Termo de confidencialidade: o que é e quando utilizar esse documento?

A elevada competitividade do mundo corporativo faz com que seja necessário adotar medidas especiais para garantir a proteção das informações estratégicas de uma empresa. Projetos inovadores e segredos industriais, por exemplo, precisam ser mantidos em sigilo ao máximo, sob o risco de comprometer o sucesso do negócio. Nesse cenário, pode ser uma ótima ideia adotar um termo de confidencialidade.

Para fazer um bom uso desse recurso, no entanto, é importante entender o que é esse documento e como ele funciona, além de saber em quais situações ele é recomendado. Isso é fundamental para que o termo de confidencialidade tenha o efeito jurídico esperado. Nesse contexto, a tecnologia pode ajudar. Soluções como assinatura eletrônica e gestão do ciclo de vida de contratos (CLM) além de seguras, destravam todo o poder dos contratos em qualquer momento, desde qualquer dispositivo. 

Quer conhecer melhor esse assunto? Este artigo traz informações essenciais sobre esse tipo de documento para você se preparar e começar a adotá-lo quando for preciso. Acompanhe!

O que é e quando utilizar esse documento? 

O termo — ou acordo — de confidencialidade é um documento firmado entre duas ou mais partes com o objetivo de manter determinadas informações em sigilo. Também chamado de NDA — sigla em inglês que significa “Non Disclosure Agreement” (acordo de não divulgação) —, ele costuma ser muito usado para proteger informações que podem comprometer o andamento ou o sucesso dos negócios.

Como o termo de confidencialidade funciona?

Uma vez que o termo de confidencialidade é um documento com validade jurídica, isso significa que o seu não cumprimento tem consequências legais. Para que todas as cláusulas desse contrato fiquem claras, é determinante que o documento seja elaborado por um profissional especializado. Isso ajuda a evitar erros e contradições nas informações, que devem incluir:

• a definição do que é informação confidencial — especificando que tipos de dados são abrangidos pelo acordo, ou seja, quais informações não poderão ser divulgadas;

• a exclusão de obrigação — explicando, pelo menos, uma circunstância na qual seria aceitável não manter o sigilo sobre as informações;

• a duração do acordo de confidencialidade — estabelecendo um prazo para o fim do acordo.

Além disso, o documento deve definir o que acontecerá se houver a quebra do contrato. Geralmente, estabelece-se o pagamento de uma multa — ou indenização — por parte de quem divulgou os dados sigilosos. Desse modo, é garantida a proteção das informações.

Quais são os tipos de termo de confidencialidade?

Vale a pena mencionar que não existe apenas um tipo de termo de confidencialidade. A depender da quantidade de partes envolvidas, é possível encontrar diferentes modelos desse documento.

Confira os principais tipos de termo de confidencialidade a seguir!

Unilateral

Nesse caso, o acordo visa a manter em sigilo informações de apenas uma das partes envolvidas. Assim, quem vai ter acesso a esses dados deve se comprometer a jamais divulgá-los sem autorização.

Quando uma empresa contrata um consultor que precisa ter acesso a informações confidenciais, por exemplo, esse profissional pode ser requisitado a assinar um NDA.

Bilateral

O contrato bilateral é utilizado para proteger informações de ambas as partes envolvidas. Ele costuma ser usado quando empresas se unem em uma parceria comercial e, para isso, precisam compartilhar informações sigilosas entre si. Desse modo, os dois lados assinam o termo de confidencialidade.

Multilateral

O acordo multilateral é bastante similar ao bilateral, também servindo para proteger os dados sigilosos de ambas as partes. Porém, no multilateral, os envolvidos têm graus de comprometimento distintos.

Quais são os principais elementos de um termo de confidencialidade?

Um termo de confidencialidade para empresas ou pessoas físicas deve conter alguns elementos que garantem o sigilo e a finalidade do documento. Em geral, são componentes essenciais do NDA: 

• identificação das partes — pessoas físicas ou jurídicas que se comprometeram a assinar o termo;

• objeto do termo — aquilo que exige confidencialidade;

• descrição dos dados confidenciais;

• prazo de comprometimento com a confidencialidade — podendo ser um período determinado ou não, temporário ou permanente etc.;

• penalidades no caso de descumprimento da confidencialidade;

• exceções e limitações do dever de confidencialidade;

• data e local de assinatura;

• assinatura das partes e das testemunhas.

Existe um modelo pronto de termo de confidencialidade?

Na verdade, um modelo de termo de confidencialidade vai apresentar os elementos essenciais para o acordo entre as partes. Mas, por ser um tipo de documento personalizado e que se adapta conforme a situação, é necessário montá-lo de acordo com as condições de cada caso, com apoio jurídico próprio para o seu negócio. Assim, é possível evitar dúvidas e brechas.

Qual é a importância desse documento para as empresas?

O termo de confidencialidade é importante para que as empresas consigam traçar e executar as suas estratégias sem correr o risco de que o vazamento de informações atrapalhe o processo. Esse documento fica responsável por impedir que quem tem acesso aos dados os divulgue indevidamente ou até mesmo os use para prejudicar o negócio.

