Assinatura eletrônica da Docusign impulsiona a Engenharia 4.0 na Andrade Gutierrez

Um conceito que cresce com o desenvolvimento tecnológico e quarta revolução industrial é a Engenharia 4.0. Na prática, reflete no setor o que a Indústria 4.0 já nos vem proporcionando: a conexão de todos os equipamentos, sistemas e ativos de uma empresa, no intuito de criar redes inteligentes na sua cadeia de produção - trazendo mais produtividade e eficiência através de processos que unem pessoas, sistemas, máquinas, clientes e fornecedores em tempo real.

Apesar do tradicionalismo do setor - como parte da revolução 4.0 da engenharia, construção e arquitetura - grandes organizações da indústria têm investido cada vez mais em soluções capazes de automatizar e digitalizar processos burocráticos, como os que envolvem contratos, utilizando a assinatura eletrônica. A ferramenta não somente é segura e possui validade jurídica como facilita o fluxo de trabalho contratual do cotidiano de construtoras.   

Com quase 73 anos de história, a Andrade Gutierrez reconheceu diversos benefícios ao contratar a solução. A AG é uma das maiores e mais relevantes empresas de seu setor, ajudando a construir e desenvolver o Brasil e o mundo através da engenharia, em obras capazes de movimentar os negócios e a economia. Atua em diversas frentes, desde projetos industriais, de infraestrutura, mobilidade urbana, energia, óleo e gás até construções para eventos internacionais, como em obras da Copa do Mundo FIFA 2014 e dos Jogos Olímpicos Rio 2016.

Com importantes pilares como o respeito à sociedade, a seus colaboradores e ao meio-ambiente em cada projeto, a Andrade Gutierrez busca sempre a inovação, a excelência operacional e a entrega com alta qualidade. Não à toa, desde 2016 a empresa vem revolucionando seus processos internos e externos através da digitalização - o que têm lhe permitido dar passos largos em direção à Engenharia 4.0 - e contar com parceiros como a Docusign tem sido essencial nesta jornada.

Os desafios na operacionalização da Andrade Gutierrez

A AG é uma empresa multinacional de grande porte que atua com transparência em todos os seus processos, exigindo que sejam legalmente documentados e formalizados desde o orçamento de serviços até a finalização de uma construção, incluindo os processos internos. A cada projeto é realizada toda uma mobilização de contratação de fornecedores, mão de obra e maquinário. 

Segundo Júlia Cândido, gerente de Riscos e Contratos da empresa, para se ter uma noção da complexidade do processo, a cada obra que se mobiliza é aberta uma nova empresa com CNPJ próprio, que será encerrada em um prazo médio de 2 a 4 anos, após a conclusão física do projeto, sendo necessário que o encerramento dessa empresa obedeça todos os trâmites legais – processo que internamente é chamado de “encerramento de unidades”. 

Até 2019, no entanto, todo o fluxo de contratos na AG era completamente manual. “Era um processo muito lento e obsoleto, com o gerenciamento da documentação toda em papel. Demorávamos em média 90 dias para finalizar um contrato complexo com um fornecedor”, explica a executiva. As repetidas idas e vindas de documentos editáveis, impressões com carimbos e malotes destinados aos três escritórios no Sudeste, as obras espalhadas pelo País e América Latina e os escritórios dos fornecedores faziam com que a gestão da papelada consumisse recursos relevantes e que não faziam parte da cadeia de valor do negócio. A executiva comenta também que eram impactados não só no tempo de deslocamento, mas na fragilidade da operação, haja vista os riscos de extravios, perdas e entre outras situações. 

Em 2018, a empresa já havia realizado diversos estudos para diagnosticar processos internos que precisavam de melhorias, tanto do ponto de vista de otimização operacional quanto de governança, redução de impacto ambiental e social. Entre os que mais precisavam ser revistos, estavam aqueles que envolviam contratos. "Ficou muito claro para nós que estes procedimentos no papel eram inviáveis e que apesar de parecerem pouco importantes, traziam impactos negativos diretamente no negócio”.

