12 dicas de treinamento de funcionários para a transformação digital

Há até algumas décadas, inovação nas empresas era sinônimo de introdução de novas ferramentas burocráticas no mínimo a cada ano. Atualmente, a roda da mudança gira em um ritmo difícil de ser acompanhado, demandando treinamento de funcionários de forma frequente. Em um cenário em que o comportamento de compra do consumidor é sobreposto por novas inclinações a cada minuto, em que os concorrentes são imprevisíveis e há uma necessidade permanente de reduzir custos, as empresas acabaram se tornando reféns de sua reinvenção diária.

O detalhe é que essa necessidade de mutação empresarial permanente pressiona os colaboradores a se manterem sempre atualizados com os passos da transformação digital. E tem mais! Muitos gestores se esquecem que a implementação de novas tecnologias não pode ser feita de forma abrupta. É preciso assegurar que todos os colaboradores conseguirão lidar com as novas ferramentas de trabalho para que os benefícios do investimento sejam realmente garantidos. O treinamento é, assim, a chave para que as novas tecnologias se convertam em aumento de vendas e de lucro líquido.

Pensando em tudo isso é que elaboramos este post. Nele, vamos trazer valiosas dicas sobre o que deve ser feito para realizar um treinamento de funcionários com qualidade e eficiência, de maneira a otimizar a rotina administrativa, os procedimentos operacionais e os processos de venda da empresa sem, no entanto, aumentar os seus custos de funcionamento. Pronto para aproveitar ao máximo os benefícios da tecnologia, alcançar os resultados esperados e aumentar os lucros? Então, não deixe de conferir agora mesmo!

1. Adote uma cultura de inovação

A cultura da inovação já faz parte do DNA da empresa? Uma resposta negativa nesse caso pode explicar desacertos no desempenho das equipes comerciais, na performance do time de logística, nos erros de alimentação dos sistemas pelo administrativo e muito mais. Anote aí: a inovação é uma virtude que deve ser trabalhada na cultura organizacional, com incentivo permanente à capacitação e ao treinamento dos funcionários. Não há transformação digital sem qualificação em gestão de pessoas.

Alguns dados exemplificam isso muito bem: segundo a última pesquisa da consultoria Dimension Data sobre falhas de TI, 84% dos incidentes em serviços de TI são causados por erro humano. Um outro levantamento, dessa vez de uma empresa especializada em segurança da informação, revelou que 58% das causas dos riscos cibernéticos vêm de falhas humanas. Não adianta, portanto, implementar mil recursos em sua empresa se seus funcionários não estão devidamente preparados para lidar com eles!

Com tudo isso em mente, chega a hora de agir, preparando o terreno para que todos os colaboradores da companhia tenham uma mentalidade inovadora! Para isso, promova campanhas de estímulo à capacitação, como ações de endomarketing sobre o tema, bem como implemente uma política de gratificação aos profissionais que realizarem cursos de qualificação e providencie uma estrutura de treinamento e de desenvolvimento que seja permanentemente ativa em sua empresa.

2. Conheça sua equipe e trace os pontos de melhoria

Como é possível fazer o treinamento de funcionários para que eles sejam capazes de lidar apropriadamente com a transformação digital sem que os gestores conheçam a equipe de trabalho que compõe a companhia? Não há qualquer possibilidade dessa concretização. Isso porque é justamente o mapeamento do perfil profissional e funcional de cada colaborador que permite o planejamento de ações e de estratégias para promover melhorias dos mais variados tipos na rotina organizacional do negócio.

Nessa perspectiva, é muito importante que a empresa crie formas e implemente meios de conhecer individualmente as características de seu quadro de funcionários, de modo a compreender como elas tendem a impactar na produtividade e lucratividade do negócio. Entre os atributos dos colaboradores que devem ser conhecidos, estão: as suas competências e habilidades técnicas, o nível de compreensão sobre os procedimentos administrativos e operacionais da companhia, bem como as funções específicas que executam na cadeia produtiva.

Além disso, é fundamental que os gestores levantem informações detalhadas acerca do tipo de relação e de manejo que os empregados têm com a utilização da tecnologia, tanto dentro quanto fora dos muros da empresa. Vale à pena averiguar se os funcionários concluíram cursos de formação na área, possuem experiências pessoais e profissionais com recursos automatizados, assim como realizaram capacitações voltadas para o uso de ferramentas computacionais utilizadas pela companhia. A partir daí, é possível iniciar um planejamento de intervenção.

