Quatro maneiras de aumentar a eficiência com Systems of Agreement modernos

Cada organização possui um System of Agreement para preparar, assinar, executar e gerenciar contratos. Na maioria dos casos, ele envolve uma série de processos manuais e tecnologias de escritório, como impressão, digitalização, envio de e-mail e fax – e não é consistente de departamento para departamento.

Empresas que usam Systems of Agreement legados:

• Perdem tempo, levando dias ou semanas para fazer o que poderia ser feito em minutos ou horas

• Perdem dinheiro, gastando de cinco a dez vezes mais do que gastariam se os contratos fossem automatizados

• Perdem receita para concorrentes mais rápidos e eficientes

• Criam experiências ruins para clientes e funcionários com o uso de processos desatualizados

• Aumentam a exposição ao risco e conformidade devido à falta de padronização e segurança

Para as empresas que desejam superar as ineficiências em seus processos de contrato, é essencial digitalizar a papelada e automatizar as tarefas. Também é importante integrar todos os sistemas que fazem parte do processo. Por exemplo, uma equipe de vendas que trabalha no Salesforce não deve ter de mudar para um sistema diferente toda vez que quiser enviar um contrato de vendas.

Até recentemente, havia pouco foco na automação dos processos de contrato, mesmo os contratos estando em toda a organização. Sua organização pode economizar tempo e dinheiro automatizando, digitalizando e integrando seus contratos da mesma forma que você fez para seus outros processos. Veja como.

Como um System of Agreement moderno pode ajudá-lo a trabalhar de maneira mais inteligente

O processo de contrato típico tem quatro etapas. Por exemplo, para concluir um contrato de vendas: 

• O representante de vendas deve preparar o contrato com base em uma cotação aprovada 

• O contrato deve ser assinado pelo cliente

• Sua empresa deve agir de acordo com as obrigações do contrato, incluindo provisionar um novo cliente e estabelecer o faturamento para esse cliente

• Sua equipe jurídica precisa gerenciar o contrato concluído e acompanhar todos os marcos que podem desencadear alterações de preços ou obrigações adicionais 

Com a adoção de um System of Agreement moderno, você pode aumentar drasticamente a eficiência e reduzir os custos em cada estágio.

1. Preparar contratos 

A maioria das empresas ainda colabora manualmente com os contratos enquanto os prepara para assinatura. A ferramenta mais comum para a geração de contratos ainda é o Microsoft Word. A relutância das empresas em não usar mais o Word resultou em longos períodos de geração de contratos. Conforme as equipes enviam e recebem versões por e-mail para várias partes interessadas para revisão, há atrasos que reduzem a produtividade. Esse processo também pode apresentar risco; 32% das organizações compartilharam um contrato com a parte errada.

Com um System of Agreement moderno, você pode:

• Gerar um contrato acessível a todas as partes interessadas e atualizado com revisões em tempo real em um único local 

• Extrair dados de sistemas de registro para preencher automaticamente as partes de um contrato

• Implantar uma experiência semelhante a um assistente para solicitar aos signatários o fornecimento de informações corretas

• Permitir que várias partes revisem, corrijam e colaborem – sem cadeias de e-mail intermináveis

2. Assinar contratos 

A sua organização ainda usa assinaturas à caneta no papel? Costumava ser uma prática padrão que qualquer contrato importante tivesse de ser firmado com as partes se encontrando pessoalmente para assinar papéis. Agora que as empresas estão adotando a tecnologia de assinatura eletrônica, elas estão acelerando os tempos de resposta para contratos, reduzindo custos, eliminando erros – e dando mais um passo a um ciclo de contrato digital de ponta a ponta.

System of Agreement modernos eliminam etapas manuais e automatizam fluxos de trabalho de assinatura, permitindo a você:

• Encaminhar qualquer contrato para várias partes com funções diferentes, em ordem ou em paralelo

• Identificar cada signatário com um método adequado de acordo com o tipo de contrato e as leis regionais

• Monitorar o status do participante para expor gargalos

• Certificar o processo de assinatura e o contrato concluído

3. Agir de acordo com os termos dos seus contratos

Alguns dos seus contratos podem exigir pagamentos. Outros acionam novos processos assim que são concluídos. De qualquer forma, se sua equipe extrair manualmente as informações do contrato e inseri-las em outros sistemas, atrasos e erros acabam sendo inevitáveis.

Automatizar esses processos permite a você:

• Transferir valores de pagamento automaticamente para um sistema de faturamento – ou receber no ato da assinatura

• Transferir informações novas ou atualizadas automaticamente do signatário de volta para os sistemas de registro relevantes

• Acionar outros processos com base na conclusão de qualquer contrato

4. Gerenciar contratos

Como você está armazenando seus contratos concluídos? A maioria das empresas digitalizou o armazenamento de documentos, mas isso não significa que elas podem encontrar facilmente os contratos quando precisam deles. As organizações geralmente armazenam os contratos em pastas aleatórias na rede ou em discos rígidos individuais. Na melhor das hipóteses, elas estabeleceram um repositório central, mas carregam os contratos manualmente. De qualquer forma, as partes interessadas tendem a esquecer esses documentos depois de armazená-los.

Sua empresa pode fazer melhor. Com o uso de um System of Agreement moderno, você pode:

• Armazenar contratos centralmente, ou pelo menos manter o acesso centralizado aos contratos armazenados em vários locais

• Pesquisar contratos com base em diversos critérios

• Informar sobre conclusão do contrato, tempo de processamento e diversas outras tendências

• Analisar as cláusulas dos contratos quanto a riscos e oportunidades

Por que mudar para um System of Agreement moderno?

Um System of Agreement moderno pode ajudar sua organização a economizar tempo, reduzir custos, mitigar riscos e oferecer uma melhor experiência para clientes e funcionários. Veja como esse sucesso é explicado em números: 

• De todas as transações bem-sucedidas do Docusign eSignature, 80% são concluídas em menos de 24 horas e 44% em 15 minutos. 

• Com o Docusign CLM, as organizações reduzem o tempo médio de resposta do contrato de 24 para quatro horas de trabalho, ou 83%. 

Além disso, as organizações que fizeram a transição para processos de contrato digital experimentam ciclos de negócios mais rápidos, menos silos e transferência de informações mais fácil.

Para modernizar e unificar seus Systems of Agreement, muitas organizações estão adotando o Docusign Agreement Cloud. A maioria começa com o Docusign eSignature e depois conecta e automatiza outras partes do processo do contrato. Em cada etapa, o resultado é a capacidade de fazer negócios de maneira mais rápida, simples, ecológica e econômica, ao mesmo tempo que oferece uma melhor experiência aos clientes, parceiros e funcionários.

Saiba mais sobre o Docusign Agreement Cloud

O processo de contrato não precisa ser um obstáculo para sua eficiência ou uma barreira para seus resultados. System of Agreement modernos agilizam as fases de preparação, assinatura, ação e gerenciamento para ajudá-lo a economizar tempo, reduzir custos, mitigar riscos e proporcionar uma melhor experiência ao cliente e aos funcionários. Para saber mais, explore o Docusign Agreement Cloud.