Sete maneiras pelas quais as tecnologias de última geração transformam seus processos de acordos

As maneiras tradicionais pelas quais as equipes criam, formalizam e gerenciam acordos estão repletas de pontos cegos. Elas envolvem muitos sistemas de tecnologia, muitas etapas e repasses de informações manuais complicadas, à medida que os funcionários transitam documentos e dados de uma ferramenta para outra.

Conversamos com organizações sobre seus processos de acordos e descobrimos que, em geral, eles são complicados, caros e ineficientes. Esse conjunto de problemas é conhecido como o desafio dos acordos. Incluindo a perda de receita e a degradação de valor, isso custa às organizações quase US$ 2 trilhões por ano em todo o mundo.

A Gestão Inteligente de Acordos (Intelligent Agreement Management - IAM), através do Docusign IAM é a próxima geração de tecnologia de acordos, desenvolvida especificamente para ajudar as equipes a superar o desafio dos acordos. A solução elimina etapas manuais e sistemas desconectados do fluxo de trabalho tradicional de acordos e os substitui por uma plataforma integrada que ajuda a aumentar a eficiência. 

Veja algumas maneiras de como o Docusign IAM pode ajudar suas equipes a personalizar fluxos de trabalho de acordos e otimizar os processos de ponta a ponta.

Comece a elaborar acordos usando os dados certos

A elaboração de acordos pode ser trabalhosa, em grande parte porque a entrada manual de dados pode introduzir erros e riscos de conformidade. Pesquisas mostram que os maiores obstáculos enfrentados pelas equipes de RH no processo de acordos são a normatização, a conformidade e as tarefas repetitivas. A resposta está no Docusign Agreement Preparation, que ajuda a garantir que os dados dos seus acordos sejam precisos desde o início.

O diferencial está na criação simplificada de modelos, sem necessidade de programação avançada, que extraem dados de fluxos de trabalho conectados. A solução funciona com seus sistemas já implementados, como HubSpot e Salesforce, para extrair automaticamente dados em tempo real, garantindo que seus acordos tenham sempre as informações mais atualizadas, sem a necessidade de constantes atualizações manuais.

O Agreement Preparation foi desenvolvido especificamente para acordos, de modo que não apenas compreende os metadados, a lógica de fluxo de trabalho e as necessidades de conformidade exclusivas dos contratos, mas também utiliza IA para automatizar tarefas monótonas e repetitivas. Isso torna o ciclo de vida dos acordos mais fluido, da criação à assinatura.

Além disso, o Docusign AI-Assisted Review ajuda as organizações a acelerar a coleta de assinaturas, usando a IA para automatizar a revisão e fazer a marcação de edições nos acordos, de modo a alinhá-los aos requisitos da sua empresa.

Colabore com todos em um só lugar

Acompanhar constantes mudanças e atualizações de versões pode ser exaustivo, especialmente quando elas estão espalhadas por e-mails e planilhas. O Docusign Agreement Desk ajuda a tornar a colaboração mais otimizada e a mais eficiente possível, oferecendo a você e a todos os envolvidos um ponto de acesso fácil de usar para acompanhar o andamento do contrato. 

Esse hub centralizado oferece visibilidade instantânea e monitora as atualizações, mesmo se forem feitas por e-mail. As atividades são registradas em um feed que inclui os principais detalhes, garantindo que os acordos em elaboração continuem avançando. Além disso, à medida que os acordos são concluídos, um painel de relatórios e desempenho exibe métricas-chave para que você possa otimizar acordos futuros. 

Localize acordos e termos específicos com IA

Um dos problemas mais comuns resultantes de fluxos de trabalho de acordos obsoletos é a incapacidade de encontrar um contrato ou identificar uma cláusula específica. No ano passado, uma pesquisa da Docusign e da Deloitte sobre o processo de acordos de ponta a ponta revelou que quase metade das empresas entrevistadas acredita gastar tempo demais procurando acordos concluídos. Mais de 54% não dispõem de ferramentas para automatizar o acompanhamento e a análise. Todo esse tempo gasto com pesquisa é frustrante e oneroso.

Para quem conta com sistemas avançados de acordos, esses problemas são significativamente reduzidos. O relatório deste ano mostra que 85% dos profissionais conseguiram atingir seus objetivos estratégicos graças à gestão avançada de acordos, com sistemas alimentados por IA entregando os resultados mais expressivos. 

