Quais são as principais vantagens da assinatura eletrônica?

É muito mais fácil compreender as vantagens da assinatura eletrônica dentro do contexto de evolução permanente no qual as empresas (ainda que forçosamente) estão inseridas. Então, é isso que vamos fazer a partir de agora!

Se você tem mais de 30 anos, certamente viu a velocidade com a qual as câmeras digitais engoliram as empresas de filme fotográfico. Viu também o streaming dizimar as videolocadoras e talvez até tenha visto, ainda na infância, as fabricantes de máquinas de escrever fecharem as portas, diante da comodidade do computador pessoal.

Assim é o “darwinismo empresarial”, uma espécie de seleção natural que não perdoa os hesitantes quando o assunto é tecnologia e inovação. Estamos diante de mais um caso iminente de mutação e, no epicentro, temos a assinatura eletrônica.

Já existem empresas multiplicando exponencialmente seu faturamento com o simples implemento dessa forma de autenticação. Mas quais são as vantagens da assinatura eletrônica? Apresentamos algumas delas a partir de agora!

Segurança da informação

Peça para algum especialista em transformação digital citar as vantagens da assinatura eletrônica. Provavelmente, a primeira expressão que virá à mente será “segurança de dados”. E nem poderia ser diferente.

Segundo pesquisa da Serasa Experian, a cada 15 segundos, alguém tenta cometer uma fraude utilizando documentos falsos. E o que faz esse mercado de falsificações girar em alta intensidade é justamente a facilidade de forjar uma assinatura feita à caneta.

Convenhamos, em uma era em que discutimos computação neuromórfica, impressoras 3D e até internet interplanetária, qual o sentido de sua empresa continuar assinando contratos como se fazia no século 16?

Concorda que, em um ambiente cada vez mais digital, todos os processos corporativos tendem a ter seu ciclo completo na forma virtual? Mas como dar esse start de inovação em sua empresa se a assinatura à caneta empurra todos os seus procedimentos para o mundo “analógico”, com impressoras, escaneamentos, extravios, chancelas notariais e motoboys?

O preço do obsoletismo é inevitavelmente a perda de espaço no mercado. Nesse caso, isso se dá tanto pela perda de velocidade quanto pela insegurança inerente aos procedimentos físicos.

Se seu concorrente permite que o cliente assine contratos com um simples “aceite digital” em sua página, ou remete por e-mail um link para assinatura eletrônica, em plataforma criptografada e com diversas camadas de segurança algorítmica, a maior confiabilidade do rival provavelmente vai desidratar sua força no mercado.

Sustentabilidade

Uma das principais vantagens da assinatura eletrônica é o impacto ao meio ambiente. E um exemplo interessante sobre isso pode ser dado pela CVC, maior operadora de turismo do Brasil. Por incrível que pareça, a empresa, até alguns anos, perdia tempo e produtividade com o fluxo de processos em papel.

Para piorar, do ponto de vista ambiental, os procedimentos analógicos não eram os mais recomendados, haja vista que cada contrato gerava em torno de 14 páginas (2 vias = 28 páginas). Imagine o volume de papel que a empresa gastava por ano, contribuindo, inconscientemente, para a ampliação do desmatamento?

Em uma era em que as discussões sobre aquecimento global e responsabilidade ambiental saem do campo subjetivo para a incumbência concreta de cada agente social, não dá para ignorar essas questões, inclusive porque seus consumidores estão atentos à postura adotada pelas suas empresas favoritas em relação a esses temas.

Quem confirma isso é uma pesquisa feita pela Union + Webster, que revelou que 87% dos consumidores brasileiros preferem comprar produtos/serviços de empresas sustentáveis. Além disso, o mesmo estudo ainda aponta que 70% dos entrevistados não se importam em pagar um pouco mais por isso.

Vale lembrar que um eucalipto rende de 20 mil a 24 mil folhas de papel A4, sendo que são necessárias cerca de 11 árvores para produzir 1 tonelada de papel. Para piorar, não se trata apenas da derrubada de árvores.

Cada folha de papel gasta em torno de 10 litros de água. Basta fazer as contas e ver o tamanho do estrago, considerando que a produção nacional de celulose se encontra na faixa de R$ 19,5 milhões de toneladas/ano.

