Proposta comercial: o passo a passo para fechar negócios

Você se esforçou, seu time também, e é hora de colocar em prática tudo o que vocês sabem, condensando o que foi conversado com o potencial cliente em uma proposta comercial.

Num primeiro momento, parece simples colocar no papel as ideias e valores, mas sua proposta tem que realmente encantar o cliente para que ele queira fechar o negócio. E isso exige algumas questões que vamos pontuar para você neste post. Se tiver dúvidas ou sugestões, fique à vontade para deixar seu comentário ao final do artigo!

Conheça bem o seu potencial cliente

Todo mundo já recebeu, em algum momento, uma proposta comercial que parecia algo padrão, apenas com algumas mudanças. Há até quem tenha recebido um documento desses com nome trocado, produto errado e até valor fora do combinado.

Quando eram as empresas que ditavam as regras do mercado, esse tipo de atitude não fazia grandes efeitos, afinal, não tinha concorrência para roubar os clientes. Mas hoje, quem está na dianteira é o consumidor. É ele quem define as regras do jogo e, caso sinta que está perdendo, ele vai direto bater à porta do seu concorrente.

Então, antes de enviar qualquer proposta comercial, saiba com quem você está falando. Crie um documento personalizado (seguindo as regras da empresa, claro). Tenha em mente a idade, o sexo, a profissão, o estilo de vida, as preferências, as objeções que esse potencial cliente apresentou durante as conversas.

Crie um perfil completo dele, listando os comportamentos, dúvidas, desejos e necessidades. Avalie quais soluções da empresa se encaixam no que ele apresentou como problema e como elas podem beneficiá-lo ao longo do tempo. Sua proposta comercial tem que ser uma verdadeira carta de vendas, com todos os pontos positivos destacados sem que pareça autopromoção da empresa.

Use o CRM da empresa e os dados coletados durante as interações para desenvolver um perfil único para cada cliente, complementando-o a cada nova conversa. Sempre que ouvimos mais do que falamos, temos a oportunidade de aprender sobre os nossos clientes e suas reais necessidades.

Organize as informações antes da proposta comercial

Como o ritmo no setor de vendas é frenético, muitas vezes caímos no piloto automático e desenvolvemos a proposta comercial apenas com os dados que temos na cabeça. Além de deixar o documento superficial e genérico, você pode esquecer informações importantes que levariam o prospect à conversão caso fossem inseridas.

O ideal é juntar todas as informações necessárias antes de começar a redigir o documento, listando os tópicos que você deve abordar. Lembre-se de verificar suas anotações de conversas anteriores e de consultar o CRM para adicionar outros dados relevantes.

Verifique o papel timbrado da empresa, a qualidade das imagens usadas no documento padrão e o formato de envio, pois afeta na apresentação da proposta. Se você for inserir gráficos ou figuras, certifique-se também da qualidade das imagens e dos formatos necessários para que o documento final não desconfigure.

Faça uma apresentação da empresa

Nem sempre o consumidor conhece todo o potencial da sua empresa. Ele pode ter ouvido falar em um produto, mas não em toda a sua linha de produtos. Talvez ele saiba onde ela fica localizada em determinado estado, mas não tenha conhecimento de que você atua a nível nacional.

Esse tipo de informação pode ser dada em um breve histórico da empresa, contando como ela surgiu, qual o seu propósito de existência, a missão, visão e valores que conduzem os negócios.

Mencione conquistas ao longo do tempo, parceiros de negócios que possuem notoriedade no mercado, eventos importantes que foram patrocinados, entre outros detalhes que ajudem seu prospect a conhecer a empresa, seus produtos e serviços.

Detalhe o escopo da proposta

O escopo ou objetivo da proposta comercial ajuda a contextualizar o cliente a respeito do que está sendo considerado para dimensionar valores e recursos. Por exemplo, no desenvolvimento de um projeto de consultoria empresarial, no escopo você vai detalhar quais são as ações a realizar, as limitações da consultoria, bem como os pressupostos que você está tomando como certos, como a participação ativa da diretoria da empresa contratante.

O escopo ajuda a alinhar expectativas sem restringir o cliente de pedir mudanças, afinal, quem manda no contrato é ele. Obviamente, as mudanças serão acrescidas na proposta comercial e os valores podem mudar, mas é só deixar ele ciente disso.

