Seu conjunto de soluções para acordos tem muitas ferramentas de finalidade única?

Nos últimos anos, as organizações venceram uma série de desafios inesperados: uma pandemia global, interrupções na cadeia de suprimentos, uma ampla desaceleração econômica, mudanças repentinas para o trabalho remoto, etc. As maiores lições desse período de volatilidade (e de hoje) são as de que qualquer negócio em qualquer indústria pode sofrer um abalo a qualquer momento, e que a tecnologia pode desempenhar um papel decisivo na superação das adversidades.

Em reação a circunstâncias difíceis, as organizações adquiriram diversas soluções pontuais de curto prazo. Não havia tempo para desenvolver um plano de longo prazo (ou realizar uma diligência minuciosa), por isso as linhas de negócios compraram ferramentas para gerenciar suas tarefas cotidianas específicas no cenário do trabalho remoto. Essas tecnologias foram eficientes para resolver problemas específicos, mas geralmente inúteis fora desse escopo restrito.

Agora que a afobação com as adaptações à pandemia diminuiu e uma visão mais clara do local de trabalho moderno surgiu, essas soluções pontuais precisam ser reavaliadas. O problema mais comum é que elas não se encaixam no contexto geral de infraestrutura da equipe. À medida que as equipes de TI avaliam o conjunto mais amplo de ferramentas de tecnologia de sua organização, elas estão descobrindo um ecossistema fragmentado montado a partir de soluções redundantes e desarticuladas. Cada uma tem uma configuração diferente, o que resulta em uma estrutura administrativa fraturada e riscos de segurança específicos.

A curto prazo, as equipes de TI estão fazendo uma auditoria em seu conjunto de soluções tecnológicas para tomar decisões sobre quais ferramentas devem ser mantidas de maneira permanente. Com uma clareza cada vez maior acerca das realidades do local de trabalho remoto/híbrido, TI tem uma oportunidade única de agregar valor projetando uma visão clara do trabalho moderno. A partir desse modelo, as equipes de TI podem arquitetar um sistema tecnológico coeso que solucione problemas complexos de maneiras simples.

Perguntas para avaliar o valor de soluções pontuais

Primeiro, as equipes de TI precisam realizar uma avaliação de infraestrutura para responder a perguntas importantes. Quais tecnologias se integram? Onde estão armazenados os dados organizacionais mais valiosos? Quais pessoas, contas e dispositivos podem acessar essas informações? Qual é o grau de risco da infraestrutura atual? Há ferramentas redundantes que estão aumentando os custos desnecessariamente?

Desde a auditoria, a equipe de TI deve ser capaz de identificar se o sistema apresenta vulnerabilidades e ineficiências. Também deve ficar claro quais tecnologias estão proporcionando um valor abrangente e quais estão apoiando casos de uso isolados. Comparando esse valor com o custo de cada ferramenta, as equipes de TI podem tomar decisões estratégicas sobre quais soluções isoladas devem continuar sendo usadas e quais devem ser substituídas por soluções corporativas generalistas.

Se sua equipe está buscando consolidar tecnologias e desenvolver uma infraestrutura mais coesa, confira aqui as perguntas essenciais que você deve fazer antes de remover qualquer solução pontual:

Alguma funcionalidade será perdida?

Toda tecnologia nova precisa abranger a variedade de casos de uso que as soluções pontuais estão gerenciando no momento. Se você vai remover uma ferramenta do seu conjunto de soluções, você precisa se certificar de que a tecnologia substituta preenche as lacunas deixadas.

Serão geradas oportunidades com a integração?

Por conta de seu escopo limitado, as soluções pontuais raramente funcionam bem com outros sistemas empresariais críticos. Analisando todo o fluxo de trabalho, as tecnologias substitutas mais valiosas podem gerar valor adicional compartilhando informações com atividades pré e pós-produção.

Uma tecnologia nova conecta processos de negócio ou equipes?

Além das conexões básicas de hardware e software, as soluções tecnológicas devem conectar as diferentes linhas de negócio e fluxos de trabalho comuns. Quando mais funcionários são capazes de alinhar fluxos de trabalho com o uso de uma ferramenta, o trabalho administrativo é simplificado e os custos gerais são reduzidos.

Quanto tempo vai levar para implementar uma solução substituta?

Antes que qualquer tecnologia possa ter valor para uma equipe, ela precisa ser instalada e os funcionários precisam ser treinados. Se você está procurando substituir uma solução pontual, tente encontrar uma alternativa com um processo de adoção curto e simples.

Os benefícios comerciais de soluções abrangentes

Depois que a análise retrospectiva estiver concluída e as ferramentas desnecessárias tiverem sido identificadas, as equipes de TI podem mapear uma infraestrutura prospectiva que otimize a eficiência e a produtividade. Em geral, a melhor maneira de fazer isso é com sistemas abrangentes, ou seja, tecnologias projetadas para uma ampla variedade de fluxos de trabalho, linhas de negócio e casos de uso.

Otimizar seu conjunto de soluções tecnológicas passando a usar menos ferramentas mais poderosas é uma maneira simples de eliminar problemas com ferramentas desconectadas e redundantes. É também uma oportunidade de gerar novos benefícios. Confira aqui algumas maneiras pelas quais as soluções de nível corporativo podem melhorar a organização como um todo:

Aumente a produtividade de TI

Com menos ferramentas para dar suporte, as equipes de TI podem dedicar mais tempo e recursos para gerenciar uma única ferramenta. Uma implementação ampla também melhora sua situação no relacionamento com um fornecedor, aumentando as chances de assistência ou personalização para atender às necessidades de sua equipe. Também garante que as implementações de tecnologias individuais na empresa tenham o mesmo nível de segurança e desempenho.

Proteja-se de ameaças à segurança

Cada ferramenta do conjunto de soluções de uma organização representa mais uma via de acesso para atividades acidentais ou maliciosas que podem colocar informações críticas em risco. Uma redução da quantidade de tecnologias geralmente significa menos exposição a potenciais violações de segurança. Normalmente, tecnologias criadas para serem usadas em toda a empresa contam com recursos integrados de segurança mais robustos.

Obtenha economias de escala

Aumentar a quantidade de pessoas que usam uma tecnologia específica é um atalho para obter mais eficiência com essa ferramenta. Há uma melhora em termos de comunicação e visibilidade, dando a cada novo usuário uma maneira simples de se conectar com mais colegas. Como geralmente é mais barato comprar ingressos em grande quantidade, as ferramentas corporativas implicam menos custos marginais para adicionar novos usuários.

Prepare sua infraestrutura de TI para o futuro

Implementar uma tecnologia escalável é uma maneira infalível de preparar sua organização para futuros abalos, como outra pandemia ou desaceleração econômica. Ferramentas gerenciadas de forma mais centralizada também são uma maneira simples de evitar as rupturas menos importantes que acompanham uma administração descentralizada, como tempos de resposta mais lentos ou lacunas de quando um funcionário deixa a empresa.

Uma solução simples para soluções pontuais de gerenciamento de contratos

O processo de assinatura eletrônica geralmente envolve muitas etapas. Quando as equipes reagiram às novas circunstâncias dos últimos anos, cada uma dessas etapas revelou-se uma oportunidade de usar soluções pontuais de finalidade única. Em escala, essas ferramentas isoladas estão se mostrando ineficientes. É chegada a hora de se consolidar em torno de uma tecnologia centralizada poderosa que seja capaz de gerenciar cada etapa do processo.

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