Simplificação de operações, o primeiro passo para implementação

A partir destes estudos, baseados na metodologia A3, e com a incorporação à estrutura de Riscos e Contratos de outras frentes de atuação que envolvem acordos, a Andrade Gutierrez iniciou uma importante transformação digital. "A primeira coisa que foi pensada para otimizar os processos foi a utilização da assinatura eletrônica, e a partir daí, a Docusign entrou como grande aliada nessa mudança” - aborda Júlia. 

A escolha da Docusign começou quando um software parceiro de longa data da AG informou que já possuía a assinatura eletrônica de forma nativa em seu sistema e isso chamou a atenção da executiva. “Esse foi um dos grandes diferenciais. A possibilidade de integração com diversos sistemas, um poderoso software que opera com outros, simplificando as etapas do processo e evitando a necessidade de uma implementação mais complexa e desconectada”, comenta a gerente. 

Além da integração com outros sistemas que já usavam, outro importante fator que contribuiu para a contratação da Docusign foi o fato de ser uma plataforma que opera mundialmente - possibilitando o uso no exterior com facilidade. A assinatura eletrônica foi implementada aos poucos, em um projeto menor, especificamente na área de Suprimentos, e aos poucos foi sendo expandida. 

Atualmente, todas as contratações de fornecedores e grande parte da relação com clientes é 100% digitalizada. “Queríamos uma ferramenta que agilizasse o processo e nos fornecesse mais tempo para elaborar e negociar os documentos.  Sem a assinatura eletrônica isso não seria possível”, explica Júlia. "É mais do que assinar um contrato, é devolver para as pessoas o tempo que elas precisam para realizar atividades que agregam valor".

Digitalização impulsionando a Engenharia 4.0, ganhos financeiros e ambientais gerados

Com o apoio e o suporte constante da Docusign, além da facilidade na implementação, a Andrade Gutierrez caminha para a nova era digital, a Engenharia 4.0. Houve alguma resistência no início, de acordo com a gerente, principalmente pelo fato do setor ser mais tradicional no quesito operações, mas com o tempo - e depois com a chegada da pandemia - a ferramenta passou a ser amplamente usada e aceita por todas as partes. 

“Estávamos preparados para esse novo desafio do isolamento, pois já buscávamos alternativas para otimizar as tarefas e a assinatura eletrônica da Docusign foi um sucesso, sendo naturalmente absorvida dia após dia por clientes e fornecedores. Com a pandemia, até os mais resistentes foram convencidos quanto à segurança e autenticidade da ferramenta”, revela a gerente. O próximo passo é a ampliação do uso do eSignature no RH da Andrade Gutierrez. 

A multinacional de engenharia contabilizou ganhos substanciais no operacional e financeiro, além da redução do impacto ambiental. Abaixo seguem alguns resultados: 

• Redução de tempo médio de assinaturas de 14 dias para 4 horas para contratos com terceiros;

• Redução de tempo médio de assinaturas de 7 dias para 2 dias em relação a procurações;

• Economia financeira com compra de folhas, impressão, malotes, SEDEX e reconhecimento de firma;

• Segundo a calculadora Enviromental Paper Network, foram poupados 30.080kg de madeira, 739.144 L de água, 70.605 Kg em emissões de carbono e 4.888kg de lixo em 2 anos (de 2019 à 2021)

“A Docusign rompeu barreiras entre nossos clientes, fornecedores e colaboradores, com ganhos ambientais e otimização de processos de suma relevância, possibilitando uma virada de chave que nos fez enxergar que é possível trabalhar num universo totalmente digital sem prejuízo de segurança e com agilidade. Nos ajudou a impulsionar a transformação cultural da engenharia 4.0 e avançar ainda mais no cuidado com o meio-ambiente”, conclui.

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