Escritório sem papel: benefícios e como eliminar o documento físico nas empresas

A gestão de um escritório sem papel, ou paperless, é cada vez mais comum no mercado moderno. Além de estar diretamente conectada com a transformação digital, o movimento ajuda as empresas a serem mais eficientes, ágeis e econômicas.

No entanto, muitos profissionais ainda estão nos primeiros passos dessa jornada, buscando entender o que verdadeiramente significa ser uma empresa paperless e quais são os caminhos mais rápidos e seguros para fazer essa transição.

Você e seu negócio também estão nesse mesmo momento? Quer entender mais sobre como eliminar o uso do papel e contar com uma gestão mais inovadora? Acompanhe este artigo especial sobre o assunto!

O que é um escritório sem papel?

O escritório sem papel — conhecido em inglês como paperless — é um conceito de empresa que reduz totalmente ou consideravelmente o uso de documentos, registros e contratos físicos em seus processos produtivos rotineiros.

O que antes seria impresso passa a ser digitalizado, utilizando tecnologias como Cloud Computing, sistemas de gestão integrada (ERP) e assinatura eletrônica.

Nesse processo, há também a oportunidade para reformulação de uso de dados e inteligência de negócio, para que a transição do papel para a tela permita novas formas de gerir e tomar decisões em mercados cada vez mais competitivos.

Por que é importante eliminar o papel na empresa?

Investir em um escritório sem papel não é apenas sobre reduzir o volume físico de registros em sua empresa. É uma migração que faz parte de um conceito maior de transformação digital.

Veja os benefícios em adotar o paperless de maneira inteligente e efetiva.

Redução de custos

A migração para tecnologias digitais — como nuvem, CLM (ou gestão do ciclo de vida de contratos) e assinatura eletrônica — pode reduzir consideravelmente os custos com recursos físicos dentro de um negócio.

Além de adquirir menos papel, há menos desperdícios que podem corroer parte do seu faturamento e diminuir a margem de lucro por ineficiência operacional.

Agilidade

Principalmente em negócios que trabalham com muitas trocas de documentos e contratos — internamente e com o público —, a eliminação do papel significa mais velocidade na comunicação e envio de registros entre as partes.

Isso permite fechar negócios de maneira mais rápida e analisar registros e indicadores de desempenho de forma mais ágil, além de tomar decisões importantes em menos tempo.

Confiabilidade

Documentos físicos estão sempre sujeitos a rasuras, danos e perda. Ou seja, não dá para garantir que os contratos e registros estejam todos intactos ao longo do tempo, se armazenados de maneira física.

Documentos digitais, por sua vez, não sofrem ação do tempo ou do manuseio descuidado. A empresa mantém um nível ótimo de confiança em relação ao que está registrado, melhorando a gestão interna e o relacionamento com o público.

Segurança

Muitos gestores ainda caem no mito de que guardar documentos fisicamente é mais seguro do que em sistemas digitais.

Com as tecnologias de proteção de dados modernas, isso está longe de ser verdade. O papel está sempre sujeito a perdas e extravios, criando uma vulnerabilidade desnecessária para o seu negócio.

Investir em digitalização é investir em proteção da empresa, de seus parceiros e clientes. Assim, você tem um controle muito maior por meio da visibilidade e estruturação desses registros em plataformas de gestão que atuam como um repositório centralizado.

Preocupação ambiental

Reduzir o uso de recursos físicos é diminuir o impacto da sua empresa no meio ambiente. A gestão sustentável é uma tendência cada vez mais importante no mercado moderno, e pode significar eficiência de custos e uma imagem consolidada no mercado.

Como eliminar o papel do seu escritório?

O processo de digitalização da empresa não pode ser feito de qualquer jeito. É preciso planejamento, estruturação e organização. Veja as dicas mais relevantes para eliminar o papel do escritório.

Mapeie as oportunidades de digitalização

Seu primeiro passo é fazer um levantamento completo da documentação física na empresa. Contratos, documentos, relatórios — tudo o que é feito e mantido em papel.

O processo ajudará você a mapear as oportunidades de digitalização, ou seja, o que pode ser migrado para as plataformas digitais de gestão. É também uma chance para estruturar seus documentos, com hierarquia e segmentação que facilitem a visualização e o uso desses registros no futuro.

Invista em uma plataforma integrada de gestão

A melhor forma de criar uma estrutura eficiente e ágil de acesso a documentos digitais é a partir da integração. Plataformas de gestão moderna, conhecidas como ERP, são tecnologias que facilitam a transformação digital.

Uma característica interessante das melhores opções de ERP no mercado é o acesso à tecnologia de Cloud Computing. Com ela, além de poder digitalizar os seus documentos, eles se tornam disponíveis independente de quando — ou onde — você precise de acesso.

Capacite os profissionais

Um dos grandes desafios da digitalização nas empresas é a resistência de colaboradores que já estão familiarizados com os protocolos físicos. Isso se resolve com treinamento e comunicação: transparecer a importância da empresa paperless para o futuro e adaptar as suas funções para que sejam mais digitais, eficientes e proativas.

A capacitação não só contribui para a mudança de cultura no negócio, como cria novas oportunidades de otimização, pelo redesenho de processos produtivos partindo dos próprios profissionais.

Crie parâmetros de segurança

Falamos sobre segurança anteriormente, mas vale reforçar o ponto: investir em tecnologias e práticas seguras é fundamental para o sucesso da transformação digital.

O mesmo cuidado deve refletir tanto na hora de digitalizar, quanto de utilizar e compartilhar esses documentos. Elabore, junto à TI da empresa, termos claros de uso e implemente um monitoramento automatizado para controlar o acesso a registros e contratos.

Invista em tecnologias de contrato

A melhor forma de dar confiabilidade, agilidade e segurança a uma empresa paperless é investindo em tecnologias de contrato, como a assinatura eletrônica ou em um CLM. Esses softwares automatizam processos, asseguram a autenticidade de registros e credenciais de pessoas associadas a eles, dando o mesmo peso aos documentos digitais que seriam redigidos e assinados fisicamente.

Além disso, permitem que negócios sejam feitos e contratos firmados de maneira remota. Na era pós-pandemia, em que se espera a possibilidade de assinar serviços e fazer parcerias a longa distância, eles se tornam uma vantagem competitiva.

Por que o movimento paperless está se popularizando nas empresas?

Conforme abordado, investir em um escritório sem papel não só diminui o esforço de lidar com estrutura física, como dá eficiência e flexibilidade para negócios do futuro. Desde contratos de vendas, faturas, registro de eventos até todo tipo de documentos comerciais, a transformação digital está acabando com a necessidade de papel na gestão de empresas.

No eBook sobre o movimento paperless, você pode conferir a fundo o problema do papel nos processos corporativos, os benefícios e ROI do paperless, além de obter mais dicas para uma empresa sem papel.