OCR (optische Texterkennung) einfach erklärt

Wer früher ein Foto von einem Text gemacht hat, konnte dieses zwar lesen, es aber nicht weiter textlich verarbeiten. OCR Software macht genau das möglich. Ganz gleich, ob Sie ein gedrucktes Manual, ein Foto oder ein altes Fax in ein schreibbares Dokument umwandeln möchten, mit einem OCR Scanner stehen Ihnen die gewünschten Bilder bzw. PDF Dateien zum Bearbeiten bereit.

Ihren Ursprung hat die optische Texterkennung in der Unterstützung sehbehinderter Menschen. Mittlerweile hat sich die Technik weiterentwickelt und deutlich verbessert – und sich damit in ganz neuen Bereiche durchgesetzt. Erfahren Sie hier mehr über die die OCR Texterkennung und wie Sie davon profitieren können.

Was bedeutet OCR? Optical Character Recognition

Die Abkürzung OCR bedeutet Optical Character Recognition. Um die OCR Technologie zu verstehen, hilft folgendes Beispiel: Ohne OCR Texterkennung kann Ihr Rechner nicht unterscheiden, ob Sie ein Bild vom Teamevent hochladen oder einen Arbeitsvertrag einscannen. Der Computer erkennt gescannte Unterlagen anhand der Pixel, er kann das Dokument aber nicht lesen.

Bisher – denn jetzt erkennt die optische Zeichenerkennung bzw. die OCR Software die einzelnen Buchstaben aus gedrucktem Text. Gescannte Dokumente werden so maschinell lesbar. Dies ermöglicht Ihnen, den erkannten Text zu bearbeiten und zu durchsuchen. Elektronische Signaturen können so auch auf gescannten Dokumenten effizienter verarbeitet werden.

So nutzen Sie die OCR Technologie

Um digitale Dokumente oder papiergebundene Unterlagen umzuwandeln, brauchen Sie einen Scanner mit OCR Funktion, einen sogenannten OCR Scanner. Auch Desktop-Varianten oder cloudbasierte Lösungen bieten die Möglichkeit, die Datei in ein einfaches Textdokument umzuwandeln.

Für Unternehmen bedeutet dies, dass vor allem alte Papierdokumente, die aktualisiert und bearbeitet werden sollen, durch das Scannen mit der OCR Texterkennung als digitale Text-Datei zur Verfügung stehen. Die Zeitersparnis ist dabei immens: Durch das Einscannen fällt das Abtippen weg, zudem ist diese Variante deutlicher sicherer. Natürlich können Sie auch eine PDF Datei oder alle anderen Unterlagen mit einem OCR Scanner umwandeln. Docusign eSignature kann diese digitalisierten Dokumente weiter optimieren und den Signaturprozess beschleunigen.

Was ist der Unterschied zwischen OCR und ICR?

Wie bereits beschrieben steht OCR für Optical Character Recognition, die Abkürzung ICR bedeutet Intelligent Character Recognition. Während bei OCR die automatische Texterkennung von eingescannten Dokumenten, die maschinell erstellt wurden, im Fokus steht, werden bei ICR handgeschriebene Unterlagen gelesen. Diese automatische Erkennung erweist sich als deutlich schwieriger, da der Abgleich von Buchstaben und Zeichen bei dieser Variante weitaus umfangreicher ist.

Wie funktioniert die Online Texterkennung mit OCR?

Das Erkennen und Umwandeln der Textelemente erfolgt in mehreren Schritten. Wir haben es hier einfach und verständlich für Sie zusammengefasst:

Im ersten Schritt wird eine Layoutanalyse vorgenommen. Diese beinhaltet den Seitenaufbau und die Unterscheidung von Bild-, Seiten- und Textelementen sowie den Aufbau des Dokuments beispielsweise durch Absätze.

Im nächsten Schritt findet nun die Aufspaltung von Textblöcken in Sätze und von Wörter in einzelne Buchstaben statt. Sie werden mit Mustern aus Nachschlagewerken und dem Lexikon abgeglichen, um so möglichst genaue Ergebnisse zu liefern. Innerhalb kürzester Zeit erfolgt der Abgleich mit den Mustern aus der Datenbank.

