9 Fragen und Antworten zur elektronischen Signatur

Das Docusign Deutschland Team ist auf vielen Events im Namen der digitalen Transformation unterwegs und tauscht sich dabei immer wieder angeregt mit Besuchern, Kunden und Partnern wie SAP oder Salesforce aus . Sehr oft geht es in den Gesprächen um das Thema elektronische Signatur und inwiefern diese in Deutschland funktioniert und Unternehmen, ob klein oder groß, verhilft die Kundenzufriedenheit zu steigern.

Die am häufigsten gestellten Fragen haben wir zusammengefasst und folgend beantwortet.

1. Ich möchte mehrere Dokumente von mehreren Empfängerinnnen und Empfängern unterschreiben lassen. Kann ich auch mehrere Dokumente an einen Empfänger senden?

Auf jeden Fall. Mit Docusign eSignature können Sie ein Dokument oder gleich mehrere als Teil einer einzelnen Transaktion senden. Ob nur ein Empfänger oder gleich mehrere die Dokumente unterschreiben sollen, spielt für Docusign keine Rolle. Alles was dafür notwendig ist, sind ein paar Mausklicks und ab geht die Post.

2. Welche Arten von Dokumente können elektronisch unterschrieben werden?

Die meisten gängigen Verträge und Formulare können elektronisch unterzeichnet werden. Beispiele für Dokumente, die elektronisch signiert werden können, sind Geheimhaltungsvereinbarungen, Kaufaufträge, Lieferantenvereinbarungen, Versicherungsansprüche und Einstellungsverträge.

3. Ich möchte Docusign in den bereits bestehenden Geschäftssystemen einsetzen, mit denen unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vertraut sind. Was sind die häufigsten Integrationen?

Docusign arbeitet mit einigen der weltweit führenden Plattformen zusammen und bietet vorgefertigte Integrationen mit über 400 verschiedenen Partneranwendungen und -systemen. Zu den am häufigsten verwendeten Integrationen gehören Salesforce, Microsoft (einschließlich Office 365, SharePoint, Outlook und Dynamics), SAP (einschließlich Ariba und Success Factors) und Google.

4. Muss man das Dokument jedes mal erst einrichten bevor man es versenden kann?

Mit Docusign können Sie ganz einfach Vorlagen erstellen um diesen Vorgang zu beschleunigen. Nachdem eine Vorlage erstellt wurde, kann das Dokument an alle gewünschten Parteien versendet werden.

5. Was passiert mit all den signierten Dokumenten, die Docusign verwaltet? Wo werden sie gespeichert?

Docusign ist eine Cloud-basierte Lösung und nutzt lokale Rechenzentren, um unseren Service für unsere Kundinnen und Kunden zu hosten. Somit wird sicher gestellt, dass alle Ihre Daten und Dokumente im Land bleiben und den Anforderungen für die Datenresidenz entsprechen. Wir haben dafür Rechenzentren in Europa, den USA, Kanada und Australien.

6. Wie sicher sind Ihre Authentifizierungsmethoden? Mit anderen Worten, woher weiß Docusign, dass die Person, die ein Dokument signiert, wirklich auch die Person ist, die sie vorgibt zu sein?

Docusign identifiziert den Unterzeichner eines Dokuments auf mehrere Arten. Bei allen Dokumenten und Vereinbarungen erfasst Docusign den Namen, die E-Mail-Adresse, die IP-Adresse, das Datum und die Uhrzeit der Aktivitäten jedes Empfängers im Zusammenhang mit einer Transaktion innerhalb eines Übertragungsprotokolls. Sie können strengere Zwei-Faktor-Authentifizierungsmethoden wie SMS-Authentifizierung, wissensbasierte Authentifizierung oder ID-Prüfungen hinzufügen (z. B. Überprüfung eines Führerscheins oder Reisepasses).

Sobald eine Vereinbarung abgeschlossen wurde, kann sie von Docusign als PDF mit einem manipulationssicheren Siegel versehen (digitales Zertifikat) heruntergeladen werden. Dieses Siegel zeigt Ihnen an, ob das Dokument seit dem letzten Herunterladen verändert wurde.

Docusign verwendet branchenweit bewährte Verschlüsselungsstandards, um sicherzustellen, dass Ihre Daten und Dokumente am Server und während einer Übertragung verschlüsselt sind.

7. Wir möchten, dass unser Kunde ein Dokument unterschreibt, wenn wir uns persönlich gegenüber sitzen. Ist das möglich?

Aber natürlich. Docusign unterstützt auch das „physische Signieren". Sie können die Vereinbarung bei Ihrem persönlichen Treffen auf einem Tablet oder einem anderen Gerät anzeigen und Ihren Kunden bitten, sich auf dem Gerät anzumelden. Mit wenigen Klicks ist der Vertrag unterschrieben.

8. Benötigen alle Unterzeichnerinnen und Unterzeichner eine E-Mail-Adresse?

Ja. Alle Personen, die eine Docusign-Transaktion empfangen und unterzeichnen möchten, benötigen ihre eigene E-Mail-Adresse, da wir ihre E-Mail-Adresse als primäre Methode zur Identifizierung verwenden. Wie bereits erläutert, erfassen wir auch den Namen, die IP-Adresse des verwendeten Geräts sowie das Datum und die Uhrzeit der Transaktion als zusätzlichen Nachweis.

9. Was passiert, wenn zwei Unterzeichner sich eine E-Mail-Adresse teilen?

Auch für diesen Fall hat Docusign vorgesorgt: Docusign erfasst nämlich auch den Namen und die IP-Adresse des Geräts, auf dem ein Dokument unterzeichnet wurde. Mit diesen zusätzlichen Informationen kann jeder einzelne Empfänger einer Transaktion identifiziert werden.

Wenn Sie ein Dokument an zwei Personen senden möchten, die sich eine E-Mail-Adresse teilen, müssen Sie im Rahmen der Transaktion zwei verschiedene Empfänger einrichten - verwenden Sie deren unterschiedlichen Namen, aber für jeden Empfänger dieselbe E-Mail-Adresse.

Sie können dann jedem dieser Empfänger Aktionen (wo unterschreiben werden soll usw.) zuweisen. Separate E-Mails werden dann adressiert und an jeden Empfänger zum Signieren gesendet, auch wenn sie an dieselbe E-Mail-Adresse gesendet werden.