Como a Lightera descentralizou processos e acelerou operações no mundo todo com a Docusign

A expansão de empresas globais tende a esbarrar no excesso de rotinas operacionais centralizadas.  

Na Lightera se abre en una nueva pestaña, empresa global de soluções para infraestrutura de conectividade óptica, times de Comercial e Suprimentos hoje geram e assinam documentos padronizados sem precisar acionar o Jurídico a cada solicitação. Essa autonomia não existia até pouco tempo atrás. Cada declaração comercial ou aprovação de rotina passava pelas mãos da equipe legal, mesmo quando o processo já era conhecido e repetitivo.

A mudança começou quando a Lightera (antiga Furukawa) percebeu que usava a Docusign — que atende desde PMEs até grandes corporações no Brasil — havia anos, mas só para coletar assinaturas. "Lembro que assisti a apresentações sobre as funcionalidades e pensei: 'Não é possível; temos um monstro gigantesco aqui na nossa mão e não estamos utilizando'", conta Felipe Cardoso Leal, responsável por Legal Operations (Legal Ops) na Lightera.

A partir daí, a empresa deixou de tratar a plataforma apenas como um assinador eletrônico e passou a construir fluxos automatizados de ponta a ponta, com governança, rastreabilidade e autonomia para as áreas que mais dependiam do Jurídico no dia a dia.

A Lightera nasceu da união das divisões de fibra e cabos da Furukawa Electric, da OFS e da Furukawa Electric LatAm — parte da Furukawa Electric, com 140 anos de atuação no setor. A empresa evoluiu dos primeiros cabos de fibra óptica até as soluções de rede mais recentes, hoje com fábricas, centros de suporte e núcleos de P&D em cinco continentes.

Ferramenta subutilizada e processos manuais

Antes de repensar o uso da plataforma Docusign, a Lightera enfrentava desafios que consumiam tempo e expunham a empresa a riscos de conformidade.

Um desafio era operacional. Grande parte dos documentos ainda seguia o fluxo tradicional de impressão, coleta física de assinatura, digitalização e arquivamento manual.

Também pesava a forma como utilizavam a ferramenta. A Lightera já usava a Docusign, mas apenas para coletar assinaturas, sem aproveitar automações e regras de negócio disponíveis na plataforma. Isso sobrecarregava o time jurídico com solicitações repetitivas, como a elaboração manual de declarações comerciais e a coleta individual de aprovações da diretoria por e-mail.

Havia ainda um desafio na operação global da empresa. Sem um fluxo automatizado e padronizado para o envio de termos de compliance em múltiplos idiomas, a Lightera tinha dificuldade para acompanhar pendências e ficava exposta a riscos de não conformidade corporativa.

Docusign IAM como motor de automação

A virada não veio da adoção de uma nova ferramenta, mas da decisão de explorar o potencial de uma que já estava em uso. A Lightera passou a estruturar fluxos de trabalho usando o recurso Workflow Builder, da plataforma Docusign IAM, e a padronizar documentos recorrentes com Templates, substituindo etapas antes manuais por processos automatizados e repetíveis, sem necessidade de código.

Outros recursos da Docusign reforçaram essa mudança: campos inteligentes e lembretes automáticos reduziram o trabalho manual de cobrança e preenchimento, enquanto a trilha de auditoria passou a reforçar a rastreabilidade e a conformidade jurídica em cada aprovação. O suporte multilíngue permitiu padronizar o envio de documentos de compliance sem depender de traduções caso a caso.

Menos burocracia, mais estratégia

Com os fluxos automatizados no ar, a mudança apareceu primeiro na rotina das áreas que antes dependiam do Jurídico. Comercial e Suprimentos passaram a gerar e assinar declarações padronizadas de forma autônoma, sem precisar abrir uma solicitação a cada novo documento.

As aprovações da diretoria, antes coletadas uma a uma por e-mail, viraram um fluxo automático e rastreável, com caixas de comentário para que os diretores interajam diretamente no processo. A coleta anual de termos de compliance, que exigia lidar com idiomas diferentes e cobrar pendências uma a uma, passou a rodar de forma global e automatizada para toda a equipe interna.

O efeito mais direto foi liberar o time jurídico do trabalho repetitivo. "Hoje a gente gasta muito menos tempo em questões ordinárias. Tudo o que é padrão nós automatizamos no Comercial, Suprimentos e Compliance. Como não ficamos mais preocupados com demandas operacionais, conseguimos dedicar esforços a atividades estratégicas e de maior valor agregado para a empresa", resume Felipe Cardoso Leal.

Lições sobre transformação digital

Para Felipe Cardoso Leal, o aprendizado da Lightera vai além da ferramenta escolhida. "A transformação digital não acontece só na adoção de uma nova tecnologia; ela é um meio. O verdadeiro valor está em parar, repensar os processos, eliminar atividades que não agregam e criar uma forma de trabalho simples e padronizada. Quando tecnologia, processos e pessoas caminham juntos, transformamos uma atividade burocrática em uma oportunidade de gerar eficiência e governança."

Essa visão molda também o conselho que ele deixa para outros líderes de Legal Ops: entender o processo na raiz antes de aplicar qualquer tecnologia ou automação.

"Você tira todo o sistema, vai cara a cara com o solicitante, a pessoa que mais sofre com aquela demanda, e vai entender o processo como ele roda e qual é a dor daquela pessoa. Depois você entra com os facilitadores, com a automação ou com a inteligência artificial. O erro de muita gente hoje é querer colocar IA em tudo sem entender a base. Quando você estuda o processo, descompõe ele inteiro e aplica a tecnologia nos pontos certos, o resultado vira um verdadeiro motor de eficiência e governança."

Sobre a Docusign no Brasil

Pioneira e líder mundial em assinatura eletrônica e gestão inteligente de contratos, a Docusign atende de PMEs a grandes corporações no Brasil. Com a plataforma Docusign IAM e o motor de IA Docusign Iris, conectamos todo o ciclo do acordo com máxima eficiência. Nossa operação local oferece envio de contratos via WhatsApp, suporte técnico em português e total conformidade com a legislação brasileira (MP 2.200-2/2001, Lei 14.063/2020 e LGPD), ICP-Brasil e Registro Civil.