Seu negócio precisa de software de gerenciamento de contratos empresariais?

Uma solução de gerenciamento do ciclo de vida dos contratos empresariais (CLM) simplifica o gerenciamento de contratos de ponta a ponta e pode economizar o negócio médio em até 9% de sua receita anual. Para muitas empresas, essas economias podem se traduzir em centenas de milhares de dólares por ano.

Ainda assim, algumas empresas estão em dúvida sobre investir em software de CLM, comprometendo-se com procedimentos de gerenciamento de contratos manuais ou baseados em papel ineficientes. Se isso soar como sua organização, aqui está um guia rápido para ajudá-lo a determinar se sua empresa se beneficiará de um investimento em uma solução de CLM empresarial.

O que é o Gerenciamento do ciclo de vida dos contratos?

Antes que você possa determinar se o software de gerenciamento do ciclo de vida dos contratos empresariais (CLM) fará uma diferença marcante para sua empresa, é importante saber o que um CLM faz.

À medida que os documentos percorrem sua organização, tarefas administrativas e fluxos de trabalho manuais complexos criam gargalos no processo de gerenciamento de contratos, limitando sua capacidade de crescimento e colocando uma pressão desnecessária nas principais relações comprador/fornecedor. O gerenciamento do ciclo de vida dos contratos aumenta a produtividade, elimina riscos e gera receita em cada etapa do processo de gerenciamento dos contratos, introduzindo:

• Repositórios centralizados e pesquisáveis

• Fluxos de trabalho flexíveis e configuráveis

• Geração de documentos modelados

• Automação do fluxo de trabalho

• Bibliotecas de cláusulas

• Trilhas de auditoria digital e visibilidade de 360 graus

• Maior segurança

Depois de aprimorar os procedimentos existentes com uma solução de CLM integrada, as empresas veem um ROI médio de 356%, impulsionado pela exposição minimizada a riscos, uma redução no erro humano e uma queda significativa no tempo de contrato até a conclusão.

O impacto que o gerenciamento de contratos tem na sua organização pode variar com base em fatores como o tamanho da sua organização, a complexidade dos fluxos de trabalho existentes ou o setor dentro do qual sua empresa opera.

Então, agora que você sabe o que o gerenciamento de contratos pode fazer, é hora de avaliar: o CLM é certo para o seu negócio?

Comece fazendo as perguntas certas

O gerenciamento de contratos não está frequentemente associado à lucratividade, no entanto, muitas empresas gastam uma porcentagem significativa de seus recursos em contratos. Desde a criação e revisão até a negociação e assinatura, um único contrato pode custar ao seu negócio até US$ 49.000.

Não só o seu processo atual de gerenciamento de contratos pode estar desperdiçando recursos, como você pode estar expondo sua organização a riscos desnecessários e colocando uma pressão desnecessária sobre as principais relações com o cliente.

As cinco perguntas a seguir podem ajudá-lo a avaliar se uma solução de gerenciamento de contratos é adequada para o seu negócio.

Quão complexo é o seu processo atual de gerenciamento de contratos?

Desde a criação e negociação até a revisão e aprovação, cada contrato que sua organização produz passa por um carrossel familiar de pessoas e departamentos (vendas, jurídico, financeiro, etc.). Mesmo os documentos mais básicos, como contratos de não divulgação, podem ver aprovação e revisões de três, cinco ou mesmo dez partes, e isso antes de ser visto por um cliente ou fornecedor.

Quanto mais complexo for o seu processo de gerenciamento de documentos, maior a probabilidade de você se beneficiar de uma solução de CLM que permite orquestrar fluxos de trabalho inteligentes de documentos e automatizar tarefas manuais.

A complexidade é uma parte indelével do crescimento. À medida que sua organização se prepara para o futuro, uma solução de gerenciamento de contratos oferece escalabilidade perfeita, equipando-o com as ferramentas necessárias para expandir sua operação.

Quais métricas você está usando para avaliar seus procedimentos atuais?

Como é um processo complexo de gerenciamento de contratos? Antes de poder avaliar verdadeiramente as necessidades de gerenciamento de contratos da sua organização, é essencial identificar os maiores pontos problemáticos do seu processo atual. Se você não tem dados sobre métricas-chave, como as descritas abaixo, provavelmente não está gerenciando seus contratos de forma eficiente.

• Qual é o tempo de ciclo de um contrato médio?

• Quantas pessoas estão tipicamente envolvidas com cada contrato?

• Quanto tempo sua equipe gasta negociando contratos?

• Quanto tempo leva para recuperar um contrato do armazenamento?

• Como você avalia os riscos de conformidade ou segurança na linguagem do contrato?

