Quais são as principais vantagens da assinatura eletrônica?

É muito mais fácil compreender as vantagens da assinatura eletrônica dentro do contexto de evolução permanente no qual as empresas (ainda que forçosamente) estão inseridas. Então, é isso que vamos fazer a partir de agora!

Se você tem mais de 30 anos, certamente viu a velocidade com a qual as câmeras digitais engoliram as empresas de filme fotográfico. Viu também o streaming dizimar as videolocadoras e talvez até tenha visto, ainda na infância, as fabricantes de máquinas de escrever fecharem as portas, diante da comodidade do computador pessoal. Mas o "darwinismo empresarial" não perdoa quem estagna. Estamos em uma nova mutação: a transição da assinatura isolada para o Intelligent Agreement Management (IAM).

É muito mais fácil compreender as vantagens do IAM e de sua assinatura eletrônica dentro do contexto de evolução permanente no qual as empresas estão inseridas. No entanto, a tecnologia avançou: hoje, não basta apenas "assinar digitalmente"; o desafio atual é conectar todo o ciclo de vida dos acordos para evitar a perda de valor e tempo entre sistemas desconectados.

Confira por que sua empresa precisa dar esse próximo passo:

Segurança da informação

Peça para algum especialista em transformação digital citar as vantagens da assinatura eletrônica. Provavelmente, a primeira expressão que virá à mente será “segurança de dados”. E nem poderia ser diferente. Com o Docusign IAM, a segurança é preditiva.

Enquanto fraudes com documentos físicos continuam crescendo, a plataforma utiliza camadas de IA para verificação de identidade e trilhas de auditoria robustas. Em um ambiente de LGPD rigorosa, o IAM garante que os dados sensíveis dos seus contratos não fiquem vulneráveis em pastas de e-mail, mas sim em um repositório inteligente e protegido chamado Navigator.

Segundo pesquisa da Serasa Experian, a cada 15 segundos, alguém tenta cometer uma fraude utilizando documentos falsos. E o que faz esse mercado de falsificações girar em alta intensidade é justamente a facilidade de forjar uma assinatura feita à caneta.

Concorda que, em um ambiente cada vez mais digital, todos os processos corporativos tendem a ter seu ciclo completo na forma virtual? Mas como dar esse start de inovação em sua empresa se a assinatura à caneta empurra todos os seus procedimentos para o mundo “analógico”, com impressoras, escaneamentos, extravios, chancelas notariais e motoboys?

O preço do obsoletismo é inevitavelmente a perda de espaço no mercado. Nesse caso, isso se dá tanto pela perda de velocidade quanto pela insegurança inerente aos procedimentos físicos.

Sustentabilidade

Uma das principais vantagens da assinatura eletrônica é o impacto ao meio ambiente. E um exemplo interessante sobre isso pode ser dado pela CVC, maior operadora de turismo do Brasil. Por incrível que pareça, a empresa, até alguns anos, perdia tempo e produtividade com o fluxo de processos em papel.

Para piorar, do ponto de vista ambiental, os procedimentos analógicos não eram os mais recomendados, haja vista que cada contrato gerava em torno de 14 páginas (2 vias = 28 páginas). Imagine o volume de papel que a empresa gastava por ano, contribuindo, inconscientemente, para a ampliação do desmatamento?

Em uma era em que as discussões sobre aquecimento global e responsabilidade ambiental saem do campo subjetivo para a incumbência concreta de cada agente social, não dá para ignorar essas questões, inclusive porque seus consumidores estão atentos à postura adotada pelas suas empresas favoritas em relação a esses temas.

Quem confirma isso é uma pesquisa feita pela Union + Webster, que revelou que 87% dos consumidores brasileiros preferem comprar produtos/serviços de empresas sustentáveis. Além disso, o mesmo estudo ainda aponta que 70% dos entrevistados não se importam em pagar um pouco mais por isso.

Vale lembrar que um eucalipto rende de 20 mil a 24 mil folhas de papel A4, sendo que são necessárias cerca de 11 árvores para produzir 1 tonelada de papel. Para piorar, não se trata apenas da derrubada de árvores.

Cada folha de papel gasta em torno de 10 litros de água. Basta fazer as contas e ver o tamanho do estrago, considerando que a produção nacional de celulose se encontra na faixa de R$ 19,5 milhões de toneladas/ano.

E se sua empresa não é digital, tenha certeza de que ela tem parte nesses números. Seus clientes a cobrarão, ou pior, podem silenciosamente trocá-la por uma concorrente com iniciativas visíveis de desenvolvimento sustentável. Entre as vantagens da assinatura eletrônica está a sinalização de comprometimento ambiental aos seus stakeholders.

Agilidade nas atividades

Você é advogado? Então, deve se lembrar quanto tempo perdia redigindo procurações e petições que precisavam ser assinadas fisicamente pelo seu cliente (até a implantação do PJe).

Depois, era preciso ir ao setor de distribuição do fórum para, após muitas semanas, ver sua petição se tornar um processo. A partir daí, cada nova demanda exigia novos protocolos, novas semanas de espera e, no meio disso tudo, muitos extravios.