Apresente o produto ou serviço com detalhes

Abra sua proposta comercial fazendo um resgate das comunicações anteriores com o cliente, como uma forma de contextualizar a conversa. Seja sucinto e mantenha uma linguagem próxima, para que o prospect se sinta valorizado e se conecte com a sua proposta de valor.

Na sequência, apresente o produto ou serviço de forma detalhada, destacando não só os atributos físicos, mas, principalmente, os benefícios que serão desfrutados assim que o contrato for fechado.

Evite termos técnicos que possam confundir o leitor ou gerar dúvidas. Se for necessário inseri-los, faça breves explicações do que se trata para deixar claro todos os tópicos apresentados na proposta comercial.

Use dados coletados com o cliente para embasar sua argumentação, como apresentar o problema exposto e em seguida demonstrar como o produto ou serviço pode sanar essa necessidade.

Evite colocar adjetivos demais na sua proposta comercial, pois pode parecer publicidade mascarada. Todos os efeitos positivos da solução devem ser comprovados objetivamente. Por exemplo, não adianta fazer que, com um MBA (Master Business Administration), o potencial cliente tem emprego garantido. Até por que você não tem como garantir a empregabilidade de ninguém. Deixe claro que X% dos alunos egressos do curso estão empregados.

No caso de venda de produtos, você pode anexar informações adicionais fornecidas pelo fabricante, a fim de aumentar a segurança do prospect na decisão. Na aquisição de notebooks corporativos para uma empresa, a garantia da marca, por exemplo, é de grande ajuda para a conversão.

Defina a metodologia de trabalho

A metodologia é o modo como sua empresa pretende executar o que está sendo contratado. Imagine que você vende máquinas agrícolas e que o cliente está adquirindo essa tecnologia. Você precisará deslocar as máquinas até o local, treinar os usuários, repassar informações técnicas e de manutenção.

Tudo isso pode ser descrito na metodologia de trabalho, deixando o cliente a par das etapas pelas quais ele irá passar para ter pleno controle sobre o que ele está comprando. No setor industrial, a aplicação é a mesma.

Sua empresa pode ser contratada para desenvolver um novo shampoo antiqueda e descrever a metodologia de trabalho dos engenheiros químicos envolvidos no processo de pesquisa, análise e execução do projeto.

Atue como um consultor a resolver um problema

Por mais que a proposta comercial seja uma carta de vendas, com o objetivo de dar aquele empurrão final para que prospect se torne um cliente, não vá direto ao ponto. Atue como um consultor a resolver um problema, cruzando sempre problema X solução.

A ideia da proposta comercial é fazer com que o leitor acompanhe seu raciocínio e chegue à mesma conclusão que você quer dar: sua empresa é a melhor forma de resolver o problema, e o valor desta solução é de X reais.

Trata-se de um processo de convencimento, que demanda tempo e cuidado no linguajar. Evite expressões que denotam ansiedade por fechar o negócio, mantenha o documento em tom de conversa, apresentando prós e contras.

Seu papel é o de orientar o potencial cliente quanto ao caminho que ele está adotando, mostrando que existem inúmeras possibilidades e que a sua proposta é atrativa. Usar técnicas de copywriting é essencial para que o documento final esteja alinhado aos objetivos da empresa e, ao mesmo tempo, desperte interesse no cliente.

Envolva quem tem o poder de tomada de decisão

A proposta comercial deve ser direcionada à pessoa certa, caso contrário, você corre o risco de ter tempo e esforços perdidos. Numa empresa B2B, por exemplo, é essencial que você identifique quem dá a autorização para a compra, que é o tomador de decisões.

Quem executa a pesquisa de fornecedores, faz a orçamentação e entra em contato com você nem sempre é quem vai dizer sim ou não ao final da negociação. Ele pode ser um influenciador, e isso conta bastante, mas o ideal é que você escreva a proposta comercial direcionada para quem tem real poder de decisão.

Saber quem é essa pessoa é um trabalho de investigação adicional que você deve fazer, sempre com muito cuidado para não acabar ferindo os sentimentos de quem entrou em contato primeiro. Pergunte se é a pessoa mesmo quem decide sobre a compra, se a proposta comercial deve ser enviada a outras pessoas e existe uma informação adicional que deva ser acrescida para algum outro decisor no processo.

Compartilhe todas regras e condições

Não deixe de mencionar regras e condições de fornecimento de produtos e serviços. Deixe claro quais são os prazos para execução ou entrega, se é preciso que o responsável esteja presente no recebimento e quais são os fatores limitadores da sua proposta.

