Rechtliche Grundlagen zum Angebotsschreiben

Das Bürgerliche Gesetzbuch regelt die wichtigsten Punkte, die beim Angebote schreiben berücksichtigt werden müssen. Hierzu gehören:

• § 145 Bindung an den Antrag (BGB): Wenn Sie ein Angebot erhalten, sind Sie an dieses Angebot gebunden. Es sei denn, die Verbindlichkeit wurde explizit ausgeschlossen. Ausnahmen können Freizeichnungsklauseln bilden, die das Angebot einschränken und sie zu unverbindlichen Angeboten machen. Hier gibt es keine rechtliche Bindung, sie werden deshalb auch freibleibende Angebote genannt. Übrigens: Wenn Sie ohne Anfrage ein Angebot verschicken, beispielsweise mit einem besonderen Rabatt für Ihre Stammkundschaft, bezeichnet man dies als unverlangtes Angebot.

• § 148 Bestimmung einer Annahmefrist (BGB): Legen Sie ein Datum fest, bis wann das Angebot gültig ist. Ansonsten handelt es sich um ein unbefristetes Angebot, bei dem Sie den angegebenen Preis auf Dauer gewährleisten müssen.

• § 146 Erlöschen des Antrags (BGB): Das Angebot gilt, bis es abgelehnt wird oder die angegebene Frist abläuft.

• § 147 Annahmefrist (BGB): Nach dieser Frist besteht kein Anspruch mehr, das Angebot nachträglich annehmen zu können. Diese Regelung betrifft nicht nur schriftliche, sondern auch mündliche Angebote.

Angebot schreiben Schritt für Schritt

Aus den rechtlichen Grundlagen für Angebote ergeben sich einige Pflichtangaben, die es beim Angebot schreiben zu beachten gilt. Ein Vorteil für Sie ist, dass Sie viele dieser Informationen aus dem Angebot später in die Rechnung mit übernehmen können, genaues Arbeiten lohnt sich also doppelt.

Das gehört alles mit in das Angebot:

• Firmenanschrift: Die Adresse Ihrer Firma können Sie ganz einfach in einen Briefkopf übernehmen, den Sie bei jedem Dokument einsetzen. Hierzu gehören: (Firmen-)Name, Adresse, PLZ und Ort. Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse sind optionale, aber durchaus hilfreiche Angaben, auch wenn Sie das Dokument per E-Mail versenden.

• Angebotsdatum: Das Datum spielt eine wichtige Rolle, weil Ihr Angebot ab diesem Zeitpunkt gültig ist. In einem Dokumentenmanagementsystem können Sie beispielsweise eine automatische Reminder-Funktion einstellen, um gegebenenfalls bei Ihrer Kundschaft eine Rückmeldung einzuholen.

• Angebotsnummer: Wie auch bei der Rechnungsnummer handelt es sich hier um eine fortlaufende, einmalig vergebene Nummer.

• Kontaktdaten des potentiellen Kunden und Anschreiben: Auch hier sollten Name, Adresse und Anschrift enthalten sein. Eine persönliche Anschrift kann zudem eine direkte Verbindung herstellen und zusammen mit einem individuellen Anschreiben einen Pluspunkt bilden. Ein Betreff, der das Wort Angebot enthält, hilft zudem später beim Wiederfinden und Archivieren der Unterlagen.

• Beschreibung der Dienstleistung bzw. Ware und Preis: Hierbei darf es gerne ins Detail gehen: Bezeichnung, Qualität, Preis und Menge sollten eindeutig nachvollziehbar sein. Wenn Sie ein Angebot für Dienstleistungen schreiben, ist eine genaue Kostenübersicht wichtig. Der Stunden- bzw. Tagessatz, mögliche Kosten für die Anfahrt etc. sollten übersichtlich aufgelistet sein. Der Preis wird immer netto und brutto angegeben. Sofern vorhanden: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Handelsregisternummer bzw. Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG.

