Como configurar lembretes e expirações no Docusign eSignature

Todos nós precisamos receber lembretes, seja no celular, por e-mail ou de colegas de trabalho. O mesmo vale para qualquer pessoa para quem você envia um contrato. Além disso, pode ser difícil gerenciar lembretes de contratos e acompanhar a expiração deles. É nesse cenário em que funcionalidades como lembretes, expirações e notificações podem ter um grande impacto.

Com o Docusign eSignature, você pode obter assinaturas de acordos mais rapidamente, sem precisar enviar manualmente notificações ou lembretes por e-mail sobre a expiração de um contrato. Os remetentes têm a possibilidade de enviar lembretes e notificações de contratos, além de definir a data de expiração de envelopes. Os administradores do Docusign podem optar por aplicar essas configurações a todos os envelopes ou permitir que os usuários modifiquem os valores a cada envelope que enviarem.

Lembretes

Os lembretes do Docusign são uma funcionalidade particularmente útil do eSignature, pois você provavelmente já esteve em uma situação em que precisou lembrar alguém (talvez mais de uma vez) de revisar alguma papelada e assinar um documento. O envio de lembretes de contratos por meio do Docusign eSignature automatiza esse processo e deixa o trabalho de lembrar seus usuários por nossa conta.

Para configurar lembretes do Docusign para um envelope, selecione a caixa à esquerda de "Lembretes habilitados".

• O remetente pode escolher quantos dias após o envio do envelope será enviado o primeiro lembrete do contrato. O primeiro lembrete serve como ponto de partida para todos os lembretes posteriores. 

• Em seguida, o remetente escolhe com que frequência os lembretes do Docusign serão enviados após o primeiro lembrete do contrato.

Após habilitar o lembrete do contrato, você pode ter a tranquilidade de que o destinatário será lembrado sobre o documento. Você pode personalizar todos os lembretes do Docusign, dependendo de quando e para quem você está enviando o contrato.

Notificações

O Docusign eSignature oferece notificações por e-mail a remetentes e destinatários, em diversos cenários. Por padrão, todas as opções de notificação do Docusign estão habilitadas. As preferências de notificação oferecem controle sobre as comunicações que você recebe. Os administradores da conta podem definir as preferências de notificação padrão do Docusign para todos os novos usuários.

Agora, você também pode aprimorar as notificações por e-mail com notificações por SMS em tempo real, que são enviadas diretamente ao dispositivo móvel de um signatário; assim, você tem mais formas para alcançar os signatários. A comunicação por múltiplos canais garante que a pessoa para quem você está enviando a notificação do Docusign veja o aviso a tempo. Dentre os benefícios de usar notificações por SMS, estão fechar negócios com mais rapidez e aprimorar a experiência do cliente.

Ainda assim, independentemente de como as notificações do Docusign são entregues, todas elas são personalizáveis. Talvez você não queira receber uma notificação a cada visualização de um envelope que você enviou, ou quando outro destinatário reatribui um envelope a você. Afinal, tudo o que você precisa saber sobre um envelope, seja como remetente ou como destinatário, está visível em sua conta Docusign. A finalidade das notificações por e-mail é trazer praticidade, para que você fique sabendo sobre mudanças ou atividades nos envelopes que envia e recebe.

Expiração

Um remetente também pode definir uma data de expiração do contrato para um envelope. Muitas vezes, é recomendável que o envelope tenha uma data de expiração, por alguns motivos. O primeiro deles é segurança: não é uma boa ideia que um contrato permaneça disponível para assinatura muito tempo depois do seu período pretendido de uso. Outro motivo para que os contratos tenham datas de expiração é que um envelope antigo pode ter informações desatualizadas, como preços ou estatísticas da empresa. Por último, a data de expiração do Docusign cria um senso de urgência para o signatário.

Para definir a data de expiração de um contrato, o remetente decide quantos dias após o envio o envelope irá expirar. O remetente também pode definir quantos dias antes da data de expiração o signatário receberá um lembrete.

Assinatura mais rápida com lembretes, notificações, e datas de expiração do Docusign

Lembretes, notificações e datas de expiração do Docusign são funcionalidades úteis do Docusign eSignature que simplificam processos e facilitam seu trabalho. Pense nisso como uma preocupação a menos em seu dia cheio. E o melhor de tudo é que você pode personalizar todos os lembretes, notificações e datas de expiração do Docusign para cada contrato.

Saiba mais sobre Lembretes e datas de expiração e Notificações em nossa Central de suporte.