Como deixar os processos jurídicos ineficientes para trás

A gestão de contratos e documentos de organizações é um dos maiores desafios de departamentos jurídicos. A multiplicidade de contratos e sua crescente complexidade pedem soluções que possam simplificar a celebração, organização e catalogação dos documentos, fornecendo a segurança necessária às organizações.

A utilização de contratos na modalidade digital vem se provando forte aliada na gestão empresarial, ao eliminar custos, necessidade de espaço de armazenamento, riscos como extravio e perda de documentos. Ao otimizar a parte burocrática, as empresas podem focar nas questões estratégicas que realmente importam para o sucesso do negócio.

A pandemia da Covid-19 e a adoção do home office por grande parte das empresas nos últimos meses deixaram ainda mais evidentes a necessidade de modernização dos departamentos jurídicos, com soluções que permitam a execução de tarefas de qualquer lugar.  Segundo levantamento feito pela IBM em 20 países e 22 setores, seis em cada 10 empresas aceleraram projetos de digitalização durante a pandemia.

Neste post veremos como as soluções da Docusign podem auxiliar os departamentos jurídicos a se tornarem mais modernos e eficientes.

Muitas vezes, os colaboradores dos departamentos jurídicos são demandados para tarefas repetitivas e pouco complexas que acabam os desviando do trabalho realmente estratégico para impulsionar os negócios. Uma das tarefas que pode ser simplificada e desburocratizada é o processo de coleta de assinaturas de colaboradores, parceiros comerciais e fornecedores das organizações.

A solução eSignature já é amplamente conhecida e utilizada em todo o Brasil, permitindo a assinatura segura, simples e rápida de documentos. Assinaturas eletrônicas são aceitas em contratos, procurações, atas, declarações e outras modalidades de documentos comumente utilizados em departamentos jurídicos.

Porém, como todo advogado sabe, o processo de fechamento de um contrato começa muito antes das assinaturas. Antes delas, é necessário definir o objeto do ajuste e as condições aceitas entre as partes. A partir daí, é necessária a elaboração da minuta de contrato e de todas as cláusulas aplicáveis, que podem ser negociadas entre as partes, demandando várias revisões e aprovações por diferentes profissionais.

Por fim, depois da assinatura dos contratos, é necessário sistema eficiente de arquivamento da documentação, para que ela possa ser acessada e consultada com facilidade. Portanto, apenas o uso de assinaturas eletrônicas já não é suficiente para trazer eficiência aos departamentos jurídicos.

É necessário olhar para o processo como um todo. A solução Docusign CLM é plataforma que permite todo o gerenciamento de contratos de uma organização, desde a elaboração e revisão de cada versão, até a assinatura e o arquivamento do documento.  

A Docusign oferece, dentro do Agreement Cloud,, sua suite de soluções completa e cheia de funcionalidades que inclui centenas de integrações com diferentes aplicações já utilizadas na maioria das empresas, como os softwares da Salesforce, Microsoft, Google e SAP. O Agreement Cloud oferece o que há de mais moderno no mercado, permitindo gestão eficiente de todo o ciclo de contratos e integração entre os departamentos jurídicos e as demais áreas de uma organização, como a financeira, a comercial e a de recursos humanos.

Abaixo, veja algumas das vantagens da adoção das soluções da Docusign para os departamentos jurídicos.

Agilidade

O uso de assinaturas eletrônicas agiliza o processo de celebração de contratos e assinaturas de documentos, eliminando a necessidade de traslados. Com a solução eSignature, é possível celebrar contratos com segurança e agilidade, a qualquer hora e em qualquer lugar. Na base de clientes do Docusign eSignature, 82% dos contratos são concluídos em menos de 01 dia e 50%, em menos de 15 minutos. Departamentos jurídicos que lidam com contencioso de massa também se beneficiam da agilidade fornecida pela assinatura eletrônica, sendo possível o envio de procurações e substabelecimentos pela via eletrônica, com apenas poucos cliques.

Segurança

As assinaturas eletrônicas são legalmente válidas, sendo que o Docusign eSignature possui recursos de segurança e trilhas de auditoria para garantir a autenticidade e integridade dos documentos. Além disso, a plataforma da Docusign permite assinaturas com certificado digital ICP-Brasil, que possuem o mais elevado grau de segurança e confiabilidade. As soluções de gerenciamento de contratos também fornecem a segurança necessária no armazenamento de arquivos na nuvem, eliminando a necessidade de arquivos físicos em papel, que ficam sujeitos ao desgaste pelo tempo e a ocorrências imprevistas, tais como furtos e extravio.

Eficiência

O Docusign CLM permitem que todo o fluxo de contratos de uma organização seja feito de forma inteligente e simplificada, por meio da recursos como a elaboração de modelos pré-aprovados, preenchimento automático de informações, configuração de cláusulas padrão e elaboração de fluxos de revisão eficientes, que eliminem a circulação de diversas minutas simultâneas. Toda a organização dos documentos também é facilitada, permitindo buscas e consultas rápidas pelos integrantes da equipe jurídica.

Custo

Contratos digitais permitem o corte de custos nas empresas em diversas frentes. A adoção de assinaturas digitais elimina custos com materiais, gastos cartorários e postais. Além disso, há a diminuição de tarefas manuais e repetitivas pelos colaboradores, permitindo o foco em tarefas complexas e estratégicas para a organização. Há, ainda, redução de espaço físico de armazenamento de documentos. Por fim, a adoção de tais soluções potencializam os negócios, ao permitir que as transações sejam efetuadas de forma mais prática e rápida.

Disponibilidade

Os contratos digitais estão disponíveis 24 horas, podendo ser assinados e acessados em qualquer horário e data, de qualquer lugar. Desta forma, as pessoas envolvidas em um mesmo projeto não ficam presas ao horário comercial e nem a diferentes fusos horários, podendo atuar em um mesmo projeto a partir diferentes localidades. Além disso, os documentos podem ser acessados e assinados por dispositivos móveis, tais como tablets e smartphones.

Sustentabilidade

Em meio à crescente adoção de práticas ambientais por organizações, a economia de papel é uma das principais atividades passíveis de implementação. A documentação digital elimina o gasto de papéis, contribuindo para a redução do uso desnecessário de recursos naturais. Portanto, além de todas as vantagens já apontadas, a digitalização dos departamentos jurídicos é também ato de responsabilidade ambiental.