• Rabatte, Angebote und Aufschläge: In der Kostenübersicht listen Sie auch Rabatte oder Angebotspreise mit auf. Sie können hierzu entweder eine Prozentangabe oder einen fixen Betrag abziehen. Im Gegenzug können natürlich auch Aufschläge wie Nachtpauschalen, Eilzuschläge etc. hinzukommen. Diese vermerken Sie ebenfalls in der Kostenaufstellung.

• Lieferbedingungen, Lieferkosten und Verpackung bei Versand: Hier sollten Versand- und voraussichtlicher Liefertermin genannt werden und ebenso, wer die Kosten für den Versand übernimmt und wie hoch diese sind. Auch bei Dienstleistungen ist ein Lieferdatum relevant – nehmen Sie im Angebot mit auf, wann Sie die vereinbarte Leistung erbringen bzw. den Auftrag erfüllen.

• Zahlungsbedingungen: Teilen Sie Ihren Kunden mit, in welchem Zeitrahmen die Zahlung getätigt werden muss und welche Modalitäten gelten. Sie können Ihre Kontodaten optional angeben. Dies bietet sich zum Beispiel in der Fußzeile an, die Sie auch später für die Rechnung verwenden können.

• Gültigkeit: Dieser Punkt ist besonders wichtig, da Ihr Angebot rechtlich bindend ist und ohne Angabe zur Gültigkeit zeitlich unbefristet verfügbar wäre. Stecken Sie den Zeitraum realistisch, aber nicht zu großzügig ab, um lange Wartezeiten zu vermeiden.

• Hinweis auf AGB: Wenn Sie allgemeine Geschäftsbedingungen haben, sind Sie verpflichtet, auf diese hinzuweisen. Wenn Sie keine haben, können Sie diesen Punkt jedoch vernachlässigen und müssen in der Regel auch keine AGB aufsetzen.

Wie geht es nach dem Angebot schreiben weiter?

In einem persönlichen Gespräch haben Sie bereits alle Modalitäten geklärt und setzen das Angebot nur noch entsprechend auf. Im besten Fall nimmt die Kundin bzw. der Kunde das Angebot innerhalb weniger Tage an und es kommt ein Vertrag mit elektronischer Signatur zustande. Dann müssen Sie nur noch eine Rechnung für die erbrachte Leistung erstellen und haben den Auftrag abgeschlossen.

Leider kann sich der Zeitraum von der Angebotserstellung bis zur Annahme bzw. Absage etwas hinziehen. Mit der Gültigkeitsangabe im Angebotsschreiben können Sie hier bereits einen Rahmen feststecken. Besser ist es jedoch, noch bevor die Frist abläuft, nachzufragen und Rückmeldung über den aktuellen Status einzuholen. Mit Docusign Contract Lifecycle Management behalten Sie den Stand Ihrer Unterlagen stets im Blick und sparen dank automatisierter Prozesse viel Zeit.

Fazit

Mit einer angepassten Vorlage und vorab geführten Verhandlungen über die Inhalte können Sie das Schreiben von Angeboten innerhalb kurzer Zeit erledigen. Viele Pflichtangaben können Sie in der Kopf- oder Fußzeile Ihrer Dokumente hinterlegen und dadurch Zeit sparen. Es lohnt sich jedoch, Ihren Kunden im Angebot persönlich anzusprechen und alle Angaben nachvollziehbar und ordentlich zu hinterlegen, um gut in die Zusammenarbeit zu starten. Docusign Insight kann Ihnen dabei helfen, Ihre Angebote und Verträge intelligent zu analysieren und versteckte Risiken oder Chancen aufzudecken.

Haftungsausschluss: Die hier geäußerten Meinungen und Informationen dienen lediglich allgemeinen Informationszwecken und sollten nicht als rechtliche Beratung verstanden werden. Bei rechtlichen Fragen oder Anliegen empfehlen wir, einen qualifizierten Rechtsanwalt zu Rate zu ziehen.