3. Apresente oportunidades e não ferramentas

Além de conhecer a equipe e capacitá-la de modo adequado, também é preciso mostrar ao funcionário por que a organização está em vias de incorporar novas tecnologias. Vale evidenciar, por exemplo, que uma ferramenta de assinatura eletrônica reduz o tempo que os funcionários perdem assinando documentos manualmente, facilita a celebração de contratos e permite que vendas sejam fechadas com muito mais rapidez, o que tende a aumentar o volume financeiro das comissões mensais dos vendedores, por exemplo.

É simples: um bom treinamento de funcionários passa também por uma fase de conscientização de que é necessário adotar novas técnicas e recursos tecnológicos. Afinal, para que alguém compre qualquer ideia, é preciso que, antes de qualquer coisa, ela faça sentido, e, se possível, gere benefícios diretos aos envolvidos na dinâmica que será implementada. Então, em vez de simplesmente fazer imposições, prove a seus funcionários por que todos ganham com a otimização de processos por sistemas eletrônicos!

4. Forneça tecnologias aos colaboradores

Outra ação essencial em prol do treinamento de funcionários é o fornecimento de tecnologias a eles. Mas não se trata simplesmente de usar recursos tecnológicos no ambiente corporativo para efetuar procedimentos operacionais. A ideia é que a empresa tenha uma cultura inovadora, usando a tecnologia sempre e para os mais variados propósitos, o que inclui a automação dos procedimentos de recursos humanos e até mesmo o incentivo às atividades de lazer e entretenimento virtual dos colaboradores.

É justamente essa postura que será capaz de fazer com que a companhia pertença de uma vez por todas ao mundo digital, de modo que os seus colaboradores sejam sujeitos ativos nesse processo, passando de meros operadores de procedimentos eletrônicos a usuários letrados das tecnologias. Isso é importante porque não basta instrumentalizar tecnologicamente a equipe para que ela use recursos em sua rotina de trabalho. Torna-se essencial fazer com que os funcionários se sintam parte desse mundo digital.

5. Estruture grupos de estudos

Quanto mais os funcionários estão convencidos de que a adoção de ferramentas digitais é vantajosa para eles e, ao mesmo tempo, são bem preparados para usá-las, maior é o nível de eficiência do processo de inovação implementado. No entanto, alcançar esses dois objetivos, principalmente de maneira simultânea, não é uma tarefa fácil, já que requer, de uma só vez, a compreensão e a formação qualificada dos funcionários. A boa notícia é que existe uma forma totalmente exequível de atingir essas metas: a formação de grupos de estudos.

Esse tipo de iniciativa possibilita que os colaboradores entendam de forma aprofundada tanto o que são quanto para que servem os recursos tecnológicos adotados pela companhia, percebendo a relevância de se investir em inovação. Com isso, os funcionários passam a ter condições para dominar o manuseio das ferramentas, podendo chegar até mesmo a propor outras melhorias para a execução dos processos operacionais do negócio. Logo, trata-se de uma estratégia que mostra a importância e as funcionalidades proporcionadas pelos dispositivos digitais.

6. Ofereça palestras

Um dos problemas comuns na hora de desenvolver o treinamento de funcionários é que nem sempre santo de casa faz milagre, ou seja, às vezes, a intervenção dos gestores ou profissionais de TI, por exemplo, não surte o efeito desejado entre a equipe de trabalho. Nesse caso, a alternativa é contar com o auxílio de profissionais externos, de forma a promover palestras voltadas para sanar os gargalos identificados nos processos de implementação das estratégias e recursos de inovação implementados na empresa.

Contudo, é importante levar em conta não apenas as demandas da empresa que precisam ser abordadas, mas também o público-alvo que acompanhará a palestra, já que o objetivo de sua realização deve ser atingi-lo. Por isso, vale a pena que o palestrante saiba qual é o perfil funcional e profissional dos funcionários (já mapeados pela empresa), para que possa tratar das informações com o grau de complexidade adequado, e a linguagem apropriada, evitando o risco de não ser entendido.

7. Incentive a participação em eventos

Não basta promover palestras internamente para treinar os funcionários para o uso de recursos digitais. É essencial incentivá-los a participarem de eventos fora da empresa. Isso é importante porque, ao entrarem em contato com informações variadas sobre inovação e tecnologia fora do ambiente da empresa, os colaboradores entendem que a cultura implementada pela companhia não consiste em uma atitude isolada, e sim faz parte das tendências atuais de mercado.

Além disso, em eventos voltados à inovação e à tecnologia, os colaboradores têm a oportunidade não só de se aprofundarem tecnicamente sobre os recursos adotados pela companhia, mas também de conhecer ferramentas e sistemas dos quais o negócio ainda não dispõe. Dessa maneira, tendo em vista que estão em contato diário com os procedimentos efetuados na empresa, os funcionários podem sugerir a adotação de novas dispositivos tecnológicos capazes de gerar melhorias em seu funcionamento.

