8 ferramentas que tornam a mobilidade corporativa possível

Não tem como negar: os dispositivos móveis estão transformando nossas vidas. Nesse cenário, com a popularização das tecnologias móveis de alto desempenho, a tendência é que os smartphones, tablets e notebooks se consolidem como os principais meios de acesso à internet entre os usuários nos próximos anos.

Isso significa que, se sua empresa quiser sobreviver no mercado, ela precisa entender a importância da transformação digital e se adaptar às novas necessidades dos clientes. Pois é aqui que entra a mobilidade corporativa.

Ao adotar o uso de dispositivos móveis integrados à internet no seu negócio, você consegue gerar diversos benefícios estratégicos, que vão desde a otimização de processos, à diminuição da burocracia, passando por redução de custos com infraestrutura, flexibilização do modelo de trabalho e muito mais.

Pronto para flexibilizar as relações de trabalho na sua empresa com segurança e eficiência? Então conheça agora mesmo 5 ferramentas de mobilidade corporativa e entenda suas vantagens!

1. Videoconferência

Antes da chegada dos dispositivos móveis, marcar uma reunião com parceiros ou clientes importantes implicava em uma série de tarefas burocráticas, como reservar um espaço físico, deslocar-se em tempo hábil até o local, realizar longas ligações telefônicas e, às vezes, até investir em hospedagem. Hoje em dia, a história é outra.

Com as ferramentas de mobilidade corporativa, é possível participar de uma reunião em tempo real a partir de qualquer lugar do mundo, bastando para isso contar com um dispositivo conectado à internet. Com a ajuda de ferramentas de videoconferência, como o Skype for Business, as reuniões corporativas podem ser feitas inteiramente via chats e chamadas em áudio ou vídeo, com suporte para até 250 participantes.

Entre os principais benefícios das soluções de videoconferência estão:

• a redução de custos com reuniões presenciais, que incluem transporte entre diferentes localidades, aluguel de espaços e até diárias em hotéis;

• o aumento da produtividade, uma vez que assuntos importantes deixam de ser resolvidos via longos telefonemas ou inúmeros e-mail;

• a diminuição dos ruídos na comunicação e a possibilidade de se gravar as interações.

1. Assinatura eletrônica

Em tempos de grande preocupação com as questões ambientais, as ferramentas de assinatura eletrônica de documentos tornam a ideia de um mundo sem papel cada vez mais aplicável na prática. Mas é claro que a assinatura eletrônica também gera outras vantagens, como:

• mobilidade corporativa e flexibilidade na assinatura de contratos, já que é possível fechar negócios com agilidade e segurança a partir de qualquer lugar do mundo;

• redução de custos com impressão, cópia, autenticação, envio e armazenamento de documentos físicos;

• integração de dados dos documentos com outras soluções de gestão de negócios, como softwares de Enterprise Resource Planning (ERP);

• agilidade na correção de eventuais falhas nos documentos.

A Docusign, líder mundial em serviços de assinatura eletrônica, oferece soluções para envio e assinatura de documentos com simplicidade, segurança e validade jurídica para praticamente qualquer tipo de transação, seja comercial ou pessoal, em quase todos os países. Saiba mais sobre a ferramenta neste post.

1. Armazenamento na nuvem

Atualmente, não é segredo para ninguém que os serviços de armazenamento na nuvem, como o Dropboxe o OneDrive, já caíram no gosto dos usuários. Mas você por acaso já pensou no que essas ferramentas podem fazer pelo mundo corporativo?

Extremamente colaborativos, os serviços de armazenamento na nuvem permitem que diversas pessoas acessem documentos ao mesmo tempo, de qualquer lugar, tudo de forma segura e ágil. Além disso, é possível salvar os arquivos que estão armazenados na nuvem no seu dispositivo móvel para que possa acessá-los posteriormente.

Outras vantagens desse tipo de ferramenta são:

• a possibilidade de gerenciar quem acessa e edita seus arquivos;

• a sincronização automática dos arquivos em todos os dispositivos, evitando cópias duplicadas ou alternativas de um mesmo documento;

• a flexibilidade no modelo de trabalho, uma vez que ter um escritório físico já não é mais requisito primordial para manter suas equipes trabalhando;

• a facilidade para compartilhar documentos com pessoas de qualquer lugar do mundo, a qualquer hora.

1. Gestão de projetos

Você já ouviu falar no Trello? Muito comum no dia a dia de equipes que usam metodologias ágeis, esse sistema funciona como um quadro virtual voltado para a gestão de projetos. Por meio da ferramenta, é possível criar esquemas para organizar as tarefas dos times. Elas podem ser categorizadas como tarefas abertas, tarefas adiadas ou tarefas concluídas, por exemplo, contribuindo para a construção de uma visão global do andamento dos trabalhos.