Nachdem sie decodiert wurden, werden Sie im Anschluss wieder kombiniert zusammengesetzt und an die ursprüngliche Stelle im Text gesetzt. Nun ist das Textdokument fertig und kann von Ihnen bearbeitet werden. Digitale Signaturen können dann auf diesen Dokumenten angewendet werden, um ihre Authentizität zu gewährleisten.

Hast Word eine OCR-Funktion?

Viele Microsoft Word Benutzer suchen nach einer integrierten OCR-Funktion - doch seit der Version 2010 bietet Word keine native Texterkennung mehr an. Für die Umwandlung von Bildern in bearbeitbaren Text können Sie stattdessen die kostenlose Microsoft Lens App verwenden.

Diese mobile Anwendung ermöglicht es Ihnen, Dokumente mit der Smartphone-Kamera zu erfassen und direkt als editierbare Word-Datei zu speichern. Alternativ bieten sich auch Online-OCR-Dienste oder professionelle Tools wie Adobe Acrobat Pro an.

Docusign unterstützt Sie dabei, die konvertierten Dokumente nahtlos in Ihre Vertragsprozesse zu integrieren. Mit unserer automatisierten Workflow-Technologie können Sie gescannte Unterlagen effizient verarbeiten und zur Unterschrift bereitstellen.

Ist OCR kostenlos?

Auf dem Markt finden Sie zahlreiche kostenlose OCR-Lösungen mit unterschiedlichem Funktionsumfang. Webbasierte Dienste eignen sich besonders für gelegentliche Nutzung und kleine Dokumentenmengen.

Für Windows-Nutzer stehen mehrere kostenlose Desktop-Programme zur Verfügung, die auch offline funktionieren. Ein praktischer Ansatz ist die Kombination aus Online- und Desktop-Tools - so bleiben Sie flexibel bei unterschiedlichen Anforderungen.

Beachten Sie bei der Auswahl folgende Beispiele: Während kostenlose Versionen oft auf wenige Seiten oder bestimmte Dateiformate beschränkt sind, bieten Professional-Versionen erweiterte Funktionen wie 64-Bit-Unterstützung oder Stapelverarbeitung. Ein häufiges Problem bei Gratisversionen ist die begrenzte Genauigkeit bei komplexen Layouts.

Wichtige Informationen zur Sicherheit: Prüfen Sie bei Online-Diensten die Datenschutzrichtlinien, besonders wenn Sie vertrauliche Dokumente verarbeiten. Lokale OCR-Software bietet hier oft besseren Schutz Ihrer Daten.

Wie genau werden die Texte aus Bild (JPG) oder PDFs gescannt und per OCR erkannt?

Die Genauigkeit der OCR-Texterkennung hängt von mehreren technischen Faktoren ab. Moderne Scan-Algorithmen arbeiten mit einer Auflösung von mindestens 300 dpi, um selbst kleine Schriftarten präzise zu erfassen.

Die Qualität der Ergebnisse wird durch intelligente Vorverarbeitung optimiert: Automatische Kontrastverstärkung und Bildentzerrung sorgen für bessere Lesbarkeit. Maschinelles Lernen ermöglicht dabei eine Erkennungsrate von über 99% bei standardisierten Geschäftsdokumenten.

Bei mehrsprachigen Dokumenten analysiert die Software zunächst die Sprachregionen und wendet dann spezifische Erkennungsmuster an. Docusigns OCR-Technologie unterstützt dabei mehr als 50 Sprachen und erkennt automatisch verschiedene Schriftarten - von modernen Serifenschriften bis zu älteren Drucktypen.

Besseres Vertragsmanagement mit Docusign und OCR

Auch Docusign nutzt die OCR Texterkennung und optimiert damit Ihr Vertragsmanagement. Unsere KI analysiert die Inhalte Ihrer Verträge und kann diese auf mögliche Fehler oder Konflikte mit Compliance-Vorgaben überprüfen. Erfahren Sie hier mehr über Docusign Insight und holen Sie die neueste Technologie in Ihr Unternehmen. Docusign CLM kann Ihnen dabei helfen, den gesamten Vertragszyklus zu optimieren und zu automatisieren.