Optimale Dokumentenverwaltung

Die Vision des papierlosen Büros ist klar: Papierberge sollen digitalen Dokumentendateien Platz machen, immer abrufbar, immer zuordenbar, immer ressourceneffizient. Die Vorteile sind offensichtlich, aber was macht eine erfolgreiche Dokumentenverwaltung wirklich aus? Und welche Möglichkeiten und Tools gibt es, um einfach und ressourcensparend Dokumente effizient zu verwalten?

Finden Sie heraus, wie Sie die Herausforderung der effizienten Dokumentenverwaltung meistern und Ihre Dokumente einfach, zeitsparend und umweltfreundlich verwalten.

Die Herausforderung: sichere Verwaltung von relevanten Informationen und wichtigen Dokumenten

Vom Einzelunternehmer über den Mittelstand bis hin zum großen Konzern: In Deutschland stehen alle vor der Herausforderung, unterschiedliche Arten von Dokumenten effizient und rechtskonform zu verwalten. Die Pandemie hat noch einmal deutlich gezeigt, dass das Aktenarchiv und die Schreibtischschublade kein gangbarer Weg mehr sind für Unternehmen. Die digitale Dokumentenverwaltung mit elektronischen Signaturen setzt dem ein Ende.

So funktioniert die digitale Verwaltung aller Arten von Dokumenten

Ob einzelne Dokumente, die eingescannt wurden, oder bereits elektronisch vorliegende Dokumente (beispielsweise aus E-Mails im PDF-Format) – eine effiziente digitale Dokumentenverwaltung deckt die Verwaltung unterschiedlicher Arten von Dokumenten ab.

Anstatt einen Mix aus gedruckten Dokumenten in Papierform im Aktenordner aufzubewahren, scannen Sie Ihre Dokumente ein und legen diese in entsprechende Ordner ab. Kleiner Tipp: Da viele behördlichen Dokumente auch ohne handgeschriebene Unterschrift gültig sind, ist die Problematik Original versus Kopie wichtiger Dokumente inzwischen meist hinfällig. Aber Achtung: Werfen Sie nie Dokumente weg, die Sie eventuell doch im Original behalten sollten.

Digital ja, aber es gibt einen Haken daran. Das Einscannen einzelner Dokumente, in Kombination mit gängigen digitalen Tools wie Excel oder Dateiverzeichnissen auf Servern, schafft Abhilfe beim Papierchaos. Ungelöst bleibt aber das Problem, vor das uns große Mengen an Daten stellen: Auch die Verwaltung digitaler Dokumente ist aufwendig und zeitraubend.

Die Lösung: Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) zur Verwaltung digitaler Dokumente

Vom Scannen bis zum Archivieren: Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ermöglicht digitale, automatisierte Prozesse für die zeitgemäße Verwaltung digitaler Dokumente. Ganz gleich ob Angebot, Foto, Rechnung, Lieferschein oder E-Mail: Eine gute Dokumentenmanagement-Software vereinfacht jeden Schritt bei der Verwaltung unterschiedlicher Arten von Dokumenten.

Ein DMS liefert die Basis für eine übersichtliche Dokumentenverwaltung, indem alle Anwenderinnen und Anwender alle relevanten Informationen im System finden und bearbeiten können. Mithilfe von OCR Texterkennung lesen Sie selbst Bilddateien und gescannte Dokumente automatisch ein, um sie nach wichtigen Informationen zu durchsuchen. Intelligente Dokumentenmanagement-Systeme und Vertragsmanagement-Software von Anbietern wie Office Manager oder Docusign stellen den Dreh- und Angelpunkt für alle Informationen und Dokumente im Unternehmen dar für das Next-Level der digitalen Dokumentenverwaltung. Dabei wird auch die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO berücksichtigt.