Momentum Digital: como preparar sua gestão de contratos para a Reforma Tributária

A transição para a Reforma Tributária tem mudado a rotina das empresas, exigindo ajustes em processos internos, sistemas e modelos de precificação. E existe um elemento central onde estão registradas todas as regras operacionais e comerciais de um negócio que exige atenção imediata: a base de contratos ativos.

Para debater os impactos práticos dessa mudança e apresentar caminhos para modernizar a gestão de acordos, a Docusign reuniu, em agosto, executivos e especialistas na edição online do seu maior evento anual, o Momentum Digital.

Na abertura do evento, Christiano Lucena, vice-presidente da Docusign para a América Latina, destacou a dimensão do impacto econômico causado pela ineficiência na gestão de acordos na região e defendeu o avanço tecnológico nas empresas:

"Este ano, nós comemoramos 25 anos da validade da assinatura eletrônica no Brasil, tecnologia na qual somos pioneiros e líderes globais. Hoje, o meu convite é para darmos o próximo grande salto na era da inteligência dos acordos. Só na América Latina, as empresas perdem entre 140 e 170 bilhões de dólares em valor econômico todo ano por processos de acordos ineficientes", alertou Lucena.

Diante desse cenário, o evento mostrou como a inteligência artificial corporativa e o Docusign IAM (Intelligent Agreement Management) podem ajudar as empresas a lidar com as mudanças regulatórias, promovendo ganho de eficiência desde a criação do contrato até a fase pós-assinatura.

Desafio dos contratos na Reforma Tributária

Embora a transição da Reforma Tributária ocorra em etapas nos próximos anos, a preparação precisa começar agora. O ponto crítico é que os compromissos com clientes e fornecedores estão válidos nos contratos atuais.

A chegada dos novos impostos (como a substituição de tributos antigos pelo CBS e IBS) muda as regras de precificação, a formação dos preços e o cálculo de créditos fiscais. Contratos com cláusulas rígidas de repasse fiscal ou reajuste desatualizadas podem transformar operações lucrativas em deficitárias caso não sejam renegociados.

Para ajudar a superar esse desafio sem gerar gargalos ou sobrecarregar as equipes jurídicas e financeiras, foram apresentados 4 passos práticos de como a plataforma Docusign IAM pode apoiar as companhias na transição fiscal.

Os 4 pilares da gestão de contratos no cenário da Reforma Tributária

Ivan Santos, arquiteto de soluções na Docusign, apresentou como a plataforma transforma documentos estáticos em dados úteis durante o processo de transição tributária.

1. Extração e organização inteligente de dados

A primeira etapa é entender o que está escrito na base contratual existente. Com inteligência artificial especializada em contratos, a plataforma extrai automaticamente informações essenciais de documentos digitalizados ou digitais — como partes envolvidas, vigência, valor total, índices de reajuste e menções a impostos antigos (PIS, COFINS, ISS, ICMS).

"É nos meus contratos que mora a minha relação com as contrapartes, com meus fornecedores, com os meus clientes. E é lá que podem ter cláusulas ou situações que vão impactar minha margem. A própria IA vai ler esses contratos e trazer essas informações de forma automática, permitindo filtrar e entender a lógica dos acordos em apenas um clique”, explicou Ivan Santos.

2. Cruzamento de dados e inteligência conectada

A análise da Reforma Tributária exige relacionar as cláusulas encontradas nos contratos com informações externas — como o enquadramento fiscal do fornecedor (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real) registrado no ERP.

Com suporte a conectores como o MCP (Model Context Protocol) e integrações via API, os dados estruturados dos contratos podem alimentar a IA da própria empresa. Isso permite cruzar informações com relatórios financeiros e pareceres tributários para identificar quais contratos precisam de renegociação imediata.

3. Automação dos fluxos de renegociação

Gerenciar centenas ou milhares de aditivos e cartas de renegociação trocando e-mails pode gerar perda de controle e aumentar riscos. Por meio de fluxos de trabalho automatizados e fáceis de configurar, a plataforma permite disparar em lote as comunicações, pedidos de aditivos e documentos para assinatura, conectando tudo ao CRM e ao ERP com registro de todas as etapas.

4. Governança e auditoria com regras personalizadas (playbooks)

Para acelerar a revisão das respostas e novas versões de contratos enviadas pelos parceiros, a plataforma disponibiliza playbooks configuráveis. A IA analisa o documento e avisa se ele cumpre as exigências da empresa (como o detalhamento de preços ou cláusulas específicas para a Reforma). A ferramenta mostra os pontos de atenção, sugere o texto adequado e insere comentários automáticos no editor de texto.