E se sua empresa não é digital, tenha certeza de que ela tem parte nesses números. Seus clientes a cobrarão, ou pior, podem silenciosamente trocá-la por uma concorrente com iniciativas visíveis de desenvolvimento sustentável. Entre as vantagens da assinatura eletrônica está a sinalização de comprometimento ambiental aos seus stakeholders.

Agilidade nas atividades

Você é advogado? Então, deve se lembrar quanto tempo perdia redigindo procurações e petições que precisavam ser assinadas fisicamente pelo seu cliente (até a implantação do PJe).

Depois, era preciso ir ao setor de distribuição do fórum para, após muitas semanas, ver sua petição se tornar um processo. A partir daí, cada nova demanda exigia novos protocolos, novas semanas de espera e, no meio disso tudo, muitos extravios.

Tudo isso foi sanado com a Lei nº 11.416/2006, marco da informatização do processo judicial (PJe). Agora, sua procuração pode ser assinada digitalmente pelo cliente, e sua petição, interposta automaticamente via PJe. É essa velocidade dada aos processos que a assinatura eletrônica pode também prover aos seus negócios.

Quanto tempo você demora para fechar um contrato com um cliente? Entram nessa conta as visitas, a entrega da minuta, a impressão das vias de contrato, o encaminhamento físico para assinatura à caneta, o deslocamento ao tabelião e a entrega do documento assinado. A Caixa Seguradora demorava 8 dias para a conclusão de um contrato. Com as vantagens da assinatura eletrônica, agora tudo pode ser feito em 1 dia útil. Isso é agilidade.

Mobilidade

Outra virtude que não poderia ser esquecida de nossa lista: mobilidade. Quem é vendedor sabe, que quanto maior o timing para fechamento do negócio, maior a chance de desistência. Quando a negociação esbarra nos limites temporais, como horário comercial, finais de semana indesejados ou feriados, as consequências são ainda mais catastróficas.

Mas e se seus clientes pudessem fechar negócios com você a qualquer hora? Assinar um contrato no domingo à noite? Escolher sua empresa no saguão do aeroporto? Ou quem sabe enquanto está preso em um congestionamento?

Uma plataforma de Agreement Cloud (que vai além da assinatura eletrônica, trabalhando com todas as etapas de gestão documental) permite que seu cliente (ou você mesmo, com relação aos seus fornecedores) assine contratos de qualquer lugar, utilizando praticamente todos os dispositivos móveis possíveis.

A mobilidade está entre as vantagens da assinatura eletrônica que fazem a diferença no resultado de seu negócio.

Redução de custos

Uma caixa com 5 pacotes de papel A4 custa pode chegar ao preço de R$100,00. Um toner laserjet pode ultrapassar os R$200,00. E o que dizer dos custos com caixas-arquivo, canetas, conta de luz (pelo uso reiterado de impressoras e scanners) e demais materiais de escritório?

Podemos ir mais longe: e quanto ao salário-hora desperdiçado com funcionários procurando ou arquivando documentos? Uma das maiores vantagens da assinatura eletrônica é a redução de custos, o que certamente tornará sua empresa mais veloz, precisa e rentável.

Validade legal

A validade jurídica da assinatura eletrônica é garantida pela Medida Provisória 2.200/2001-2, que permanece em vigor porque, à época, não era preciso que as MPs fossem convertidas em lei pelo Congresso Nacional.

Há, inclusive, ampla jurisprudência que confirma a validade da assinatura eletrônica para os mais diversos fins, seja no segmento jurídico, securitário ou varejo. Ou seja, não há atualmente qualquer diferença, do ponto de vista legal, entre uma assinatura à caneta e uma feita pela via computacional.

O que é importante destacar é que todos os benefícios citados ao longo deste artigo dependem, evidentemente, da escolha de soluções de softwares de assinatura eletrônica de qualidade reconhecida pelo mercado.

A Docusign, por exemplo, é pioneira no desenvolvimento dessa tecnologia, o que a coloca entre as 10 principais empresas globais de tecnologia e entre as 50 companhias mais inovadoras do planeta.

Agora que você conheceu as vantagens da assinatura eletrônica, entre agora em contato conosco e descubra por que a plataforma de assinatura eletrônica da Docusign tem mais de 200 milhões de usuários em 188 países, são mais de 500 mil clientes pagantes de PMEs a gigantes como Souza Cruz, Apple, Basf, T-mobile, Microsoft, Salesce, entre muitas outras!