Quando você envia um orçamento, por exemplo, este está sujeito a um prazo de validade, a fim de resguardar à sua empresa o direito de corrigir os valores após esse período. Quando se trata de uma proposta de vendas no atacado, você precisa ter a quantidade requerida pelo cliente disponível em estoque, e assim por diante.

É importante que o prospect tenha todos esses detalhes para se organizar e não cobrar algo da sua empresa que não esteja dentro do alcance, como a entrega imediata de produtos confeccionados sob medida, por exemplo.

Defina um valor

A apresentação dos valores pode obedecer a dois formatos: preço global, como um pacote de serviços que engloba X itens, ou discriminação dos valores de cada item. A abordagem fica à sua escolha, mas é importante conhecer as vantagens e desvantagens de cada uma.

Na apresentação global de valores, o cliente não tem como negociar nenhum item, excluindo alguma coisa do pedido a fim de equilibrar o orçamento disponível. A objetividade dessa abordagem pode resguardar a formação de preço da empresa e garantir uma margem de lucro maior, em contrapartida, a percepção de valor do cliente pode ficar prejudicada.

Ao não saber exatamente o que compõe o seu preço de venda, ele pode questionar os valores e, se encontrar algum concorrente oferecendo menos, a tentação de aceitar a outra proposta fica maior.

No formato de detalhamento dos serviços ou produtos, você abre espaço para uma análise pormenorizada por parte do cliente, que poderá avaliar se existe algo que seja supérfluo para ele ou não. É uma garantia de fazer negócios mesmo que a ideia inicial não seja aceita pelo cliente.

Por exemplo, uma empresa de TV a cabo que oferece um pacote com 100 canais a 200 reais, sem abrir para negociação, tem mais chances de perder a venda. Já aquela que oferta um leque de canais à escolha do cliente para compor o preço final, conquista maior credibilidade com a transparência e acaba convertendo o cliente de qualquer maneira.

Dê opções de pagamento

Bom seria se sempre vendêssemos à vista, mas a verdade é que, na maioria das vezes, os consumidores preferem parcelar as compras para não comprometer o orçamento mensal todo de uma vez. E as formas de pagamento são um grande diferencial no momento de fazer com que o prospect aceite sua proposta comercial e feche o negócio.

Se for para cobrar à vista, considere dar um desconto para que o cliente se sinta motivado a escolher essa opção de pagamento. Na sequência, liste outras formas, como boleto bancário, cartão de crédito, débito em conta-corrente, etc. Lembre-se de deixar claro caso alguma dessas opções tenham taxas ou juros implicados.

Informe ainda a quantidade de parcelas que o cliente pode fazer para adquirir o produto ou serviço. No caso de mensalidades, estipule se e quando há reajustes e qual índice é usado para proceder com a atualização.

Informe um cronograma de execução

Quando se tratar de serviços que levam um certo tempo, como um projeto arquitetônico, a construção de uma casa, a fabricação de itens personalizados, é de bom tom definir um cronograma de execução.

Coloque a data zero como o dia de aprovação da proposta comercial e então detalhe as etapas do processo que devem ser vencidas para que o cliente tenha a solução em mãos. Uma informação simples como essa pode parecer irrelevante para você, mas dará uma dimensão de quando o cliente terá o problema resolvido, deixando-o mais tranquilo e seguro com relação ao fechamento do negócio.

Faça uma call to action irrecusável

Call to Action (CTA) ou Chamada para a Ação é um recurso bastante utilizado no copywriting para conduzir o leitor para o próximo passo. Trata-se de uma frase instigante, que faz gancho com uma próxima etapa, como entrar em contato com a empresa ou clicar no botão “comprar”.

A CTA deve ser curta e objetiva para que o prospect entenda o que deve ser feito a seguir. Utilizar palavras no imperativo, como “faça”, “ligue”, “responda”, aumenta a eficácia da sua estratégia e não deixa muito tempo para que a pessoa reflita se quer ou não agir conforme você está dizendo.

Outra maneira de tornar sua Call to Action irresistível é despertar senso de urgência, como se sua proposta comercial tivesse um tempo para expirar. Por exemplo: “essa oferta é válida somente para hoje” ou “os descontos serão concedidos para os primeiros 5 clientes que fecharem o contrato”.

