Docusign e Workday: Uma integração poderosa para o RH

Nos últimos anos, o Workday se tornou uma ferramenta indispensável para as equipes de RH em todo o mundo que buscam operar com mais eficiência. Mas essas equipes estão aproveitando ao máximo seu investimento no Workday? Como mostra o relatório de tendências de RH da Docusign 2021, 91% das equipes de RH não estão capitalizando totalmente em sua tecnologia atual. O maior obstáculo que as impede de fazer isso: falta de integração com os outros sistemas e ferramentas.

É aí que a integração da assinatura eletrônica entre o Docusign e o Workday pode fazer uma grande diferença. Ao incorporar perfeitamente os recursos e funcionalidades do Docusign em seu ambiente do Workday, fica mais fácil eliminar processos manuais baseados em papel para qualquer documento que precise ser lido e assinado. Sua equipe de RH pode trabalhar de forma mais inteligente e rápida do que nunca. E com a maioria dos departamentos de RH concluindo de 100 a 500 contratos por mês, a economia de tempo potencial é enorme.

Docusign e Workday: um novo nível de simplicidade e eficiência

Construída e gerenciada pelo Workday como parte de seu poderoso Business Process Framework, a integração entre o Docusign e o Workday é capaz de otimizar mais de 400 processos de negócios, incluindo HCM, estudante, folha de pagamento e gerenciamento financeiro. A integração com o Docusign torna os fluxos de trabalho de RH ininterruptos, permitindo a realização de todas as tarefas diretamente no aplicativo Workday. Sem a necessidade de envio de e-mail, fax ou arquivamento manual, as equipes de RH estão reduzindo o tempo de resposta de contratos em até 80% com a integração.

Um dos benefícios mais significativos que a equipe de RH percebe imediatamente com a integração entre o Docusign e o Workday é como ela permite que o Workday atue como um repositório central para todos os dados de candidatos e funcionários. Você pode preencher previamente quaisquer documentos de RH e enviar, receber e rastreá-los rapidamente a partir de um único aplicativo. Tudo isso contribui muito para reduzir os tempos de resposta do contrato e aumentar a eficiência da sua equipe de RH.

A integração entre o Docusign e o Workday leva essas eficiências ainda mais longe, automatizando a parte de assinatura do processo de forma a agilizar os tempos de resposta do contrato como você jamais imaginou. Vamos dar uma olhada em como isso acelera as coisas para um processo que todo profissional de RH realmente gostaria de tornar mais eficiente – o processo de carta de oferta.

Primeiro, você abre o Workday e cria uma carta de oferta para o seu candidato. Você verifica rapidamente as informações preenchidas automaticamente (cargo, data de início, salário, etc.) e, em seguida, faz login em segundos usando a funcionalidade de assinatura eletrônica integrada do Docusign. Com um clique, você envia a carta ao candidato. Segundos depois, o candidato faz login no Workday em qualquer dispositivo, visualiza a carta de oferta e assina. Todo o processo pode ser rastreado em todas as etapas, e a carta de oferta preenchida é automaticamente reenviada ao perfil do Workday do candidato. Para cada documento, o Docusign eSignature gera e armazena automaticamente um histórico completo com data e hora de cada ação de envio, visualização, impressão, assinatura ou recusa.

Processos simplificados e automatizados semelhantes podem ser aplicados a todos os contratos que devem ser assinados pelos seus funcionários – desde documentos de integração a processos anuais de RH e desligamento. Alguns dos documentos de RH mais comuns que a integração entre o Docusign e o Workday ajuda a simplificar incluem:

• Cartas de oferta

• Contratos de confidencialidade (NDAs)

• Inscrição de benefícios

• Contratos com terceirizados

• Certificados de rescisão

• Formulários de pagamento de imposto estadual

• Contratos de depósito direto/folha de pagamento

• Planos de remuneração

• Formulários de aceitação do manual do funcionário

• Contratos de consentimento para teste de drogas

• Contratos de confidencialidade e segurança

O poder exponencial da integração com o Workday

A integração de duas tecnologias altamente eficazes permite que você libere todo o potencial. Simplificando, a integração entre o Docusign e o Workday torna toda a sua experiência no Workday muito mais poderosa do que já é – reduzindo o tempo de tarefas rotineiras, acelerando o preenchimento de formulários, minimizando erros e permitindo a assinatura de qualquer lugar a qualquer hora. Você poderá:

Aumentar a eficiência. A integração não apenas elimina a necessidade de imprimir, assinar, digitalizar, enviar por fax, enviar por correio e arquivar documentos em papel, como também elimina a necessidade de inserir manualmente os dados existentes de candidatos e funcionários em contratos e acordos.

