5 razões para você automatizar seus processos de RH

A complexidade da legislação trabalhista nacional torna o Brasil um dos que mais judicializa as relações de trabalho, constatação que eleva a importância de contar com um RH estratégico e o mais automatizado possível. Em 2018, foram registrados quase 1,8 milhão de novos processos, número que, embora menor que o do ano anterior (2,6 milhões), sinaliza o tamanho do prejuízo em deixar controle de pessoal em segundo plano.

Além de facilitar o alinhamento às leis trabalhistas, automatizar processos de RH também evita prejuízos financeiros: quanto custa uma contratação errada?

Qual é o preço da falta de controles de produtividade? E o peso de um clima organizacional negativo, por conta da ausência de mecanismos que detectem previamente insatisfações na equipe? Vamos considerar também as perdas com burocracia administrativa?

Coloque essas variáveis na ponta do lápis e talvez você descubra que não automatizar processos de RH é a pior decisão que sua empresa pode tomar.

É preciso ter em mente que alguns esforços financeiros não representam gastos, e sim investimento. Hoje você vai entender por que a automatização dos processos de RH é crucial! Acompanhe!

O que é RH 4.0?

Em tempos de fábricas inteligentes, de escritórios virtuais e de redes neurais usadas para personalizar a experiência do consumidor, é evidente que o núcleo de gestão do capital humano das organizações não poderia ficar alheio a essa tempestade de mudanças. Afinal, de nada adiantaria entregar realidade virtual ao cliente se seu RH ainda está soterrado por caixas e pilhas de papel, concorda?

Uma empresa verdadeiramente tecnológica se faz com processos internos tecnológicos. E a Gestão de Pessoas é ponto central dessa modernização, pois é ali que se encontra a difícil missão de integrar recursos, equipamentos, sistemas e talentos, formando um harmônico fluxo de produção capaz de reinventar a empresa permanentemente, sob a coordenação de um capital humano performando no máximo de seu potencial.

Mas como extrair o máximo do seu time de talentos se você ainda se vale de avaliações de desempenho em formulários físicos (com diagnósticos baseados na subjetividade das chefias), banco de horas em planilhas do Excel, colaboradores de RH que perdem tempo atualizando cadastros ou transferindo dados do sistema de ponto para sistemas de cálculo de folha?

O RH na Indústria 4.0 automatiza a maior parte das tarefas manuais: dados do ponto biométrico são integrados a um módulo de banco de horas, cujas informações, por sua vez, são importadas por soluções de cálculo automático de folha de pagamento.

Além disso, aplicações em Big Data extraem informações de questionários e avaliações de desempenho, indicando possíveis ações para melhoria no clima organizacional e aumento do bem-estar dos funcionários.

Como se não bastasse, no RH 4.0, todo o processo de contratação passa a ser feito por computação cognitiva (sob supervisão humana), reduzindo drasticamente erros de contratação que minam a energia produtiva da empresa. Até os programas de capacitação são elaborados por Inteligência Artificial.

Quais as 5 razões fundamentais para automatizar processos de RH?

1. Redução do tempo gasto com atividades manuais

Já citamos aqui um estudo emblemático do Gartner, que revela que:

• entre 2% e 5% dos arquivos das empresas são extraviados;

• entre 10% e 12% não são encontrados na primeira busca;

• 400 é o número de horas anuais que os empregados, em média, gastam procurando arquivos perdidos.

Tudo isso desidrata a força de produção do seu negócio. É um enfraquecimento silencioso que, muitas vezes, vem sucedido por prejuízos financeiros em via judicial (quando os documentos perdidos são fundamentais, como conjunto probatório em alguma ação trabalhista, por exemplo).

Se sua empresa tem processos de RH automatizados, provavelmente todo o patrimônio informacional está armazenado em nuvem privada, com nível de segurança bancária, acesso rápido e flexível. Não há perda de tempo para criar, assinar, arquivar ou consultar nada.

2. Mais disponibilidade dos talentos de RH

Se seu processo de contratação é feito mediante computação cognitiva, não é mais necessário que psicólogos percam tempo com processos de seleção pouco eficazes. O RH 4.0 também reduz a pressão em ter dezenas de funcionários dedicados ao controle de contratos, preenchimento e arquivamento de TRCTs (termos de rescisão contratual), emissão de declarações e recibos: se o volume de tarefas administrativas é reduzido, abre-se espaço para ter uma Gestão de Pessoas estratégica, focada em inovação e mais integrada aos objetivos máximos da empresa.

