Produtividade no RH: 8 orientações para melhorar os resultados

A área de Recursos Humanos (RH) é um setor de extrema importância para qualquer empresa. No entanto, para dar suporte as demais áreas e ainda realizar todos os processos burocráticos necessários, é fundamental ter uma equipe motivada e muito produtiva.

A organização é a palavra-chave para fazer com que esse setor seja cada dia mais eficiente, mas também existem outros fatores que podem influenciar na produtividade no RH. Para ajudar você a conduzir sua equipe da melhor forma, listamos 8 dicas fundamentais nesse sentido. Confira a seguir!

1. Trace o planejamento estratégico

É importante que o setor de RH tenha um planejamento sólido e trabalhe com metas, tanto individuais quanto coletivas. Quando o colaborador sabe exatamente o que fazer e em que momento, a tendência é que consiga realizar suas tarefas de forma mais rápida e eficiente.

Assim, é preciso que o coordenador da equipe saiba delegar as tarefas e estabelecer prazos a curto, médio e longo prazo. Alguns exemplos de metas são:

• fechar o ponto da equipe até determinado dia de cada mês;

• agendar todas as entrevistas até o final do dia;

• fechar duas parcerias por mês com empresas de benefícios;

• reduzir em 10% as taxas de turnover da empresa.

2. Alinhe a comunicação do setor

A comunicação também é muito importante para manter a produtividade. Imagine, por exemplo, que não exista um alinhamento claro sobre qual colaborador é responsável por cada tarefa. Nesse caso, poderia acontecer de uma tarefa não ser executada e outra ser feita duas vezes, por pessoas diferentes.

Esse tipo de erro impacta diretamente na produtividade da equipe e pode atrasar cronogramas e planejamentos. O ideal, portanto, é criar uma comunicação eficiente, com um documento que possa ser acessado por toda a equipe, descrevendo as tarefas e seus responsáveis, prazos e objetivos. 

Faça, também, reuniões de alinhamento regulares em que toda a equipe possa esclarecer dúvidas, dar feedbacks e trocar informações.

3. Revise e automatize processos

A área de RH é cheia de processos burocráticos, que geram centenas de papéis e arquivos. Por isso, é importante atentar às novas tecnologias e ferramentas que podem tornar essa gestão mais rápida e produtiva.

Você já pensou em quanto tempo sua equipe gasta fazendo processos manuais que poderiam ser automatizados? Apostando em ferramentas e automações, é possível ganhar tempo e investir em ações mais estratégicas.

Por isso, revise todos os processos internos e busque identificar gargalos, falhas de planejamento, retrabalhos, excessos de burocracia e processos que podem ser facilmente automatizados. Assim, você retira obstáculos do planejamento e garante uma maior organização e produtividade.

4. Acompanhe as métricas

Não adianta trabalhar com metas se você não acompanhar os indicadores de desempenho para saber onde a equipe está acertando e onde ainda existem gargalos. É importante ter em mente que tudo é mensurável e que é fundamental acompanhar resultados para entender quais ações devem ser tomadas.

Você pode analisar, por exemplo, o índice de rotatividade dos colaboradores, os desligamentos e contratações, o investimento em treinamentos, o grau de assiduidade da equipe e até a satisfação com benefícios e oportunidades oferecidas.

5. Engaje a equipe do setor

A equipe de RH é responsável por motivar e engajar todo o time de colaboradores. No entanto, é importante lembrar que esse setor também precisa ser motivado e reconhecido para garantir uma melhor produtividade.

Esse reconhecimento pode ser manifestado tanto de forma financeira, com aumentos de salário, bônus e gratificações, quanto de forma não financeira, com ações e oportunidades de desenvolvimento profissional e pessoal.

O reconhecimento dentro da equipe ajuda, inclusive, no fortalecimento e engajamento do grupo. Para isso, no entanto, é importante que o destaque seja feito sem desmerecer os demais profissionais, dando motivação para que todos alcancem bons resultados. 

Uma boa dica para manter sua equipe motivada é criar uma cultura na empresa que priorize as promoções internas, qualificando seus profissionais para que eles possam crescer dentro da organização.

6. Mantenha sua equipe treinada

Garantir uma boa capacidade técnica é fundamental para que sua equipe seja mais produtiva e eficiente; por isso, vale a pena investir em treinamentos e aperfeiçoamentos regulares.

A dica é ter atenção às necessidades e gargalos do time e propor uma agenda de treinamentos ao longo do ano. Mas não se esqueça de estimular os colaboradores a colocar em prática tudo o que foi aprendido, a fim de melhorar os resultados do setor.

7. Implemente uma política de gestão de tempo

Já ouviu aquela expressão "reuniões que poderiam ser um e-mail"? A verdade é que gerentes e coordenadores costumam gastar cerca de 50% de seu tempo em reuniões improdutivas, que muitas vezes poderiam ser evitadas e substituídas por trocas de e-mails, intranet ou fóruns.

Para evitar esse tipo de desperdício, é interessante criar uma política de gestão de tempo dentro da empresa, que evite retrabalhos e colaboradores ociosos e que consiga fazer um melhor dimensionamento da equipe para não sobrecarregar ninguém.

8. Teste ferramentas

O RH é um setor bastante estratégico dentro da empresa. Porém, o excesso de burocracias e processos pode fazer com que os colaboradores acabem sobrecarregados por conta de atividades operacionais que consomem horas.

Para otimizar as atividades, a dica é investir em ferramentas para aumentar a produtividade, que facilitam em muito a vida do setor. É possível apostar, por exemplo, em softwares de recrutamento e seleção, plataformas de videoconferência para entrevistas online, softwares de gestão e assinaturas eletrônicas que auxiliam na otimização de processos e do tempo.

Mas com tantos serviços disponíveis no mercado, como saber em quais ferramentas, realmente, vale a pena investir? A dica, nesses casos, é aproveitar o período de teste gratuito para verificar quais opções são mais necessárias e quais sua equipe consegue operar com mais facilidade.

Manter a produtividade no RH é fundamental para conseguir resultados sólidos e uma melhor gestão de tempo. Para isso, aposte na automatização de processos e na organização de documentos. Lembre-se também de manter sua equipe motivada para buscar o crescimento profissional.

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