Impacto do ROI na automação de acordos: dados da Deloitte

Durante o evento, a vice-presidente de vendas da Docusign, Luciane Dalmolim, apresentou os resultados da terceira edição da pesquisa global desenvolvida em parceria com a Deloitte. O estudo ouviu mais de 1.100 profissionais ao redor do mundo — sendo 11% dos entrevistados no Brasil — para analisar o retorno sobre o investimento (ROI) na automação dos processos de contratos e acordos.

Os dados mostram os resultados práticos da aplicação da inteligência artificial no dia a dia:

• 24% de ROI médio obtido por empresas brasileiras com a automação de fluxos de trabalho contratuais;

• 72% dos entrevistados relataram que os acordos se tornaram mais precisos após a adoçãodeferramentas especializadas;

• 29% de economia em mão de obra operacional, liberando as equipes para tarefas estratégicas;

• 36% de ganho de eficiência no tempo gasto para criar e aprovar novos acordos;

• 54% das empresas no Brasil observaram melhorias diretas na padronização de cláusulas e na conformidade regulatória .

A pesquisa demonstrou que os ganhos com a automação contratual vão muito além do setor jurídico. A área de Experiência do Cliente e o setor de Recursos Humanos são os que mais ganham em agilidade e facilidade no dia a dia, seguidos por Vendas, TI e Jurídico.

Aceleração de vendas e experiências conectadas

Encerrando as demonstrações técnicas, Artur Putinelli, consultor de soluções da Docusign, abordou como a integração das etapas de um contrato reduz o tempo de formalização de semanas para poucas horas, apoiando a aceleração do pipeline de negócios.

Processos manuais ou desconectados geram perda de tempo na coleta de dados e demora na hora de assinar. Reunindo todas as etapas no mesmo fluxo — como verificação de identidade com prova de vida por IA, preenchimento dinâmico de formulários online, geração automática do termo com cláusulas personalizadas e assinatura eletrônica integrada —, a Docusign oferece uma experiência simples e contínua ao cliente sem abrir mão da segurança jurídica.

Essa integração das etapas busca garantir que, assim que o contrato for assinado, a plataforma avise o sistema da empresa para dar o próximo passo, atualizando o ERP ou liberando o serviço, reduzindo a dependência de intervenções manuais.

Prepare sua empresa para a transição fiscal

A adequação à Reforma Tributária exige planejamento e clareza sobre todas as regras fechadas com fornecedores e clientes. Automatizar a extração de dados, a análise de cláusulas e a criação de aditivos ajuda a otimizar custos operacionais, mitigar riscos regulatórios e manter a fluidez dos negócios. 

A plataforma Docusign IAM combina inteligência artificial e automação de fluxos para apoiar sua organização em cada etapa do ciclo de vida dos contratos.

Perguntas frequentes sobre contratos e Reforma Tributária

Por que os contratos vigentes precisam ser revisados com a Reforma Tributária?

Como a Reforma Tributária altera a estrutura dos impostos e as regras de créditos fiscais, cláusulas contratuais de preço fixo, repasse de tributos ou reajuste atreladas ao modelo antigo podem prejudicar o lucro das empresas. A renegociação busca manter as condições comerciais justas e equilibradas sob o novo regime fiscal.

Quando as empresas devem começar a revisar e renegociar seus contratos?

O quanto antes. Embora a transição tributária ocorra gradualmente, a identificação das cláusulas de risco e o mapeamento da base contratual exigem preparação prévia. Iniciar a análise desde já evita sobrecarga nas equipes e apoia a proteção da margem financeira das operações.

Como a tecnologia de gestão de contratos ajuda a identificar cláusulas fiscais?

Com a plataforma Docusign IAM e seu motor de inteligência artificial Iris, é possível analisar a base de contratos e extrair automaticamente informações como datas de vigência, índices de reajuste, valores e impostos citados. Isso permite saber com rapidez quais contratos precisam de aditivos ou renegociação.

Qual é a diferença entre utilizar LLMs genéricas e uma IA especializada em contratos? 

Modelos genéricos de linguagem não foram desenvolvidos com foco na segurança, privacidade e governança exigidas por documentos corporativos sensíveis. A solução de IA da Docusign é treinada na linguagem específica de contratos e opera em um ambiente corporativo seguro, buscando alta precisão na análise de cláusulas sem expor os dados da empresa. 

É preciso trocar o ERP ou o sistema atual para usar a plataforma da Docusign?

Não. A plataforma Docusign IAM funciona de forma integrada aos sistemas já utilizados pela empresa (como ERPs e CRMs) por meio de conectores e APIs, permitindo extrair dados e automatizar fluxos de trabalho sem a necessidade de substituir o parque tecnológico existente.