Tudo isso foi sanado com a Lei nº 11.416/2006, marco da informatização do processo judicial (PJe). Agora, sua procuração pode ser assinada digitalmente pelo cliente, e sua petição, interposta automaticamente via PJe. É essa velocidade dada aos processos que a assinatura eletrônica pode também prover aos seus negócios.

Quanto tempo você demora para fechar um contrato com um cliente? Entram nessa conta as visitas, a entrega da minuta, a impressão das vias de contrato, o encaminhamento físico para assinatura à caneta, o deslocamento ao tabelião e a entrega do documento assinado.

O benefício mais imediato da assinatura eletrônica é a redução drástica no tempo de ciclo dos acordos. Processos que levavam semanas agora são concluídos em minutos. Como por exemplo:

• Fechamento de negócios: Vendas não esfriam por causa de burocracia.

• Contratações rápidas: O RH consegue assinar documentos de admissão instantaneamente, garantindo os melhores talentos antes da concorrência.

• Setor de Saúde: Pacientes podem preencher e assinar formulários de admissão e termos de consentimento online antes de chegar ao consultório, reduzindo o tempo de espera na recepção.

• Setor Financeiro e Imobiliário: Abertura de contas bancárias e formalização de contratos de locação podem ser finalizadas em minutos, comparado a dias no modelo tradicional.

• Negócios Internacionais: Equipes de vendas podem enviar contratos com parceiros em outros países e receber a assinatura no mesmo dia, contornando atrasos de correio internacional.

• Compras e Fornecedores: A integração com sistemas ERP permite que aprovações de ordens de compra e contratos com fornecedores sejam assinados digitalmente, eliminando a tramitação manual de papel.

Mobilidade

Outra virtude que não poderia ser esquecida de nossa lista: mobilidade. Quem é vendedor sabe, que quanto maior o timing para fechamento do negócio, maior a chance de desistência. Quando a negociação esbarra nos limites temporais, como horário comercial, finais de semana indesejados ou feriados, as consequências são ainda mais catastróficas.

Mas e se seus clientes pudessem fechar negócios com você a qualquer hora? Assinar um contrato no domingo à noite? Escolher sua empresa no saguão do aeroporto? Ou quem sabe enquanto está preso em um congestionamento?

o IAM, que vai além da assinatura eletrônica, trabalhando com todas as etapas de gestão documental, permite que seu cliente (ou você mesmo, com relação aos seus fornecedores) assine contratos de qualquer lugar, utilizando praticamente todos os dispositivos móveis possíveis.

Com o aumento do trabalho remoto e híbrido, a capacidade de assinar documentos de qualquer lugar tornou-se vital. A mobilidade está entre as vantagens da assinatura eletrônica que fazem a diferença no resultado de seu negócio.

Redução de custos

O custo do papel e do toner é apenas a ponta do iceberg. Estima-se que, globalmente, as empresas percam cerca de US$ 2 trilhões por ano em valor econômico devido a acordos mal gerenciados e processos lentos. O IAM ataca o custo invisível: o tempo de busca por documentos, a perda de prazos de renovação e o erro humano no preenchimento de dados.

Uma caixa com 5 pacotes de papel A4 custa pode chegar ao preço de R$100,00. Um toner laserjet pode ultrapassar os R$200,00. E o que dizer dos custos com caixas-arquivo, canetas, conta de luz (pelo uso reiterado de impressoras e scanners) e demais materiais de escritório?

Podemos ir mais longe: e quanto ao salário-hora desperdiçado com funcionários procurando ou arquivando documentos? Uma das maiores vantagens da assinatura eletrônica é a redução de custos, o que certamente tornará sua empresa mais veloz, precisa e rentável.

Além disso, Uma empresa que dobra de tamanho não precisa dobrar seu arquivo físico ou sua equipe administrativa. A assinatura eletrônica permite a escalabilidade infinita.

Validade legal

A validade jurídica da assinatura eletrônica é garantida pela Medida Provisória 2.200/2001-2, que permanece em vigor porque, à época, não era preciso que as MPs fossem convertidas em lei pelo Congresso Nacional.

Há, inclusive, ampla jurisprudência que confirma a validade da assinatura eletrônica para os mais diversos fins, seja no segmento jurídico, securitário ou varejo. Ou seja, não há atualmente qualquer diferença, do ponto de vista legal, entre uma assinatura à caneta e uma feita pela via computacional.

O que é importante destacar é que todos os benefícios citados ao longo deste artigo dependem, evidentemente, da escolha de soluções de softwares de assinatura eletrônica de qualidade reconhecida pelo mercado.

A Docusign, por exemplo, é pioneira no desenvolvimento dessa tecnologia, o que a coloca entre as 10 principais empresas globais de tecnologia e entre as 50 companhias mais inovadoras do planeta.

Agora que você conheceu as vantagens da assinatura eletrônica, entre agora em contato conosco e descubra por que a plataforma de assinatura eletrônica da Docusign tem mais de 200 milhões de usuários em 188 países, são mais de 500 mil clientes pagantes de PMEs a gigantes como Souza Cruz, Apple, Basf, T-mobile, Microsoft, Salesce, entre muitas outras!

A plataforma de Intelligent Agreement Management (IAM) da Docusign não é apenas uma ferramenta de assinatura; é o centro de inteligência do seu negócio.