Como a ordem de serviço digital pode transformar sua empresa?

O dia a dia corporativo engloba uma série de atividades que demandam processos ferramentas para garantir a eficiência e o cumprimento dos prazos. Nesse sentido, a ordem de serviço digital é um recurso que agrega valor ao otimizar o fluxo das operações.

Com a transformação digital, a automatização se tornou uma forte aliada das empresas prestadoras de serviços. Afinal, é fundamental manter uma rotina organizada e ágil, focada na boa experiência e satisfação do cliente.

Neste post, além do conceito e da importância da ordem de serviço, explicaremos também quais são os principais benefícios de usar o documento digitalizado e como implementar essa digitalização na sua empresa. Continue a leitura e saiba mais!

O que é a ordem de serviço?

A ordem de serviço (ou OS) é o documento usado para formalizar a execução de determinados trabalhos por uma empresa. Nela, devem constar informações, orientações e especificações para a realização de tais atividades.

Sua emissão ocorre no ato da solicitação dos serviços, possibilitando um maior controle e o acompanhamento das etapas. Assim, tanto o cliente quanto a gestão e a equipe técnica conseguem saber o que precisa ser feito. 

Existem diferentes tipos de ordem de serviço, a depender do ramo de atuação da empresa. Entre os principais, estão:

• instalação;

• manutenção preventiva e corretiva;

• serviço de evento;

• inspeção de segurança ou de propriedade;

• pedido de serviço.

Qual é a importância da ordem de serviço nos processos empresariais?

A ordem de serviço viabiliza a comunicação entre o departamento de vendas e o time operacional responsável pela execução do serviço. Após a negociação e autorização, a demanda deverá entrar na fila para ser atendida de acordo com o prazo acordado com o cliente.

Ela é primordial para o planejamento e a preparação de atividades, ao permitir:

• a mobilização da equipe técnica;

• a compreensão dos serviços a serem realizados;

• a definição dos equipamentos;

• a separação dos materiais necessários.

Com a ordem, é possível registrar e manter as requisições de forma organizada e padronizada, facilitando a consulta sempre que necessário. Com acesso às informações sobre o serviço, a conclusão será mais rápida e com menor risco de erros.

Quais são as vantagens da digitalização da ordem de serviço?

O estudo IDC sobre as Tendências TIC 2024, realizado com as maiores empresas da América Latina, destaca que 57% das organizações no Brasil esperam que 49% a 90% de suas receitas venham de produtos e serviços digitais.

Isso ocorre uma vez que a tecnologia revoluciona constantemente o modo como as empresas prestam serviços. Nesse sentido, são as soluções digitais que proporcionam ganhos significativos ao negócio, ao oferecer desde um controle eficiente das OS até a excelência e efetividade das entregas.

Portanto, a ordem de serviço digital facilita o gerenciamento e o direcionando das demandas em um fluxo automatizado — mas não é só essa a sua utilidade. Confira outros benefícios, a seguir!

Agilidade

No processo automatizado, a emissão da ordem de serviço será mais rápida e prática, com o preenchimento automático de campos obrigatórios — comuns a todos os serviços — chegando às mãos da equipe técnica quase que instantaneamente.

Vale salientar que a digitalização de documentos tem um aspecto motivacional, ao eliminar o trabalho manual e tornar as equipes mais dinâmicas, proativas e rápidas. Sem a costumeira burocracia e papelada, os colaboradores se sentirão mais valorizados e engajados.

Precisão

Os detalhes fazem toda a diferença na prestação de serviços — sobretudo, para corresponder às expectativas do cliente na íntegra. O fornecimento digital e preciso das especificações técnicas e demais instruções é mais eficiente, comparado ao risco de erros por problemas decorrentes de um preenchimento manual ilegível.

Segurança

O processo digital é muito mais seguro, principalmente do ponto de vista da agilidade da comunicação, da clareza das informações e do monitoramento da OS.

Tanto o registro quanto o acesso oferecem mais segurança na versão digital, a qual pode contar com sistemas antifraudes e assinatura eletrônica para validar o documento.

Sustentabilidade

Dentro das premissas do ESG, a responsabilidade social corporativa abarca a pauta da sustentabilidade, exigindo das empresas iniciativas para reduzir os impactos ambientais de suas atividades.

Com a ordem de serviço digital, é possível eliminar o uso de papel e tornar a operação mais sustentável, mantendo o registro e acompanhamento das etapas de modo online.

Como implementar a ordem de serviço digital na sua empresa?

Os serviços digitais estão em alta, desburocratizando os processos das empresas. De acordo com Norbert Otten Opens in a new tab, Diretor de Soluções da Docusign na América Latina, é importante compreender as dores e necessidades dos clientes para integrar adequadamente as áreas do negócio.

Antes da emissão da ordem de serviço, toda a negociação terá se desenvolvido com base nos interesses de ambas as partes. Assim, a escolha do cliente e o fechamento do negócio dependerá da transparência do acordo de prestação de serviços.

Nesse contexto, a adoção de soluções especializadas se torna essencial para maximizar os benefícios da ordem de serviço. Afinal, os contratos digitais permitem que o cliente visualize os detalhes da negociação, aprovando por assinatura eletrônica a OS correspondente.

O processo automatizado ainda oferece maior confiabilidade e facilidade de gerenciamento do contrato. Isso porque a tecnologia viabiliza um processo automatizado e personalizado, com emissão da ordem de serviço espelhada no que foi definido entre contratante e contratado.

A plataforma Docusign IAM, de gestão inteligente de acordos, traz benefícios significativos para empresas que prestam serviços. A criação instantânea de documentos — como acordos, contratos e ordens de serviços — potencializa a capacidade produtiva do negócio, superando rapidamente os desafios para dar prosseguimento às operações e garantir uma entrega ágil ao cliente.

Com um sistema apropriado, sua empresa terá todos os documentos centralizados em um mesmo lugar — desde a cotação, passando pela proposta, até chegar ao contrato assinado e validado pelas partes. Essa é, portanto, uma dinâmica de operação digital para evitar a perda de tempo e de dinheiro, permitindo fluxos de trabalho mais organizados e rentáveis.

Como vimos, a ordem de serviço digital é parte essencial da complexa relação de compra e venda, que formaliza a negociação e direciona a execução dos serviços. Quando integrada a uma solução especializada Docusign, será possível consultar o documento e acompanhar as suas etapas a qualquer momento e de qualquer lugar com acesso a internet.

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