Quando uma empresa está desenvolvendo um produto inovador, por exemplo, a confidencialidade é importante para garantir a sua vantagem competitiva. O mesmo acontece quando é preciso fazer a apresentação de um produto a um cliente. Firmar o acordo antes do compartilhamento das informações serve para que isso seja feito de forma mais segura.

Outra situação que demonstra a importância do termo de confidencialidade é a contratação de colaboradores. Quando o profissional tem acesso a dados sigilosos no exercício das suas funções, a empresa pode requerer a assinatura do NDA para impedir que as informações sejam compartilhadas com uma concorrente quando a pessoa eventualmente mudar de emprego.

É válido destacar também que a segurança jurídica é um fator essencial para uma boa relação entre pessoas físicas e/ou jurídicas. Por esse motivo, o NDA garante que as partes envolvidas tenham ciência das consequências do descumprimento das cláusulas de confidencialidade e conheçam as sanções que podem ser aplicadas.

Outro ponto importante é a relação entre o termo de confidencialidade e a LGPD. Afinal, o documento é uma garantia de sigilo de informações e descreve as obrigações de cada parte para proteger os dados pessoais sensíveis.

Em todos esses casos, o acordo tem a importante função de preservar os processos internos das empresas, bem como suas pesquisas, estudos, técnicas, fórmulas, designs e muitos outros recursos. Assim, é um documento que faz toda a diferença no desenvolvimento e no sucesso da organização.

Quando um termo de confidencialidade deve ser usado?

Um termo de confidencialidade e sigilo é necessário em relações nas quais o compartilhamento de determinadas informações pode trazer prejuízos. Desse modo, pode ser aplicado em situações que envolvem:

• uso de propriedade intelectual;

• dados pessoais e sensíveis;

• informações financeiras;

• segredos comerciais;

• planejamento de produtos ou serviços;

• estratégia de negócios;

• projetos de lançamentos.

O termo deve ser assinado por todas as partes que podem ter acesso direto às informações sigilosas. Por essa razão, pode ser uma das condições de contratação de um profissional ou de parceria entre empresas, consultores e terceirizados.

Esse tipo de documento pode ser assinado de forma eletrônica? Quais são as vantagens?

Assim como uma série de outros documentos, o termo de confidencialidade pode ser assinado eletronicamente. Optar por esse tipo de assinatura traz diversos benefícios para as partes envolvidas, uma vez que é prático, rápido, moderno e seguro.

A seguir, destacamos as principais vantagens de usar a assinatura eletrônica no NDA. Veja!

Agilidade

Contar com um bom produto de assinatura eletrônica permite agilizar todo o processo de conclusão de qualquer contrato eletrônico. O documento pode ser assinado por várias pessoas em questão de minutos, mesmo que elas estejam em diferentes partes do mundo, economizando bastante tempo e trabalho.

Redução de custos

Adotar a assinatura eletrônica também traz economia de recursos financeiros. Isso porque não é mais preciso gastar com papel para impressão, manutenção de impressoras, cartuchos de tinta, envios e espaço para armazenar a papelada, entre outras despesas.

Segurança

A assinatura eletrônica evita o extravio do documento, o que é especialmente relevante quando estamos falando de termo de confidencialidade. A falta de necessidade de deslocamento do instrumento para recolher assinaturas à caneta é mais uma garantia de que informações sensíveis da empresa permanecerão em sigilo.

Validade jurídica

Documentos que são assinados eletronicamente têm tanta validade jurídica quanto os que são assinados à caneta. Isso é assegurado pela Medida Provisória nº 2.200-2 (com força de lei), de 24 de agosto de 2001, que estabelece diretrizes para a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos eletrônicos.

Como a Docusign garante o sigilo e a segurança das informações de um contrato?

A Docusign oferece uma plataforma integrada e automatizada para a gestão de contratos e assinaturas. Com o Docusign eSignature, a empresa permite que pessoas de qualquer lugar do mundo assinem um documento eletronicamente, a partir de qualquer dispositivo, em qualquer momento, com a autorização de acesso.

Dessa forma, a companhia ajuda na assinatura de documentos sigilosos, com recursos de segurança na assinatura eletrônica. Essa é uma vantagem para agilizar acordos e firmar documentos empresariais com pessoas nas mais variadas localizações.

Todos esses benefícios reforçam a proteção do termo de confidencialidade e permitem que as cláusulas sejam cumpridas desde o momento de negociação e assinatura do documento.

Em vista de todos esses benefícios, é interessante explorar mais a fundo a ideia de adotar a assinatura eletrônica ao estabelecer um termo de confidencialidade. Esse documento faz muita diferença para o sucesso de um negócio, e a tecnologia tem condições de tornar todo o processo mais ágil e seguro, do jeito que a empresa precisa e merece.

Então, que tal já começar a se familiarizar com esse tipo de ferramenta? Entre em contato com a Docusign e experimente nossos produtos gratuitamente por 30 dias!