5 motivos para adotar a assinatura eletrônica de contratos

Você por acaso já ouviu falar em assinatura eletrônica de contratos? Pois a previsão é de que, em alguns anos, a maioria dos documentos sejam assinados digital ou eletronicamente.

É isso mesmo: em uma era de maior preocupação com questões ligadas ao meio ambiente e em que quase todas as atividades são feitas on-line, o mundo paperless parece cada vez mais próximo. Começando a se transformar em realidade, essa tendência cria um efeito dominó que empurra todos a adotarem esse novo modelo de consolidação de negócios.

Pense bem: se a imobiliária concorrente já usa esse sistema, não faz sentido se manter alienado em relação a essa espiral evolutiva. Da mesma forma, se seu escritório de contabilidade perde clientes porque o vizinho é mais ágil na assinatura de contratos eletrônicos, você acabará tendo que pensar seriamente nisso. O fato é que não existe mais espaço para protelar!

Na Austrália, por exemplo, estima-se que o país alcançará a marca de 100 milhões de transações anuais chanceladas por assinatura eletrônica logo ali, em 2020. Enquanto isso, nos Estados Unidos já existem instituições que só assinam documentos eletronicamente. E você, vai esperar esse tsunami engolir sua empresa ou vai prepará-la para a transformação digital? Descubra já por que você precisa adotar essa solução o quanto antes!

1. Economia nas mais diversas frentes

Você pode até não perceber, mas a simples existência do documento físico traz muitos dissabores silenciosos. Reflita sobre a quantidade de viagens que você já teve que fazer só para assinar contratos no papel, pense na quantidade de reuniões e encontros marcados só para levar as vias de uma proposta ou no volume de dinheiro gasto com o transporte de documentos para garantir a assinatura de terceiros. Chega disso!

Com uma plataforma de assinatura eletrônica de contratos, basta logar, fazer o upload do documento, assinar e marcar quem deve inserir sua assinatura. Pronto! Em questão de segundos, todos os interessados receberão um alerta por e-mail, farão seu login no software e resolverão sua parte. E o processo acontece da mesma forma mesmo que haja dezenas de envolvidos espalhados por diversos pontos do globo!

Falamos em outro post sobre os custos do papel e o grande problema de não adotar a assinatura eletrônica de contratos, uma vez que esses custos vão muito além do valor da resma. É preciso lembrar que se gasta muito mais com energia e manutenção por força do trabalho das impressoras, com toners e com o aumento do espaço físico para acomodar arquivos. E ainda tem mais!

Quanto será que sua empresa perde em produtividade só com o tempo que os funcionários demoram para guardar um documento, localizar determinado arquivo e circular com esse papel pela empresa? Pior ainda: e se ele extraviar? Só colocando tudo isso no papel para conseguir ter uma noção realista do prejuízo.

2. Prova de responsabilidade social

Sua empresa se preocupa com sustentabilidade? Já parou para pensar na quantidade de papéis que é fotocopiada ou impressa todos os anos e no quanto isso impacta o meio ambiente? Saiba: a nova geração de consumidores que começa a tomar o mercado é bem mais consciente em relação a isso, dando preferência explícita a empresas que mostrem sinais de responsabilidade social.

3. Rapidez no caso de alterações

Quem conta com soluções de Digital Transaction Management (DTM)  consegue corrigir falhas em documentos com muito mais facilidade. Imagine que você ainda não tenha aderido à assinatura eletrônica de contratos e acaba de descobrir que certo documento que já foi assinado por todos tem erros materiais ou formais que podem resultar em futura anulação. Nesse caso, o que acontece?

Aí não tem como fugir: você precisará imprimir tudo de novo, distribuir as vias alteradas às partes, providenciar que todos assinem a nova versão e, muitas vezes, ainda ir ao cartório pagar os reconhecimentos de firma mais uma vez. No meio do caminho, você perde dinheiro e tempo, além de poder perder até o cliente!

Por outro lado, se o documento for eletrônico, você consegue fazer a alteração em segundos, disparando em igual rapidez um alerta a todos. Nesse cenário, em muito pouco tempo você já tem um novo contrato pronto! A essa altura, você deve estar se perguntando por que perdeu tanto tempo com assinaturas no papel, não é?

4. Validade jurídica e grau de segurança

Quem é mais resistente à mudança pode pensar que o documento assinado fisicamente, no papel, é mais seguro. Ledo engano! Basta uma folha extraviada ou o tombo de um café para a desproteção e a lentidão virem à tona. E se o documento assinado cai nas mãos de estelionatários, imagine o trabalho para provar que as réplicas da sua assinatura são falsificadas! Ainda continua acreditando que o documento físico é mais seguro que o digital?

Para começo de conversa, precisamos destacar que um documento assinado eletronicamente tem a mesma validade jurídica que qualquer outro assinado no papel. Mas as garantias não param por aí! Os documentos on-line ainda são encriptados com tecnologia bancária, de forma a afastá-los das mãos de hackers.

A assinatura eletrônica de contratos também deixa rastros detalhados das movimentações — quem assinou, em que data e a partir de que IP, por exemplo. Esse registro facilita auditorias e dificulta a consolidação de qualquer tipo de fraude. Isso sem falar que o documento está lá, na nuvem, protegido e podendo ser acessado a qualquer momento. Imagine o quanto sua empresa vai ganhar em dinamismo com uma solução dessa!

5. Ganho significativo de agilidade

Empresas que aderiram a plataformas de assinatura eletrônica reportam um aumento de 80% nas taxas de fechamento de negócios e uma impressionante aceleração no ciclo do documento. No caso de um contrato em papel, lembre-se das sucessivas etapas burocráticas pelas quais é preciso passar até sua vigência — movimentação física do documento por inúmeros interessados, cartório, entrega de vias e assim por diante.

Além do mais, é evidente que se você é capaz de deixar um contrato pronto em muito menos tempo que o concorrente, torna-se apto para fechar mais contratos e até fortalece sua imagem de eficiência no mercado, bem como reduz custos administrativos e acrescenta agilidade para se dedicar ao que a empresa faz de melhor: ganhar mais clientes.

Agora que você já percebeu que sobram motivos para aderir à assinatura eletrônica de contratos, que tal fazer nosso teste gratuito? Abra as portas da sua empresa para a transformação digital entrar e descubra como a assinatura eletrônica pode gerar benefícios para o seu negócio.