Um serviço de gerenciamento de projetos também permite a atribuição de responsáveis para as tarefas, bem como a criação de um deadline para as atividades em aberto e a inclusão de comentários para os responsáveis. Outros benefícios desse tipo de software são:

• a otimização do trabalho em equipe, uma vez que todos os participantes conseguem observar e entender bem o andamento de projetos simultâneos;

• a melhoria na comunicação entre membros da equipe, diminuindo assim as chances de falhas ou ruídos;

• a implementação de uma gestão de projetos mais simples e fluida.

1. Comprovação de e-mail

Uma das mudanças mais importantes implementadas no mundo corporativo moderno foi a possibilidade de integrar a internet aos trâmites jurídicos, conferindo mais agilidade a processos que antes eram extremamente burocráticos. 

Em poucas palavras, a ferramenta incorpora aos e-mails alguns elementos tecnológicos e jurídicos, além de comprovar o envio e o recebimento das mensagens e atestar seu conteúdo. Os e-mails ganham, assim, caráter de documentos formais, válidos perante a justiça.

São diversas as vantagens de usar ferramentas para a comprovação jurídica de e-mails — aliás, nós já falamos um pouco sobre isso neste post. Mas, resumindo, os principais benefícios do serviço são:

• a redução de custos com cópias, impressões, autenticações e postagem de documentos jurídicos;

• o aumento da agilidade em relação a cartas registradas com aviso de recebimento;

• a possibilidade de integrar a solução aos sistemas legados e Enterprise Content Management (ECM) das empresas.

1. Ferramentas de gestão de tempo

Um dos principais desafios para quem trabalha remotamente é manter o foco e a responsabilidade. Existem muitas distrações que podem comprometer a performance em uma equipe distribuída, mas, da mesma forma, diversos tipos de ferramentas podem auxiliar todo o time nessa gestão de tempo, tanto no aspecto coletivo como no individual.

Uma das soluções mais conhecidas é o Toggl, que foi desenvolvido por uma startup da Estônia e funciona como um cronômetro simples que mensura o tempo gasto em tarefas e atividades.

Apesar do conceito bem básico, o Toggl conta com opções diversas que permitem uma gestão de tempo racional e uma visão clara do que como cada um investe as horas do seu dia.

Uma outra opção similar ao Toggl é o Runrun.it, que executa um papel similar, mas é mais voltado para que gestores acompanhem as tarefas realizadas pela sua equipe. Por isso, conta com funcionalidades mais robustas como a gestão de tarefas e alguns indicadores de performance.

Por fim, quem quer apenas um incentivo para evitar a distração e manter o foco, a dica é o Forrest, um app simples que pode ser instalado em telefones celulares e como extensão em navegadores web.

Quando o usuário ativa o app e foca em uma tarefa, uma animação mostra uma semente sendo plantada. Se ele perde o foco, a árvore morre. Mas se continua atento ao que está sendo feito, em 30 minutos ela cresce por completo.

1. Software para gerenciar indicadores

Para mensurar e acompanhar os resultados de qualquer tipo de trabalho, é fundamental contar com os indicadores chave de performance, ou KPIs. Formados por métricas ou combinações de métricas, eles podem revelar com clareza o desempenho de uma equipe.

A dica aqui é utilizar um software para o gerenciamento desses indicadores, como o Weekdone. Apesar da usabilidade fácil e interface simples, o Weekdone é uma plataforma robusta, capaz de gerar uma dashboard completa de indicadores com base em metas definidas pela gestão e dados inseridos pela equipe.

Dessa forma, é possível acompanhar com mais clareza elementos como números de vendas, tarefas que precisaram ser refeitas e outras métricas decisivas. Além disso, o Weekdone também facilita a gestão e criação de metas inteligentes.

E o objetivo principal em utilizar um software como esse é deixar o trabalho remoto mais próximo e alinhar todo o time em torno dos mesmos objetivos. Com métricas claras que são regularmente acompanhadas, cada um entende melhor o seu papel no projeto e como seu sucesso impacta esses números.

1. Autenticação de identidade

Por fim, vale a pena destacar a importância de adotar sistemas de autenticação de identidade mais seguros para garantir a proteção dos dados com a mobilidade corporativa.

Com sistemas e serviços essenciais na nuvem, a grande vantagem é que pessoas em qualquer lugar do mundo podem trabalhar juntas em um mesmo projeto. Por outro lado, a barreira de segurança física de um sistema, restrito ao acesso local, por exemplo, não existe mais.

Por isso, é importante adotar sistemas de proteção eficazes como a autenticação em duas etapas e outras tecnologias que podem garantir a segurança das credenciais de acesso a um sistema.

E então, quer saber como as ferramentas de mobilidade corporativa podem impulsionar os negócios da sua empresa? Ainda não sabe qual solução escolher? Entre em contato conosco e veja o que podemos fazer por você!