8. Promova treinamentos práticos

Quando o assunto é transformação digital, um dos grandes obstáculos à gestão da mudança é a ideia (quase sempre equivocada) de que a automatização de processos vai anteceder demissões em massa na empresa. Mas esse mito pode ser facilmente quebrado com reuniões e workshops, por meio de uma conversa franca com os profissionais, além, é claro, da promoção de treinamentos práticos. Esses treinamentos vão evidenciar a todos que uma nova tecnologia só vai deslocar a equipe para se dedicar a tarefas mais estratégicas, ligadas ao core business da organização, em detrimento ao antigo marasmo das atividades mecânicas e burocráticas.

Você pode mostrar, na prática, que a substituição da conferência manual de resultados de vendas por um trabalho eletrônico com Business Intelligence, por exemplo, vai gerar resultados mais precisos mediante análises instantâneas de dados. Além disso, essa evolução demandará dos funcionários uma nova tarefa: estudar as informações gerenciais geradas para tomar melhores decisões em relação à oferta de produtos/serviços aos clientes, aumentando a produtividade e os resultados de vendas.

Promova, portanto, quantas sessões práticas de treinamento de funcionários forem precisas antes que os sistemas e recursos sejam efetivamente adotados no cotidiano da empresa. Esse ambiente de simulação é essencial para que a equipe entenda como extrair o máximo de cada tecnologia implementada, consequentemente aumentando o retorno sobre o investimento das soluções.

9. Organize visitas a empresas parceiras

Você já sabe que o benchmarking é uma excelente ferramenta de aprimoramento de processos, certo? Mas sabe também que pode usá-lo para qualificar sua equipe? Para isso, organize intercâmbios que incluam visitas a empresas parceiras, como fornecedores ou clientes corporativos, no caso de negócios B2B. Nesses eventos, sua equipe conhecerá processos diferenciados e outras tecnologias disponíveis no mercado, o que pode despertar novas ideias e motivar o time rumo à transformação digital. Acredite: essa é uma ótima forma de treinar funcionários sem custo para a empresa e com alto nível de eficiência!

10. Conte com a ajuda de especialistas

Muitas soluções tecnológicas corporativas são providas por fornecedores munidos de um time de excelência em treinamento de equipes. Na maioria dos casos, a implementação desses recursos inclui um período de capacitação dos funcionários, em que especialistas no suporte das ferramentas se deslocam até a empresa para mostrar aos colaboradores todas as nuances da tecnologia a ser incorporada. Caso esse suporte não esteja incluído, negocie a vinda de profissionais especialistas para prestar apoio a seu time!

11. Encoraje o repasse de conhecimento

Identifique os early adopters, aqueles funcionários que têm facilidade e prazer na adoção de novas tecnologias. O treinamento de excelência desses profissionais pode ser crucial para a gestão da mudança na empresa, uma vez que, ao dominarem as novas tecnologias, eles podem disseminar seu conhecimento aos colegas, em escala viral. Com isso, facilitam o processo de internalização de novos métodos, processos e ferramentas.

De toda forma, ainda que esse perfil de funcionário não exista em sua empresa, é fundamental semear um ambiente colaborativo de compartilhamento do conhecimento adquirido. Crie um projeto de tutoria, por meio do qual os funcionários mais experientes podem se candidatar para ministrar cursos sobre as tecnologias empresariais aos recém-chegados ou a quem apresenta dificuldade no trato com tais recursos. Pode apostar: essa estratégia de treinamento interno acelera o processo de transformação digital no negócio.

12. Promova a rotação de funções

Muito usada pelas principais multinacionais do mercado, a rotação de cargos é uma estratégia que também pode ser bem-sucedida em sua empresa, sabia? Trata-se de fazer com que profissionais passem temporadas em departamentos diversos, conhecendo sistemas, tecnologias e procedimentos de setores alheios a suas atribuições tradicionais. O objetivo é permitir que os colaboradores desenvolvam uma visão mais ampla da empresa, ampliando seu leque de habilidades sem custo algum. Eis aqui mais uma excelente forma de promover o treinamento de funcionários sem ônus financeiro à empresa!

Realizar um treinamento de funcionários para a transformação digital com excelência é um dos mais importantes pré-requisitos para que o negócio seja bem-sucedido. Trata-se de uma empreitada que, além de garantir maior poder de competitividade à empresa diante de suas concorrentes, a torna muito mais moderna e apta a enfrentar os mais variados desafios trazidos pela era digital. Tecnologia e inovação devem ser as palavras de ordem das empresas de hoje!

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