Como enviar e assinar documentos padronizados em massa com o eSignature

Atualmente, a capacidade de assinar contratos a qualquer momento, em qualquer dispositivo, de qualquer lugar no mundo é uma necessidade comercial. Por isso, praticamente, toda organização moderna tira proveito da velocidade e da simplicidade que a tecnologia de assinatura eletrônica tem a oferecer, economizando tempo, cortando custos e eliminando erros durante o estágio crítico final do processo de gerenciamento de documentos. 

A assinatura eletrônica é uma ferramenta de gerenciamento de processos valiosa, mas e se você precisar de uma maneira para compartilhar um documento padronizado com diversos destinatários ao mesmo tempo? Para transações em que uma confirmação de recebimento formal é necessária por um grande número de pessoas (novas políticas da empresa, atualizações de contrato, etc.), a tecnologia de assinatura eletrônica também oferece uma maneira eficiente e segura para enviar e assinar documentos padronizados em massa. 

Veja como funciona. 

Por que o Envio em massa é uma solução crítica de gerenciamento de documentos?

No início de 2020, o mundo dos negócios passou a precisar de soluções sem contato para continuar funcionando. A tecnologia de assinatura eletrônica ofereceu uma maneira simples para promover a continuidade dos negócios, ajudando organizações em todo o mundo a concluir transações e assinar documentos sigilosos remotamente, até mesmo porque as interações presenciais se tornaram impossíveis. 

A assinatura eletrônica ajudou as empresas a lidar com a realidade da COVID-19, mas a vantagem da tecnologia da assinatura eletrônica foi melhor demonstrada pelas organizações que precisavam de uma maneira eficiente para distribuir e aprovar milhares de documentos padronizados de uma só vez. Conforme a pandemia cresceu e a estabilidade econômica caiu, os bancos eram responsáveis por aprovar empréstimos emergenciais aos negócios que passavam por dificuldades. O processamento de milhares de solicitações de empréstimos para pequenas empresas não é uma tarefa fácil, mas um recurso para assinar e enviar em massa de assinatura eletrônica ajudou os bancos a enviar solicitações de empréstimos a grandes grupos de clientes de uma só vez e pessoas em cada canto do Brasil puderam receber auxílio financeiro no prazo necessário. 

Organizações de RH em todo o mundo também enfrentaram desafios no último ano. Um deles veio na forma de precisar gerar, atualizar e distribuir remotamente novas políticas da empresa e dos funcionários para abordar as novas condições de trabalho. Muitas equipes de RH utilizaram o Envio em massa para gerar e compartilhar digitalmente acordos de políticas novos ou revisados (ou seja, políticas para trabalhar de casa) com funcionários em massa com apenas um clique. À medida que as condições evoluíram rapidamente, novas políticas precisavam ser enviadas e assinadas de forma eficiente mantendo o distanciamento. O Envio em massa forneceu aos departamentos de RH uma maneira fácil de enviar e receber documentos digitalmente, além de rastrear as taxas de conclusão do processo. 

Mas uma solução eficaz de Envio em massa é muito mais do que uma solução digital de curto prazo para trabalho remoto. Muitas organizações chegaram à conclusão que a tecnologia de Envio em massa, que economiza tempo, impulsiona a produtividade e corta custos, oferece uma maneira simples para modernizar procedimentos administrativos que exigem muita mão de obra. 

Os usos práticos da tecnologia de Envio em massa são muitos. 

Para que o Envio em massa é usado?

Independentemente de se você está buscando uma maneira fácil para que milhares de clientes aceitem termos atualizados ou precisa que centenas de funcionários assinem um novo manual do funcionário, a assinatura eletrônica oferece uma solução direta para qualquer tamanho de empresa. Casos de uso comuns em que uma solução de assinatura eletrônica com capacidade de assinar e enviar em massa podem fornecer um benefício adicional para a sua organização incluem: 

• Compartilhamento de documentos com funcionários: Quando um departamento de recursos humanos precisa enviar de forma eficiente um novo pacote de benefícios da empresa ou uma política para trabalhar de casa, o Envio em massa oferece uma maneira sem esforço para personalizar e enviar documentos, mesmo aqueles que diferem conforme o funcionário, para diversos destinatários ao mesmo tempo. Documentos assinados são direcionados automaticamente de volta ao RH para arquivamento.  

• Envio de ofertas promocionais: Um cliente da Docusign, uma cooperativa de crédito, queria promover sua opção de "pular pagamento" para empréstimos automotivos. Usando o Envio em massa, a empresa enviou notificações a clientes com empréstimos automotivos pré-identificados para que soubessem que podiam optar por não pagar a parcela deste mês. A notificação também incluía um botão "Aceitar" que, quando clicado, os encaminhava a um contrato para o pagamento reajustado do mês seguinte. Os documentos preenchidos eram encaminhados de volta à cooperativa de crédito para processamento. 

