Como funciona a assinatura eletrônica no varejo? Entenda

Empresas que atuam no varejo estão se tornando cada vez mais versáteis para atender ao dinamismo desse mercado. Com o processo de transformação digital, o setor sofreu diversos impactos e se adaptou às inovações tecnológicas disponíveis. Uma das ferramentas mais importantes que essa mudança trouxe é a assinatura eletrônica no varejo. 

Por meio desse recurso, os negócios ganham eficiência em seus processos internos, reduzem custos e atendem a seus clientes com muita agilidade. Se você também está em busca de inovações para aumentar os lucros do seu negócio, continue a leitura e confira!

Como funciona a assinatura eletrônica no varejo?

Se posicionar sempre à frente da concorrência é algo muito importante em diversos setores, inclusive para as empresas que atuam no varejo. Em um mercado tão concorrido, agilidade em seus processos internos representa um grande diferencial. 

Isso é possível, pois as assinaturas eletrônicas permitem maior controle sobre os contratos e oferecem mais mobilidade para os responsáveis assinarem documentos de qualquer lugar e a qualquer hora, tanto por desktop quanto por meio de dispositivos móveis. 

Ao utilizar um processo de integração, como os que são disponibilizados pela Docusign, é possível otimizar todas as transações realizadas com os clientes e fornecedores por meio de plataformas digitais como Salesforce, Google Drive e Dynamics. Isso facilita o envio de documentos assinados eletronicamente e ainda permite o acompanhamento ao longo de todo o ciclo.

Com o acompanhamento de todo esse processo, a burocracia é reduzida e, junto a ela, diversos gastos. Na prática, isso representa agilidade, segurança e redução de erros na relação com o cliente, tornando sua experiência ainda mais satisfatória. 

Em quais documentos ela pode ser usada?

A assinatura eletrônica pode ser usada em praticamente qualquer documento que precisa de assinatura. Por exemplo, para assinar o contrato de aluguel do local onde seu comércio está instalado, ou confirmar a compra de um serviço/produto necessário para o bom andamento do negócio, ou ainda solicitar uma assinatura a fim de consolidar a contratação de um novo funcionário. A solução pode agilizar processos da rotina de toda a sua empresa.

Ademais, é muito simples: basta definir qual será o documento a ser assinado em uma plataforma própria para essa atividade, delimitar os campos em que será preenchida a assinatura e finalizar o processo. Vale destacar que, além de ser um processo simples e rápido, o uso desta ferramenta garante mais segurança nas transações efetuadas do que contratos a papel e caneta. 

Quais são os benefícios do uso da assinatura eletrônica no varejo?

A assinatura eletrônica gera vários impactos em um negócio varejista, pois proporciona a otimização de diversos processos e dá agilidade a situações com potencial de se arrastarem por muito tempo. Se você quer saber quais são as vantagens de utilizar essa ferramenta em sua empresa, continue a leitura que esclarecemos para você!

Redução de custos

Se você e os outros membros da sua empresa assinam todos os documentos a papel e caneta, aí já se foram alguns bons reais. Outro custo que pode ser reduzido com essa opção é o de armazenamento.

Isso ocorre devido à maior facilidade de guardar os documentos digitais diretamente em uma solução em nuvem. Após a assinatura, você pode direcionar esse documento para o ambiente online, no qual ele será estocado de forma simples e segura. Portanto, se busca meios de reduzir as despesas em seu negócio, considere adotar esse recurso.

Otimização do tempo

Outro grande benefício da utilização da assinatura eletrônica é a otimização de tempo. Imagine que você precisa de uma assinatura urgente de uma pessoa que está distante. Se for preciso enviar por alguma agência de transporte, lá se foram alguns dias, além de todo o custo envolvido no encaminhamento do documento.

Agora, se você e a outra pessoa que precisa assinar esse papel contarem com assinatura eletrônica, basta encaminhar o contrato através da plataforma. A solução notifica os signatários por email que o documento está pronto para ser assinado, solicitando assim que façam o login e concluam o processo. Desse modo, em poucos minutos, o procedimento já foi finalizado, liberando para dar andamento aos demais compromissos que tiver — e o melhor, com um dispêndio de recursos bastante baixo.

Melhoria da gestão de documentos

Ao aderir a esse recurso, sua gestão de documentos tende a ser otimizada. Isso ocorre pela facilidade de armazenar e procurar um registro com validade jurídica no ambiente digital. Assim, se você precisar do documento, basta fazer uma busca rápida para encontrar, não necessitando pedir para alguém passar horas vasculhando o arquivo da empresa.

Com isso, além de diminuir os espaços necessários para o armazenamento, toda a sua gestão fica facilitada, o que também evita extravios de documentos importantes.

Aumento da segurança

Apesar de ser um procedimento simples e fácil de fazer, a assinatura eletrônica tem diversos meios de assegurar o usuário e evitar que ocorram fraudes. Por exemplo, as plataformas dessas ferramentas possuem recursos de segurança específicos como a criptografia, evitando que aconteça o uso indevido de sua assinatura.

Além disso, você verifica os documentos que já foram assinados e faz uma auditoria deles, já que é possível visualizar um histórico de todos os documentos que assinou.

Como a Docusign ajuda?

Ao utilizar a assinatura eletrônica da Docusign, você agiliza acordos, automatiza diversos processos e facilita a conexão com ferramentas e sistemas que sua empresa já utiliza.

Isso representa um ganho em termos de eficiência e agilidade na realização de tarefas e no acompanhamento da vida útil de seus contratos. Assim, sua empresa não perde tempo e se torna ainda mais eficiente. Nossas estatísticas indicam que, ao utilizar uma assinatura eletrônica, 79% dos contratos são concluídos em 24 horas e 44% concluídos em 15 minutos.

Para empresas que atuam em um mercado tão dinâmico com o varejo, contar com o suporte da tecnologia é essencial para se destacar da concorrência e conquistar ainda mais clientes. Além de todas as vantagens, você ainda tem acesso a uma base de dados completa sobre suas operações e pode usar isso em seu planejamento estratégico.

Gostou do nosso artigo? Quer saber mais sobre essa ferramenta? Então, entre em contato conosco e confira quais soluções da Docusign ajudam o seu negócio!