O Docusign Navigator é uma das maneiras pelas quais essas empresas podem usar a IA para obter benefícios imediatos. O Navigator é um poderoso repositório que usa IA para ajudar você a responder rapidamente a perguntas sobre acordos. A solução oferece filtros simples que podem classificar instantaneamente os documentos por parte, data de apreciação, valor monetário e muito mais. O Navigator também inclui uma barra de pesquisa que usa ferramentas de processamento de linguagem natural para interpretar pesquisas em nível conceitual, em vez de apenas por palavras-chave. Isso pode ser especialmente útil na busca de termos de cláusulas sobre tópicos complexos, como privacidade ou força maior. A funcionalidade de IA generativa é capaz até mesmo de criar resumos de trechos longos ou complexos de textos de acordos.

Melhore a tomada de decisão ao gerar relatórios de acordos

Seus acordos podem parecer páginas de texto simples, mas o Docusign IAM os transforma em coleções estruturadas de dados. Ao extrair pontos de dados importantes, sua equipe pode obter uma visão geral rápida de qualquer documento individual ou da biblioteca de documentos como um todo. Esses pontos de dados podem ser usados para responder a perguntas críticas de negócios de forma rápida e precisa.

Por exemplo, se estiver procurando identificar os clientes que mais investem na sua organização, os relatórios do Docusign IAM têm a resposta. Os relatórios também podem informar quais acordos prestes a expirar estão definidos para renovação automática, por exemplo. Sua equipe pode usar a funcionalidade de relatórios para acompanhar estatísticas periódicas sobre contratos e usar esses dados robustos para tomar decisões mais informadas sobre o rumo dos negócios na empresa.

Conecte ferramentas usando integrações

Outro dado importante revelado pela pesquisa Deloitte e Docusign é que as equipes com integração em nível de grande empresa, mais avançada para a gestão de acordos, excedem suas metas financeiras 36% mais frequentemente do que as organizações com baixo nível de maturidade. 

Em vez de uma série de anexos, uploads, reformatações e mais uploads, o que pode causar problemas de controle de versão e compartilhamento de dados, no Docusign os acordos permanecem na mesma plataforma, desde a criação, passando pela negociação, assinatura, execução e renovação. Os clientes do Docusign IAM podem acessar o Docusign App Center para conectar todas as ferramentas que usam atualmente para criar, formalizar e gerenciar acordos.

Elimine etapas manuais com a automação do fluxo de trabalho

As integrações minimizam o trabalho envolvido na passagem de informações do acordo de uma ferramenta para outra. A automação eleva o patamar desse aprimoramento, eliminando o esforço manual para fazerem os contratos moverem de uma etapa do fluxo para a seguinte. A eliminação de todos esses repasses de informação manuais economiza tempo, reduz erros e proporciona a todos uma melhor visibilidade do processo de acordos.

O Docusign Maestro é uma solução que dispensa conhecimentos em programação avançada, ideal para lidar com essas etapas onerosas e complexas. Os clientes do IAM podem usar o Maestro para criar um fluxo de trabalho de acordo padrão, incluindo etapas de verificação de identidade e assinatura eletrônica, e definir condições para conclusão de cada uma delas. Assim que uma etapa é concluída, o Maestro inicia automaticamente a próxima e envia um alerta aos envolvidos no processo. Se uma etapa exigir o uso de eSignature, Verificação de Identidade ou Notary, o Maestro faz essa conexão automaticamente. Depois de mapear seu processo, os acordos passam a fluir de forma contínua do início ao fim.

Simplifique a colaboração em acordos

Quando os acordos envolvem partes e organizações adicionais, o fluxo de trabalho pode facilmente ficar preso a problemas resultantes de baixa visibilidade e controle de versão. É fácil perder o controle de qual versão de um acordo é a mais atual, qual parte está revisando essa versão, quais revisões sugeridas foram aceitas e quem é responsável pelo próximo passo.

O Docusign IAM resolve esse problema com uma única versão de documento baseada na nuvem, sempre atualizada. Os acordos são criados na nuvem e permanecem em um hub centralizado e seguro chamado Workspaces. O Workspaces reúne pessoas, acordos e informações para simplificar o acompanhamento de documentos e atividades, além de viabilizar a colaboração em tempo real. Cada documento, participante e ação permanece em um único lugar, permitindo que as equipes acompanhem o andamento, colaborem em tempo real e mantenham os processos avançando. Chega de anexos perdidos, notificações fora de ordem ou esforços duplicados. Desfrute de transações mais fluidas e clientes mais satisfeitos.

Comece usar o Docusign IAM na sua empresa

A Docusign tem um longo histórico de liderança no mercado de acordos e em solucionar os desafios dos clientes em relação aos fluxos de trabalho de acordos. As funcionalidades e serviços de plataforma descritos nesta lista foram projetados para atender às necessidades de contrato das organizações hoje e no futuro.

Saiba mais sobre como o Docusign IAM pode beneficiar sua equipe conectando os processos de acordos de ponta a ponta.

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