• Crowdsourcing: Digamos que uma empresa de financiamento coletivo precise de assinaturas para patrocinar um empreendimento de uma pequena empresa. Quando a meta alvo para o financiamento for alcançada, a empresa pode usar o Envio em massa para coletar assinaturas oficiais dos investidores e encaminhar os envelopes preenchidos automaticamente de volta a um representante da empresa para a conclusão do processo.

• Rastreamento de recebimentos de itens enviados: Se você estiver compartilhando um documentos com funcionários que contêm informações críticas, como normas de conformidade atualizadas, e quer assegurar que os destinatários pretendidos analisem o conteúdo, a solução de Envio em massa do Docusign permite definir os tipos de destinatários como "Precisa visualizar". Como resultado, você pode rastrear os colaboradores em cada estágio do processo de assinatura e identificar exatamente quando cada documento foi recebido, visualizado e assinado. 

Documentos e processos que podem se beneficiar do Envio em massa

Organizações de todos os tipos encontram uma ampla gama de usos criativos para o envio em massa que economizam tempo e cortam custos. Alguns dos mais comuns incluem: 

• Planos de remuneração anual

• Documentos de integração para grandes grupos de trabalhadores sazonais 

• Formulário de inquilinos e de associações de proprietários 

• Formulários de confirmação de pagamento

• Atualizações de políticas da empresa e de RH

• Documentos de ações de classe/ações coletivas por danos 

• Solicitações de proposta (RFPs)

• Declarações de trabalho (SOWs)

• Contratos de retorno ao trabalho 

• Questionários/pesquisas 

• Papelada de cobrança de dívida

• Documentação de gerenciamento vacinal 

• Consentimento do paciente e formulários de liberação de dados médicos

Como o Envio em massa funciona?

O Envio em massa ajuda as organizações a compartilhar documentos padronizados facilmente com diversos destinatários, economizando tempo, cortando custos e melhorando drasticamente a experiência do cliente dessa forma. Veja como funciona: 

1. Crie um modelo: Como com qualquer processo de contrato, elaborar seu documento é a primeira etapa da jornada. Prepare um documento para envio em massa usando modelos pré-existentes ou personalizando um modelo para atender às suas especificações exatas.   

2. Escolha um método de autenticação: A tecnologia de assinatura eletrônica fornece aos usuários uma camada adicional de segurança requerendo a autenticação do usuário final de todos os signatários. Insira um parâmetro de autenticação por código de acesso, SMS, confirmação de identidade ou KBA em acordos sigilosos para confirmar a identidade de cada signatário. 

3. Selecione os campos obrigatórios: Após criar um modelo para envio em massa, o remetente pode adicionar campos personalizados do envelope (ECFs) no documento e até mesmo determinar se campos específicos são obrigatórios ou opcionais. Os ECFs podem ser inserções de texto livre ou seleções de uma lista de possíveis valores. Os ECFs permitem armazenar metadados em seus envelopes que não estão visíveis para o signatário para que possa classificar, registrar e rastrear informações.

4. Prepare os dados dos destinatários: Mesmo para documentos com milhares de destinatários, uma solução de assinatura eletrônica com recursos de envio em massa simplifica drasticamente o processo. Gere um CSV com colunas previamente preenchidas que especificam informações obrigatórias e importe os dados dos destinatários de arquivos existentes. 

5. Execute um teste: Exatamente como faria para qualquer grande campanha por e-mail, você pode testar seu modelo e mensagem antes de enviar para confirmar a aparência e a funcionalidade precisas de seu contrato. 

6. Envie: Pressione enviar e relaxe enquanto seus documentos chegam à sua lista de destinatários alvo. 

7. Rastreie recebimentos e preenchimentos: Gerencie o recebimento de seus documentos rastreando a abertura, o preenchimento e a assinatura dos formulários por seus destinatários. Envie lembretes para qualquer parte ou signatário que não tenha executado uma ação obrigatória em um contrato. O Agreement Actions permite que administradores configurem regras facilmente para automatizar as ações após a assinatura. Isso inclui a capacidade de arquivar automaticamente documentos concluídos em um provedor de armazenamento em nuvem, exportar dados para as planilhas Google e iniciar fluxo de trabalho no CLM.

8. Recupere documentos assinados: Acesse documentos concluídos com facilidade. O Envio em massa também funciona como uma maneira simples de gerenciar e organizar documentos concluídos em um local centralizado. 

Para obter mais informações, você pode revisar os recursos de envio em massa do Docusign em mais detalhes aqui.

Envie e assine com facilidade usando o Docusign eSignature 

Deixe processos manuais que consomem tempo para trás e forneça à sua organização as ferramentas necessárias para acompanhar o ritmo do mercado digital da atualidade. O Envio em massa, um recurso do Docusign eSignature, oferece integração facilitada com seus Sistemas de contrato existentes, fornecendo às empresas de todos os tamanhos uma maneira simples de economizar tempo, cortar custos e eliminar etapas desnecessárias no processo de gerenciamento de documentos.