Como a METARH reduziu prazos e aumentou a produtividade com a Docusign

Sua empresa já precisou recorrer a impressora, folhas e mais folhas de papel e um motoboy para conseguir fechar um acordo com um cliente? Parece uma cena de um filme antigo, mas essa era a realidade da METARH até o começo de 2020. 

A METARH é uma consultoria de recrutamento e seleção que atua em todo o País e possui mais de 40 anos no mercado, ajudando empresas a encontrarem profissionais de talento. Para construir uma parceria de sucesso e gerar resultados positivos, a consultoria foca no que cada cliente precisa, fornecendo serviços personalizados e flexíveis.

Antes de 2020, o comum era a METARH acionar um motoboy para ir até o escritório de seus clientes, levando um calhamaço de documentos em papel para serem assinados. Se o cliente pedia alterações no contrato, ficavam em um "ping pong" de versões até que o jurídico da empresa e da consultoria entrassem em um acordo. 

Além disso, candidatos também precisavam comparecer presencialmente para assinar contratos e entregar documentos. Esse processo todo durava, em média, pelo menos 20 dias. 

Essa foi a situação encontrada por Danielle Monteiro e Daniella Fogaça, gestoras de Projeto e Jurídico, respectivamente, da METARH, que logo enxergaram a necessidade de tornar os fluxos contratuais da consultoria mais rápidos e eficientes por meio de inovação e tecnologia.

As gestoras tinham em mente um objetivo muito claro: implementar uma solução ágil e segura que permitisse assinar documentos digitalmente e, ao mesmo tempo, melhorasse a gestão dos contratos, automatizando tarefas e resolvendo complexidades que impactavam a produtividade.

Em meio à pandemia da covid-19, elas decidiram contratar o serviço de assinatura eletrônica da Docusign, parceria que dura até hoje. 

Resultados da implementação da assinatura eletrônica

Com a implementação da assinatura eletrônica da Docusign, as equipes internas da METARH observaram um ganho de 50% de produtividade. “É uma ferramenta fácil de aprender e de trabalhar", avalia a gestora jurídica, Daniella Fogaça. “E a maioria dos nossos clientes trabalha com a Docusign também, então, para nós, simplifica muito". 

Atualmente, todos os fluxos de acordo da consultoria são digitais. Contratos que antes demoravam quase um mês, entre idas e vindas e diversos ajustes, agora são finalizados em até três dias. 

Outro resultado positivo foi o crescimento do número de candidatos aprovados e empregados por conta do aumento da velocidade para que os contratos sejam firmados. 

E além dos ganhos para o negócio, a parceria da METARH com a Docusign também contribuiu para a redução no impacto no meio ambiente. De acordo com a calculadora de papel, ao longo dos anos de uso da assinatura eletrônica, a METARH economizou mais de 3,1 milhões em folha de papel. Isso equivale a 374 árvores que deixaram de ser derrubadas, além da economia de 1,2 milhão de litros de água, 127 toneladas de CO2 e 8,3 toneladas de resíduos sólidos.

Segundo passo da parceria: WhatsApp Delivery

Por conta do sucesso da implementação da solução, a consultoria contratou uma outra funcionalidade, o WhatsApp Delivery para Docusign eSignature. A ideia era ampliar a quantidade de canais por meio dos quais candidatos, clientes e fornecedores podem receber notificações sobre a assinatura de acordos. 

“Recrutamos pessoas com perfis diversos, desde aqueles que trabalham em fábricas aos mais executivos. Nem todos têm familiaridade com o email para conferir documentos que precisam assinar, mas têm um celular e o WhatsApp. A nova funcionalidade veio para somar nesse aspecto”, conclui a gestora de Projetos, Danielle Monteiro.