Assinatura eletrônica para grandes empresas? Veja 10 motivos para usar!

A assinatura eletrônica para grandes empresas é uma aliada da competitividade e do crescimento. Pense bem: negócios desse porte realizam diariamente um grande volume de assinatura de contratos com clientes, fornecedores e parceiros, não é mesmo?

No entanto, quando são elaborados em formato físico — com a assinatura à caneta —, esses acordos se tornam mais lentos e tal demora pode implicar a perda de boas oportunidades. Por isso, lançar mão de meios para reduzir a burocracia e o tempo de fechamento das negociações é fundamental. Nesse sentido, o uso da assinatura eletrônica oferece essas e outras vantagens. 

Confira, a seguir, os 10 principais motivos para implementá-la e entenda os seus benefícios neste artigo!

1. Diminuição da burocracia

A burocracia a que as empresas precisam se submeter, visando a se precaver de problemas judiciais no futuro ou a atender a toda a legislação obrigatória, está tornando os processos de negociação mais lentos. Transporte entre os signatários, carimbos e autenticação demandam tempo para acontecer em contratos físicos. Dessa forma, a importância da assinatura eletrônica para grandes empresas está na redução desses impactos negativos.

2. Agilidade, rapidez e praticidade nos processos

Na opção tradicional, com contratos em papel assinados à caneta, a distância entre os signatários aumenta os prazos de transporte. Mais do que isso, todo o fluxo depende da logística entre as partes, de advogados, transporte etc. para funcionar, deixando tudo mais devagar.

Assim, implementar a assinatura eletrônica para grandes empresas garante que os seus processos, tanto de negociação quanto de gestão, serão mais ágeis, rápidos e práticos, evitando perder oportunidades devido à demora. Como tudo é feito em um ambiente digital, o tempo até a formalização do acordo é menor. Além disso, a gestão das informações ou a busca pelo documento passam a ser mais velozes, uma vez que o formato eletrônico facilita essas operações.

A MRV é um exemplo de negócio de grande porte que conseguiu alcançar essas vantagens com a Docusign eSignature. O seu período entre o fechamento e a assinatura diminuiu de 30 dias para apenas dois dias em média. 

3. Ganho de produtividade

Sabe em que a rapidez nos processos também impacta positivamente uma empresa? Na produtividade dos colaboradores. Atividades manuais fazem com que a equipe perca um longo tempo, que poderia ser direcionado a atrair novas oportunidades, para realizá-las. A tecnologia envolvida na assinatura eletrônica elimina algumas tarefas, como:

• o arquivamento ou a busca de contratos impressos;

• o acompanhamento desses documentos enquanto são transportados para a coleta de assinaturas ou para a autenticação delas;

• as mudanças de localização;

• a consulta de suas informações.

4. Realização de melhores acordos

Contratos que precisam ser assinados à caneta podem gerar limitações geográficas. Em um mundo globalizado, isso significa perder boas negociações e deixar de obter preços melhores ou de expandir para novos mercados. As assinaturas eletrônicas não estão sujeitas a isso, uma vez que não dependem do envio do documento para a outra parte assinar.

5. Redução de custos

Outro case de sucesso do eSignature é a Unimed. Um dos desafios dessa corporação, superado com a transformação digital dos processos de negociação, foi a redução de custos.

Nesse sentido, a utilidade da assinatura eletrônica para grandes empresas está nas diversas formas com que ela proporciona isso, como:

• com a menor necessidade de insumos — papel e tinta — ou de equipamentos para a impressão;

• com a diminuição da manutenção de impressoras;

• com a eliminação das taxas de autenticação;

• com a suspensão dos gastos com deslocamento, envio de cartas e outras formas de transporte de contratos;

• com o menor índice de erros e de retrabalho;

• com a otimização do uso do espaço do escritório, já que não há mais necessidade de arquivos físicos;

• com a minimização do tempo empregado para a gestão dos documentos.

6. Conveniência e facilidade para o cliente

A assinatura eletrônica para grandes empresas ainda fornece outro diferencial: a melhoria da experiência do cliente. Afinal, com ela, o consumidor pode facilmente assinar um contrato de qualquer lugar e a qualquer momento. 

A eliminação de burocracias e a agilidade geram satisfação. Toda essa conveniência tem efeitos muito positivos na imagem da marca, tornando-a uma preferência para novos negócios no futuro.

Um exemplo disso é a CVC. Como um empreendimento do ramo do turismo, a aceitação de um novo formato pelo seu público era importante. Usando a solução da Docusign, que é uma ferramenta simples, dinâmica e intuitiva, a adaptação foi simples, permitindo excelentes resultados. Assista ao vídeo abaixo com a CVC contando mais sobre o seu caso:

7. Segurança

A segurança da assinatura eletrônica é, para grandes empresas, uma fonte de preocupação. Pensando nisso, a Docusign oferece uma criptografia de nível bancário e certificados de segurança internacionais.

Ainda, a fim de diminuir o risco de fraudes e de assegurar tanto a autenticidade quanto a integridade dos documentos eletrônicos emitidos na plataforma, eles não podem ser alterados depois que são assinados. Quanto à sua validade jurídica, ela é garantida pela legislação brasileira, que reconhece essas operações, e por instituições reguladoras. Já a deterioração ou a perda dos papéis não são mais problemas estando em formato digital.

8. Menos erros

Documentos elaborados em papel estão mais sujeitos a falhas humanas. Além disso, podem conter erros que só serão verificados após a coleta de todas as assinaturas e a autenticação delas, de tal forma que tudo precisará ser refeito. 

Por outro lado, se o processo de negociação acontece de maneira eletrônica, o fluxo de informações contínuo, com conferências constantes, diminui essas situações. Nesse sentido, mesmo quando elas ocorrem, podem ser rapidamente resolvidas.

9. Aumento da competitividade

Como efeito de tantos benefícios, a competitividade das empresas que adotam a assinatura eletrônica se amplia. Quando comparadas a concorrentes que não usam esse tipo de ferramenta, a sua eficiência operacional se destaca no mercado, enquanto a redução de custos que esse modelo gera proporciona vantagens financeiras, permitindo o aumento dos lucros ou a exploração de preços menores para ganhar mais clientes.

10. Sustentabilidade

O volume da redução da quantidade de papel e de outros insumos necessários para a impressão, bem como a diminuição de gases que deixam de ser emitidos sem o transporte de documentos físicos, é enorme. Adotar o modelo sustentável que a assinatura eletrônica oferece é muito vantajoso para o meio ambiente, que não precisa mais receber resíduos ou poluentes, e para a empresa, que pode utilizar essa característica em sua publicidade.

Como visto, a Docusign já disponibiliza a sua solução de assinatura eletrônica para grandes empresas. Por meio dela, corporações, como a MRV, a CVC e a Unimed, têm acesso a todos os benefícios gerados por nossa ferramenta e contam com um suporte completo. Somos uma empresa especializada e oferecemos a melhor opção do mercado para facilitar o dia a dia dessas companhias.

Quer descobrir como a Docusign vai ajudar o seu negócio? Então, entre em contato agora mesmo. Estamos aguardando para atendê-lo!