Esse tipo de chamada desperta a competitividade das pessoas e o medo de perder a exclusividade da oferta. Assim, a tomada de decisão acontece muito mais rápido.

Utilize a tecnologia para agilizar os processos

O tempo que você demora para elaborar e enviar a proposta comercial conta muito na tomada de decisão do consumidor. Quanto maior a espera pela sua proposta, mais tempo ele tem para desistir da ideia ou ser abordado por um concorrente mais eficiente neste quesito.

A dica aqui é agilizar os processos usando ferramentas que ajudem a automatizar as tarefas. Por exemplo, se você tem uma tabela de preços padrão no sistema de vendas da empresa, não adianta querer reinventar os valores. É repassar a informação para o prospect considerando a quantidade de produtos e pronto.

O sistema deve estar parametrizado para conceder descontos em caso de grandes volumes de vendas, o que também sai de forma automática se você utilizar um sistema de gestão. Apenas com isso você já ganha um bom tempo na elaboração da sua proposta comercial.

Papel timbrado padronizado com os dados da empresa, tanto físico como virtual, também ajuda no processo de desenvolvimento do documento sem exigir mais tempo de sua parte para cuidar do design do documento.

A fim de evitar percalços no momento de assinar a proposta comercial, prefira utilizar um DTM – Digital Transaction Management, isto é, um sistema de transações de documentos.

Use a assinatura eletrônica como forma de validar os documentos usando uma plataforma segura. Uma proposta comercial que tenha que ser assinada várias vezes corre o risco de ser perdida, rasurada, extraviada ou danificada, gerando retrabalho. Já com os documentos digitais, você não corre nenhum tipo de risco e ainda não perde tempo assinando folha por folha.

Seja pontual no envio

Você prometeu que enviaria a proposta comercial até sexta-feira, às cinco da tarde, mas surgiu uma oportunidade de sair mais cedo do trabalho, batendo aquela tentação de mandar só na segunda-feira. O que fazer?

Vença a tentação e mantenha-se firme no seu intuito de levar esse prospect à conversão. Entre as cinco horas da tarde de sexta-feira e as dez da manhã de segunda-feira, ele pode ter desistido da compra, encontrado um concorrente super ágil ou simplesmente ter repensado a decisão e tomado outro rumo.

Cada minuto conta no momento de fechar um negócio, portanto, seja pontual. Cumpra com o prometido e, de preferência, surpreenda seus clientes. Se prometeu para sexta-feira, envie na quinta.

Programe o follow up

Assim que você fizer o envio da proposta comercial, agende o follow up para não deixar o cliente escapar. Dê alguns dias para que ele pense na sua proposta e então entre em ação mais uma vez. Pergunte se ficaram dúvidas, se você pode ajudar em mais alguma questão ou se está tudo claro.

Se o prospect disser que está tudo ok, que entendeu perfeitamente sua proposta, dê um passo adiante: pergunte se já podem fechar o negócio. Mas tome cuidado para não ficar insistindo demais logo no primeiro contato. Se o comprador estiver indeciso, dê mais algum tempo para ele avaliar.

O importante é que você não suma da vida do prospect. Mantenha-se em contato, envie novas informações, mencione descontos e promoções que podem ser de interesse dele. Compartilhe conhecimentos que estejam ligados às soluções que sua empresa oferece. Isso se chama nutrição de leads.

Trabalhe a fidelização desde o princípio

Sabemos que o trabalho de conversão de um prospect em cliente demanda muito mais esforços do que manter um cliente fidelizado e satisfeito. Mas não espere a primeira conversão para só então investir em relacionamento e fidelização.

A conexão com seu cliente deve acontecer desde o primeiro contato, gerando valor por meio de conhecimento agregado. Atuar como um consultor, em vez de um vendedor, já é um grande passo. O consultor ajuda, orienta para que as decisões tomadas sejam as melhores possíveis. A venda é consequência desse trabalho, o que valoriza ainda mais sua marca e aumenta a percepção positiva do consumidor.

Quem quer fechar negócios mais rápido sabe que o relacionamento é a melhor estratégia para manter o cliente próximo e conectado à empresa.

Bom, sabemos que nem todos esses itens se aplicam a todas as empresas. Nosso intuito foi listar tudo o que pode conter na sua proposta comercial, mas cabe a você avaliar o que corresponde ao seu negócio e o que não. Depois é só fazer as adaptações necessárias.

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