Uma compreensão do seu processo atual apontará para as soluções certas. Por exemplo, à medida que o número de pessoas envolvidas na criação ou negociação de um único contrato começa a subir, a oportunidade de erro humano também se infiltra nos fluxos de trabalho existentes. Em uma pesquisa com mais de 1.300 profissionais contratados, 90% dos entrevistados disseram que o erro humano tem um impacto significativo em seu processo de contratação, resultando em:

• Atrasos em negócios fechados (37%)

• Aumento de custos (34%)

• Oportunidades perdidas devido a contratos incompreendidos (31%)

• Aumento do risco de não conformidade (29%).

Não há um número mágico de pessoas ou uma única métrica que lhe dirá quando é hora de atualizar para um software de gerenciamento de contratos empresariais, mas uma melhor compreensão dos procedimentos existentes na sua organização é um ótimo lugar para começar.

De que nível de conformidade sua organização precisa?

Em indústrias onde regulamentos como HIPAA ou FedRAMP exigem estrita conformidade, a geração de documentos e o gerenciamento de documentos de ponta a ponta têm uma camada adicional de complexidade, o que pode criar atrasos dispendiosos no processo de contratação.

Quanto maior for a sua necessidade de conformidade, mais uma solução de gerenciamento de contratos pode diminuir o risco.

O panorama regulatório está em constante evolução. Novos contratos exigem adesão estrita aos regulamentos existentes, mas sua organização também pode precisar filtrar através de contratos pré-existentes para identificar e retrabalhar a linguagem desatualizada. Por exemplo, à medida que a Taxa de oferta interbancária de Londres (LIBOR) é extinta, US$ 240 trilhões em contratos podem precisar ser renegociados. Sem o sistema certo em vigor para analisar e mitigar rapidamente os riscos, o preço de gerenciar seus contratos só continuará a crescer.

Você tem um repositório de contratos inteligente e pesquisável?

Quanto tempo leva para localizar um documento existente usando sua solução atual de gerenciamento de contratos?

O principal desafio de gerenciamento de contratos que as organizações enfrentam é encontrar e analisar documentos existentes. Atualmente, apenas 23% dos profissionais de negócios dizem que podem encontrar um contrato em 10 minutos ou menos, um número já surpreendentemente baixo. Mas também é uma queda significativa em relação aos 32% do ano passado, de acordo com uma pesquisa anual da Docusign.

O gerenciamento de documentos só está crescendo em complexidade. Uma infraestrutura ágil é fundamental para as empresas que desejam acompanhar o ritmo vertiginoso em que o ambiente de trabalho digital de hoje está evoluindo. Apesar da rápida mudança, muitas empresas ainda usam armários de documento físico para organizar seus contratos, e 39% dos documentos de hoje são armazenados como PDFs não pesquisáveis. Nenhum destes métodos oferece a funcionalidade de acesso rápido ou pesquisa para suporte

Como você gerencia o rastreamento e a visibilidade de contratos?

Sessenta e nove por cento das empresas usam o e-mail para encaminhar seus contratos entre departamentos. À primeira vista, isso soa bem. Mas a realidade é: uma vez que um contrato deixa suas mãos, ele se torna invisível.

O que você faz se um cliente pedir uma atualização de status? Como localizar um documento que não reapareceu? Usar o e-mail como mecanismo de rastreamento de contratos é como construir muros entre as equipes jurídica, de vendas e de compras.

Uma visão de 360 graus do ciclo de vida do contrato é fundamental. Além de dar às equipes díspares a visibilidade e a comunicação aberta de que precisam para acompanhar os contratos do início ao fim, uma solução automatizada de CLM fornece uma trilha de auditoria digital que ajuda a reduzir os riscos e facilita a responsabilização de todas as partes por seu papel no processo de contratação.

A visibilidade do contrato pode ajudá-lo a acelerar o tempo de conclusão do contrato, identificar complicações críticas do fluxo de trabalho e gerenciar as expectativas do cliente.

O que o Docusign CLM pode fazer pela sua empresa?

Os benefícios de uma solução de gerenciamento de contratos empresariais são fáceis de ver. Uma pesquisa recente da Docusign com 1.333 organizações participantes mostrou que, após a implementação de uma solução de CLM, o negócio médio viu uma redução de 50% no tempo de conclusão do contrato e uma redução de 80% no tempo de elaboração do contrato. As equipes de compras, vendas e jurídica foram as que mais se beneficiaram do CLM.

O Docusign CLM fornece às empresas soluções de gerenciamento de contratos que economizam dinheiro, aumentam a agilidade e melhoram a experiência do cliente. Introduza sua organização a repositórios de contratos pesquisáveis, automação de fluxo de trabalho e o futuro do gerenciamento inteligente de documentos, explorando o Docusign CLM hoje.