Aprimorar a segurança e conformidade. Quando você usa a integração entre o Docusign e o Workday, todos os formulários assinados recebem um selo virtual à prova de violação e são armazenados com segurança no Workday, onde você pode visualizar o histórico de assinaturas de forma rápida e fácil, além de uma trilha de auditoria completa. 

Enviar contratos de funcionários em lote. Com o recurso de envio em lote do Docusign integrado ao Workday, você pode enviar contratos para vários candidatos ou funcionários com um clique. Isso é especialmente útil para contratações sazonais, atualizações de políticas da empresa e assinaturas anuais, assim como renovações de benefícios.

Melhorar a experiência do candidato e do funcionário. Mantenha seus funcionários em potencial e equipes internas felizes e focados, permitindo-lhes assinar e enviar contratos em segundos para qualquer lugar e continuar com seus trabalhos.

Ver o ROI rapidamente. Nossa integração pré-criada é fácil de implantar, e você verá um retorno imediato do seu investimento por meio de custos reduzidos relacionados ao papel e tempos de resposta mais rápidos. Os clientes da Docusign relatam uma economia média de US$ 36 por documento.

Transformação digital ao longo da jornada do funcionário

Com a automação de tantos processos manuais, os departamentos de RH podem finalmente alcançar o tipo de experiência verdadeiramente transformacional que costumam imaginar ao investir em novas tecnologias. Antes de digitalizar seus contratos de RH, a Salesforce contratava candidatos da maneira tradicional baseada em papel. Era um processo lento e confuso que sobrecarregava a equipe de RH e frustrava os candidatos.

De acordo com Summer Ford, diretora sênior de operações de recrutamento da Salesforce, o antigo processo exigia que um executivo estivesse fisicamente no escritório para assinar contratos à caneta no papel e para os candidatos devolverem os contratos assinados por correio ou fax (se eles ao menos conseguissem encontrar uma máquina de fax!). 

É desnecessário dizer que o novo processo digitalizado é muito mais eficiente e propício. 

A equipe de RH da empresa de recrutamento de pessoal de saúde ScribeAmerica conseguiu uma transformação semelhante usando a integração entre o Docusign e o Workday. 

À medida que a empresa cresceu rapidamente de 1.200 funcionários em 2012 para mais de 21.000 hoje, o vice-presidente de TI Daniel Tehrani percebeu que, para lidar com esse enorme fluxo de pessoal, suas operações de RH precisavam ser muito mais eficientes. Em particular, seus processos de contratação e integração manuais baseados em papel eram simplesmente muito lentos e sujeitos a erros para acomodar os 1.500 novos funcionários que eles precisavam processar todos os meses.

Não apenas a integração entre o Docusign e o Workday permitiu que a ScribeAmerica simplificasse com rapidez e sucesso seus processos de contratação e integração, como Tehrani e sua equipe estão tão satisfeitos com os resultados que estão procurando maneiras de integrar o Docusign em seus outros sistemas de backend. "É muito legal ver todas as coisas diferentes que podemos fazer fora da integração que estamos usando atualmente", disse Tehrani. "À medida que continuamos a crescer, avaliamos onde podemos encaixá-la em nossos processos existentes e como ela pode nos ajudar a ser mais eficientes." 

Docusign e Workday levam a automação para o RH

As integrações do Docusign funcionam com as tecnologias de escritório mais dinâmicas e amplamente utilizadas. Nossa integração com a Microsoft e a Salesforce ajudou milhares de profissionais de vendas e jurídicos a trabalhar com mais inteligência e rapidez. Agora, as equipes de RH podem desfrutar desses mesmos benefícios.

Como afirma Laura Clontz, gerente sênior de sistemas de negócios da Procore Technologies, "Para uma empresa com hipercrescimento, alcançar a automação rapidamente em todos os nossos processos é uma prioridade. Implementar a integração entre o Docusign e o Workday foi nossa vitória rápida para implementar a automação no local de RH."

As equipes de RH de hoje estão sob pressão cada vez maior para preencher rapidamente as vagas de trabalho, fechar lacunas de habilidades e fornecer experiências positivas aos funcionários. A integração entre o Docusign e o Workday pode ajudar a enfrentar esses desafios de frente, ao mesmo tempo que obtém o máximo de seu investimento no Workday.  

Para saber mais, acesse as Soluções do Docusign eSignature para o Workday.