Veja 9 ferramentas para home office que ajudam a otimizar processos

Seja em uma empresa, seja como freelancer, o trabalho remoto está se tornando mais comum no mercado, acompanhando a evolução de ferramentas para home office e o poder produtivo delas em ambientes que ficam fora do escritório. Para demonstrar a variedade dessas soluções que podem ajudar na sua rotina de trabalho em casa, preparamos uma lista especial com as 9 que mais ajudam a otimizar os seus processos produtivos.

Quer conhecer mais sobre essas ferramentas? Então, continue a leitura!

1. Armazenamento na nuvem (Google Drive, OneDrive, Dropbox)

Uma das ferramentas mais básicas para otimizar o trabalho remoto é algum tipo de armazenamento em nuvem para salvar, organizar e acessar documentos e arquivos de onde você estiver. Além de contar com um disco virtual remoto, você ainda pode editar, salvar alterações e até compartilhar com os colegas de trabalho ou com os clientes aqueles arquivos em que está trabalhando.

Existem diversas opções de armazenamento em nuvem hoje em dia. O Dropbox, por exemplo, se popularizou por ser um dos primeiros serviços a oferecerem essa funcionalidade de maneira prática, simples e eficiente.

Contudo, os preferidos atualmente com certeza são o Google Drive e o Microsoft OneDrive. As suas maiores vantagens, além de serem excelentes discos virtuais, é que se integram com outros serviços dessas empresas e facilitam a visualização e a edição de arquivos.

2. Slack

Uma das principais necessidades para quem trabalha em home office é a comunicação — com colegas, com gerentes, com clientes etc. Por não haver o contato físico entre as pessoas, as ferramentas de comunicação precisam ser tão diretas e eficientes quanto possível para manter uma boa relação de trabalho mesmo a distância.

O Slack se popularizou a ponto de ser comprado pela Microsoft exatamente por oferecer um ambiente perfeito de comunicação empresarial. É um mensageiro mais adequado para conversas profissionais por integrar funcionalidades de planejamento, compartilhamento e registro de discussões.

3. Microsoft Teams

O Slack, no entanto, tornou-se apenas a ponta de uma das ferramentas para home office mais utilizadas atualmente no mundo, o Microsoft Teams. Essa plataforma colaborativa uniu a comunicação empresarial com a gestão de projetos para criar um ambiente que integra equipes de trabalho e alinha os seus objetivos de maneira simples e bastante visível para todos os membros.

Assim, o Teams facilita a discussão sobre caminhos e a definição de estratégias produtivas, acompanhando a evolução e o desempenho do time inteiro em busca de um objetivo único.

4. Trello

Falando em gestão de projetos, você já conhece as metodologias ágeis, como o Kanban? Esse tipo de estruturação produtiva apresenta frameworks de trabalho baseados em pequenos objetivos que são concluídos e iterados constantemente, com uma dinâmica muito moderna de operação empresarial.

A ferramenta mais famosa que implementa esse tipo de metodologia é o Trello. A sua abordagem simples e visual facilita a compreensão de tarefas pendentes e de prazos, tornando a organização da rotina mais fácil tanto para quem trabalha em empresas de terceiros quanto para quem tem a sua própria.

5. Skype

O Skype é uma das ferramentas de comunicação por vídeo mais antigas no mercado e ainda assim mantém bastante de sua relevância. Também adquirida pela Microsoft, a solução conta com bastante integração com outros softwares de gestão empresarial e tem na qualidade de conexão, de imagem e de som o seu maior diferencial.

6. Zoom

O Zoom é um aplicativo para Android, iOS e Windows que explodiu em popularidade no início da pandemia de COVID-19. Com famílias, amigos e empresas separados, a sua facilidade de manuseio e a qualidade de conexão para a comunicação entre diversas pessoas em simultâneo se mostraram muito úteis em diversos contextos.

Para o home office, é muito eficiente em discussões de trabalho, já que conta com algumas funcionalidades bem úteis de gestão de comunicação, ordem de fala etc.

7. ERP

Os ERPs são sistemas integrados de gestão empresarial que reúnem informações de diversas origens dentro de um único ambiente virtual. Geralmente, são investimentos feitos por negócios para a administração de todos os aspectos operacionais, financeiros e estratégicos.

No entanto, existem também versões mais simplificadas de ERP que funcionam muito bem no home office como organização individual. Principalmente para quem trabalha de maneira autônoma, essas soluções ajudam a controlar a sua rotina, a organizar projetos e a cumprir prazos de maneira eficiente.

8. Gerenciadores de tempo (toogl, Pomodoro Tracker)

Falando em organizar a rotina de trabalho remoto, uma ferramenta muito importante para quem está em regime home office é um gerenciador de tempo produtivo. Trata-se de plataformas que medem, registram e gerenciam as horas trabalhadas para que você saiba exatamente quanto tempo gasta em cada tarefa ou projeto.

Um exemplo disso é o toogl, uma plataforma que não só permite medir quanto tempo você gasta no trabalho, como também dispõe de ferramentas completas de planejamento e de análise de produtividade. É possível separar horas em projetos e pessoas para alinhar a rotina de diversos profissionais dentro de uma empresa ou de diversos clientes como freelancer.

Se você quer algo mais simples, o Pomodoro Tracker é uma opção interessante. Ele utiliza a abordagem famosa de mesmo nome, que alterna sessões de 25 minutos de trabalho com pausas curtas entre elas. Além de usar esse sistema, conta também com uma central de estatísticas que acompanha a sua rotina e uma lista de tarefas para dar foco ao seu trabalho.

9. Assinatura eletrônica

Uma dor muito comum de quem atua remotamente é conseguir realizar todo o seu trabalho de maneira independente de locais físicos, mas precisar desse deslocamento sempre que for fechar um contrato, fazer um registro, emitir uma nota ou transferir um documento — situações comuns, principalmente para quem é freelancer.

Entretanto, a tecnologia atualmente permite digitalizar também esses processos tão importantes para garantir segurança e eficiência em pontos indispensáveis de relações de trabalho.

A assinatura eletrônica é uma ferramenta que substitui a subscrição física, permitindo validar e autenticar documentos digitais de maneira remota. Dessa forma, você consegue manter o contato direto com clientes ou gerenciar questões internas da empresa sem precisar sair de casa.

Portanto, trata-se de uma solução que possibilita que todas as outras ferramentas para home office venham a convergir em um trabalho realmente remoto e eficiente, sem qualquer obstáculo, seja para a sua empresa, seja para a sua carreira. Como você pôde observar, recorrer a esses recursos é a chave para viabilizar a atuação a distância e torná-la uma alternativa que "não perde em nada" para a modalidade presencial.

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