Mit intelligenten Tools Herausforderungen in der modernen Beschaffung lösen

Das Beschaffungsmanagement ist komplex, und die heutigen Beschaffungsteams müssen zahlreiche Herausforderungen in einer sich ständig verändernden Betriebs-Landschaft bewältigen. In diesem Beitrag gehen wir auf einige der Hürden ein, die Beschaffungsteams an einem effizienten Arbeiten hindern, und erkunden, wie intelligente Beschaffungslösungen Unternehmen einen Mehrwert bieten können. Die Docusign Agreement Cloud ist für innovative Beschaffungsteams konzipiert, die agile Workflows entwickeln möchten. 

Einfacher Zugriff auf Vereinbarungen und Verträge

Nur sehr wenige Unternehmen haben alle ihre Verträge an einem einzigen, allgemein zugänglichen Ort gespeichert. Oftmals sind Verträge dezentral und in mehreren Systemen gespeichert. Einige Beschaffungsoptionen und Vertrags-Repositorys erschweren das Weiterleiten und Synchronisieren von Informationen. 

In einer im Januar 2020 von Docusign in Auftrag gegebenen Studie von Forrester Consulting gaben nur 6% der Führungskräfte aus der Beschaffung an, dass sie Verträge an Orten speichern, an denen sie mithilfe von Technologie leicht durchsucht und analysiert werden können.

Dies führt zu Problemen, wenn Verträge aktualisiert werden müssen, um neue geschäftliche oder regulatorische Anforderungen zu erfüllen, oder wenn Daten hinsichtlich Risiken in bestehenden Verträgen analysiert werden sollen. Docusign Insight kann Ihre Dokumente in einer einzigen, durchsuchbaren Datenbank zusammenführen. Insight verfügt über integrierte OCR-Funktionen (optische Zeichenerkennung), sodass sogar Bilder von Dokumenten in durchsuchbare Verträge umgewandelt werden können. Das Tool trägt Verträge aus dem gesamten Unternehmen zusammen und ermöglicht es Beschaffungsteams, auf alle Verträge zuzugreifen und diese umfassend einzusehen. Dank dieser Funktion können Teams darauf vertrauen, wichtige Vertragsbedingungen schnell zu finden, um geschäftliche und rechtliche Fragen zu beantworten.

Vertragsgenauigkeit und Vertrauen

Korrekte Verträge sind für alle Unternehmen wichtig. Manchmal kann die manuelle Dateneingabe zu Fehlern, fehlenden Informationen oder Inkonsistenzen führen. Mitarbeiter müssen den in einem zentralen System gespeicherten Informationen vertrauen können. Bei Verträgen von Dritten können sie deren Vorlage mit unterschiedlicher Terminologie und eigenen Klauseln verwenden. Wenn Organisationen Verträge von mehreren Unternehmen haben, kann dies das Vertrauen in Suchergebnisse beeinträchtigen. Docusign Insight analysiert Verträge mit KI-Verarbeitung: Es verwendet eine Kombination aus NLP (natürliche Sprachverarbeitung), latenter semantischer Indexierung und weiteren Technologien des maschinellen Lernens. 

Durch die Verwendung von KI können Beschaffungsteams Verträge anhand von Konzepten statt nur auf der Basis von Schlüsselbegriffen durchsuchen und filtern. Dank dieser Funktion kann ein Vertrag auch dann gefunden werden, wenn eng gefasste Suchbegriffe keine Ergebnisse liefern. Basierend auf mit Docusign CLM generierten Verträgen und Docusign Insight können Vorlagen für Dokumente erstellt werden, die einheitlich und einfach zu durchsuchen sind. Die Nutzung einer KI-Lösung kann das Fehlerpotenzial verringern, die Genauigkeit erhöhen und Beschaffungsteams durch weniger manuelle Arbeiten Zeit für andere Tätigkeiten geben. Außerdem ist es für Beschaffungsteams deutlich einfacher, Inhalte von Verträgen zu analysieren. 

Berichte über Vertragsbedingungen

Die Berichterstattung ist ein entscheidender Aspekt einer Beschaffungsfunktion – Mitarbeiter müssen in der Lage sein, die Auswirkungen ihrer Arbeit aufzuzeigen und ihre Funktion als strategische Führungsrolle im Unternehmen darzustellen. Teams müssen über die Auswirkungen ihrer Prozesse berichten, die Leistung messen und Stärken und Schwächen identifizieren können. Eine regelmäßige Berichterstattung ist eine Notwendigkeit für erfolgreiche Beschaffungsteams. Insight bietet benutzerdefinierte Dashboards mit integrierter Datenvisualisierungstechnologie für eine wirkungsvolle Berichterstattung. Mithilfe der Technologie können Teams Berichte mit Leichtigkeit erstellen und kritische Bedingungen hervorheben, ohne dass Programmierkenntnisse oder intensive Schulungen erforderlich sind. So verfügen Teams über die nötigen Funktionen, um Trends zu erkennen und Abweichungen schnell zu entdecken.

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