3. Redução de custos com contratação de empresas de treinamento

O desfalque produtivo em separar funcionários para treinar colegas recém-chegados, muitas vezes, torna inviável a elaboração de programas internos de capacitação. Por outro lado, o custo do outsourcing (trazer parceiras de coaching e treinamento) também impacta negativamente o lucro líquido da organização, e com resultados bastante questionáveis.

A eficiência em elaborar conteúdos genéricos para dezenas de funcionários é ínfima. Isso porque cada indivíduo tem as suas próprias dúvidas, limitações, potencialidades a serem exploradas. Esse dilema se resolve com automatização dos processos de RH, como na utilização de soluções baseadas em machine learning (aprendizado de máquina) para diagnóstico dos gaps de competência e elaboração de conteúdos de capacitação.

Isso mesmo, Inteligência Artificial para diagnosticar, mediante questionários e avaliações eletrônicas, qual a diferença entre as competências de cada colaborador e as consideradas ideais. A partir disso, programas educacionais personalizados podem ser elaborados, trazendo resultados mais robustos e com custo muito menor.

4. Eliminação do papel

Velocidade e papel não combinam. Um contrato físico demora dias para receber todas as assinaturas, outros muitos para aposição de chancela notarial, ainda mais alguns para devolução de vias e arquivamento. Estamos falando em um único contrato. Agora imagine o esforço de toda a Gestão de Pessoas criando, assinando, arquivando e desarquivando recibos, contracheques, contratos, rescisões, cartões de ponto etc.

O pior é que, segundo as tabelas de temporalidade de documentos (presentes em legislações como a Lei nº 8.212/91, a CLT e a própria Constituição Federal), a maior parte desses documentos devem ser guardados por anos!

As folhas de pagamento precisam ser mantidas por 10 anos; o Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP), 20 anos. Mas nada se compara à Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS: 30 anos!

A burocracia é a mãe da letargia empresarial. Mas existem ferramentas digitais para conciliar agilidade e respeito às amarras burocráticas, dentre as quais a mais importante é a computação em nuvem.

Soluções em nuvem nos processos de RH garantem a possibilidade de alocar um universo de documentos por décadas, com riscos mitigados de extravio, danos ou furtos.

O trabalho em nuvem abre as portas para o teletrabalho, o BYOD (em que os profissionais acessam os sistemas da empresa a partir de seus próprios celulares, reduzindo custos com hardware), além da troca definitiva dos percalços da caneta pela velocidade da assinatura eletrônica.

5. Redução do nível de insatisfação dos colaboradores

Consequência de todos os pontos citados acima: um RH que contrata de maneira acertada, utiliza melhor seus funcionários, faz capacitações com mais eficiência e gerencia talentos com inovação. Além disso, reduz a rotatividade, melhora o ambiente interno, aumenta a produtividade global e torna a organização mais rápida e competitiva. Tudo isso se reflete na mudança de percepção do cliente sobre seu negócio.

Como automatizar processos de RH?

O primeiro passo para automatizar processos de RH é eliminar o papel no setor, transferindo tudo para o ambiente digital. Em um segundo momento, a empresa deve adotar soluções de gestão de documentos digitais e, principalmente, a cultura de assinatura eletrônica, que embora desconhecida de alguns gestores, tem a mesma validade jurídica da firma manuscrita. Trazendo diversos benefícios para a área, como a redução de custos, de tempo, simplificando a vida dos funcionários que podem assinar tudo pelo celular e transformando a vida dos gestores quando precisam pesquisar por um documento já assinado (seja ele de qualquer tipo, carta oferta, férias, reembolso, solicitações diversas). Veja o caso da Loggi que implementou Docusign em seu RH.

Uma vez que você tenha uma Gestão de Pessoas paperless, torna-se possível fazer um planejamento em longo prazo para implementação de soluções tecnológicas disruptivas ainda mais audaciosas, como Big Data para análise da equipe e computação cognitiva para contratação e treinamento.

Somente com imersão nas ferramentas de transformação digital é que as empresas conseguirão coordenar seus processos internos em nível de excelência, ajustando seus recursos para as demandas e desafios que surgirão nos próximos anos.

A propósito, que tal começar agora a dar os primeiros passos na era digital? Teste por 30 dias (gratuitamente) nossa plataforma de assinatura eletrônica: assine documentos de qualquer lugar, sem motoboy, sem burocracia e com muito mais segurança jurídica em seus processos de RH!