Principais casos de uso de assinatura eletrônica para pequenas empresas

Como proprietário ou gerente de pequenas ou médias empresas, você costuma assumir vários cargos em todas as funções e departamentos, incluindo vendas, marketing, RH, finanças, jurídico e compras. Você já considerou quantos documentos precisam ser assinados para manter o negócio em movimento? Contratos de vendas e formulários de clientes, acordos de vendedores e fornecedores, formulários de não divulgação e muito mais. Tudo isso se soma, leva tempo e pode retardar o negócio. A tecnologia de assinatura eletrônica oferece uma maneira de reduzir riscos, economizar recursos e uma melhor experiência do cliente ao capturar assinaturas em contratos comerciais.

Se você está procurando um bom lugar para começar ou para casos de uso adicionais para aumentar a eficiência do seu negócio, confira algumas maneiras interessantes pelas quais as pequenas empresas usam o Docusign eSignature:

Contratos de vendas

Os contratos de vendas são, muitas vezes, os documentos mais importantes da empresa e às vezes exigem várias assinaturas, o que pode atrasar o fechamento. Os usuários do Docusign podem celebrar contratos de vendas on-line, fechando negócios com mais rapidez, em horas e minutos em vez de semanas e dias. As empresas que usam o Docusign eSignature alcançam taxas de fechamento mais altas, reduzem o tempo de receita e melhoram a eficiência do representante de vendas. Você mantém uma visibilidade completa de onde os contratos de vendas estão no processo de assinatura, permitindo que muitos processos de vendas sejam automatizados e integrados aos principais sistemas de CRM, como o Salesforce.

Um tipo de contrato de venda onde as assinaturas eletrônicas ganharam tremenda aceitação são as transações imobiliárias residenciais. Na verdade, o Docusign eSignature fez parte de dezenas de milhões de transações imobiliárias!

Contratos com vendedores/fornecedores

As empresas em crescimento dependem de relacionamentos com vendedores e fornecedores e, muitas vezes, gastam tempo e esforço consideráveis gerenciando esses relacionamentos e coordenando as atividades de compras. Para melhorar as compras, os proprietários de pequenas empresas estão mudando de fluxos de trabalho em papel ao totalmente digital. Isso ajuda a acelerar o processo de aquisição ao pagamento, reduzir riscos e custos, eliminando erros e papel, e aumentar a conformidade com as políticas de compra da empresa.

Formulários de novos clientes

Se seus clientes precisarem preencher formulários ou outros documentos para fazer negócios com você, as assinaturas eletrônicas têm um lugar em seu negócio. Formulários de consentimento em papel, termo de responsabilidade ou atualizações de políticas podem ser dispendiosos, exigindo a geração de documentos repetitivos, bem como um método de rastreamento de termos concluídos. Isso custa às pequenas empresas tempo e recursos consideráveis e proporciona uma experiência do cliente abaixo do ideal.

Os formulários eletrônicos habilitados com assinatura eletrônica resolverão esses desafios manuais baseados em papel e criarão uma melhor experiência para seus clientes. Você pode criar e enviar em massa um link on-line fácil de compartilhar para que os clientes revisem e concordem com antecedência ou os clientes podem fazer login no local através de seus próprios dispositivos.

Para empresas que entregam qualquer coisa feita sob medida, como lojas de impressão e fornecedores de móveis personalizados, essa última aprovação antes da fabricação é fundamental. As assinaturas eletrônicas permitem capturar e armazenar aprovações com facilidade, para que você possa rapidamente concluir o pedido.

Alterar pedidos

Para empresas focadas em projetos, como arquitetura, construção e web design, a mudança é constante. Pode haver uma situação surpresa no meio de um projeto demorado, ou os clientes podem simplesmente mudar de ideia. Ao adicionar assinaturas eletrônicas para alterar pedidos, você pode evitar atrasos no projeto e facilmente manter uma trilha "em papel" completa e documentada para revisão na nuvem, a qualquer momento.

Integração dos funcionários

Há muita papelada associada à contratação de um novo funcionário: os formulários de contato, inscrição de benefícios, depósito automático de salários e muito mais. Todos esses documentos podem ser manuseados com segurança e facilidade usando assinaturas eletrônicas. O uso do Docusign eSignature para integração acelera o processo, permitindo que os documentos sejam preenchidos eletronicamente, agiliza a disseminação de informações dos funcionários e fornece visibilidade completa do status de cada documento de RH.

Licenciamento de propriedade intelectual e outros acordos legais

Uma vez que as assinaturas eletrônicas são juridicamente vinculativas com uma trilha de auditoria admissível pelo tribunal, são ideais para documentos jurídicos comuns, como o licenciamento de propriedade intelectual. Nos EUA e em outros países, as assinaturas e registros eletrônicos podem ter o mesmo valor e efeito legal que as assinaturas tradicionais de próprio punho e os documentos físicos.

Contratos de não divulgação

Em um mundo competitivo, os acordos de não divulgação fornecem segurança, permitindo que você faça negócios mais livremente. Usando caneta e papel tradicionais, eles são altamente inconvenientes, então muitas vezes passam despercebidos. Com assinaturas eletrônicas é tão fácil e rápido. Eles podem ser assinados por um dispositivo móvel, ou mesmo pessoalmente, permitindo que você mantenha suas discussões com confiança.

Registre-se para uma avaliação gratuita para começar a digitalizar seus processos de negócios hoje. Ou, se você já é um cliente, confira este O Docusign University para ajudá-lo a expandir as maneiras como você usa o Docusign (Para mudar para Português, basta selecionar o idioma do lado direito na barra)