Aumente a segurança, a escalabilidade e a supervisão com o DocuSign Admin Tools

Esteja a economia em expansão e o crescimento seja sua prioridade ou os tempos sejam incertos e você busque proteger seus resultados, você está sempre olhando adiante. Parte dessa mentalidade inovadora deve incluir a consideração de maneiras de aproveitar o poder da transformação digital. Melhorar a eficiência nos tempos difíceis de hoje ajuda a controlar custos e mitigar riscos. Quando a economia se recuperar, isso pagará grandes dividendos porque você estará pronto para dimensionar rapidamente e sem problemas.

Os contratos são pilares para o crescimento e a eficiência. Enquanto sua empresa cria documentos para diferentes setores e públicos, como garantir que todos os grupos tenham as ferramentas adequadas? Com o DocuSign, as organizações podem criar várias contas para atender às diversas necessidades de suas unidades de negócios e regiões. O DocuSign Admin Tools fornece aos administradores de sistema a infraestrutura digital para gerenciar com eficiência seu crescente ecossistema de assinaturas eletrônicas.

Vamos dar uma olhada em como o Admin Tools garante que três objetivos corporativos essenciais (segurança, escalabilidade e supervisão) sejam sempre tratados com a atenção necessária enquanto você gera, implementa e mantém contratos.

O ciclo de vida de contratos e o poder de várias contas

O DocuSign ajuda organizações de todos os tamanhos a lidar com uma variedade de fluxos de trabalho, simplificando o ciclo de vida do gerenciamento de contratos em uma organização. Com várias contas, o DocuSign pode ir além, ajudando você a atender todos os seus usuários exclusivos e suas necessidades.

Ter várias contas em um único domínio corporativo fortalece a eficiência, além da segurança, da escalabilidade e da supervisão. Você pode querer contas separadas para diferentes:

• Departamentos. Cada departamento da sua organização, como o jurídico, o de RH, o de vendas, o de compras e o de TI, tem necessidades específicas.
• Unidades de negócios. Da mesma forma, cada unidade de negócios (varejo ou atacado, B2B ou B2C, marcas individuais, novas aquisições) tem necessidades variadas, especialmente se uma organização atuar em vários países com regulamentações locais exclusivas.
• Casos de uso. As configurações de segurança e privacidade podem variar de pessoa para pessoa, mesmo dentro do mesmo departamento ou unidade de negócios. Isso também pode valer para integrações como o Workday e o Salesforce.
• Residência de dados. As organizações, principalmente aquelas que operam mundialmente, precisam garantir que seus processos de assinatura eletrônica e de gerenciamento de contratos estejam de acordo com as leis de proteção de dados de cada país em que fazem negócios.

Contas de propriedade de funcionários. Acontece, mas não intencionalmente: um funcionário cria suas próprias contas sem perceber que deve passar pelo administrador do DocuSign de seu empregador. Centralizar a administração dessas contas é essencial para a supervisão e a segurança.

DocuSign Admin Tools: alcance o controle no mesmo local

Com o Admin Tools, você ganha visibilidade de várias contas e pode delegar responsabilidades administrativas conforme necessário. Seja você o CIO ou um líder operacional, o Admin Tools permite que você garanta segurança, escalabilidade e supervisão em todos os contratos.

Objetivo 1: Segurança

Gerenciar as configurações de segurança de várias contas manualmente é um grande desafio e pode levar a maiores riscos e consequências caras. O Admin Tools possui recursos integrados para manter várias contas seguras.

• O Single Sign On (SSO) garante que seus funcionários acessem o DocuSign da maneira que você deseja. Com a funcionalidade de SSO do Admin Tools, você pode controlar como seus funcionários acessam e interagem com o DocuSign.
  • A falta de práticas de segurança de senha é uma das principais causas de violações de dados; 65% das pessoas reutilizam a mesma senha em várias contas. O SSO supera essa armadilha concedendo acesso aos usuários com base em credenciais estabelecidas, tornando suas contas mais seguras.
• O provisionamento automático é uma maneira simples de criar, modificar e excluir contas de usuário com base nas alterações em sua organização. O provisionamento automático também inclui o fluxo de ativação automática. Não importa quais contratos seus funcionários assinem, você tem o poder de gerenciamento final.
• Ser capaz de reivindicar seu domínio impede a criação de contas não gerenciadas usando o domínio de e-mail da sua empresa.

Objetivo 2: Escalabilidade

A eficiência abre as portas para a escalabilidade. Ao fornecer a cada departamento suas próprias contas separadas, você tem total flexibilidade para personalizar as configurações de assinatura e envio, permitindo o crescimento de maneira sustentável. O Admin Tools é projetado especificamente para facilitar o crescimento organizacional.

• A configuração da conta permite que você compare as configurações da conta lado a lado para configurar rapidamente novas contas e garantir que sejam compatíveis. Com o Admin Tools, a conformidade da conta é uma parte automática de seus processos.
• A administração delegada dá a cada usuário as permissões necessárias para executar as tarefas pelas quais é responsável, seja gerar relatórios ou gerenciar configurações de conta. A delegação alivia a sobrecarga e o potencial gargalo de ter apenas uma pessoa assumindo todas as tarefas.
• As ações em massa permitem que você atualize e gerencie simultaneamente um grande volume de usuários e várias contas. Você pode exportar listas de usuários, adicionar novos, atualizar usuários e exportar e importar configurações de conta, tudo entre várias contas.

Objetivo 3: Supervisão

A visibilidade de suas contas ajuda a revelar possíveis problemas de segurança e conformidade e permite que você aja rapidamente. O Admin Tools oferece recursos que fornecem visibilidade e controle em toda a organização.

• A visibilidade abrangente é incorporada ao Admin Tools, oferecendo informações detalhadas sobre envelopes, usuários e contas de toda a organização. Também simplifica o envio de envelopes e a personalização dos seus destinos depois de assinados. Você pode atribuir a conta padrão para enviar e salvar contratos e modificar facilmente a propriedade do envelope dentro da organização.
• O gerenciamento de contas externas permite que você coloque contas não autorizadas feitas por seus funcionários, incluindo contas de avaliação e freemium, sob seu controle organizacional. Você elimina a possibilidade de os funcionários usarem as credenciais da empresa para gerenciar documentos sem a visibilidade dela.
• As ferramentas centralizadas de gerenciamento de usuários facilitam a visualização de todos os usuários da sua organização, o gerenciamento de quais contas eles podem acessar e a definição de contas padrão.

DocuSign Monitor: o próximo patamar de controle e segurança

Quando você quiser ferramentas ainda mais eficazes para operações de segurança e conformidade, pode recorrer ao DocuSign Monitor para detectar atividades suspeitas. Com mais de 65 eventos e mais de 20 alertas predefinidos para simplificar a implementação, o Monitor:

• Detecta possíveis ameaças em suas contas
• Oferece acesso imediato aos principais dados de investigação
• Ajuda os administradores a responder rapidamente às ameaças quase em tempo real antes que causem danos graves

Separado do pacote DocuSign Admin Tools, o Monitor é uma solução de nível superior que identifica e reduz riscos. Ele simplifica a conformidade com os padrões de segurança dos EUA, UE e globais e se integra facilmente à sua pilha de segurança existente por meio da API do Monitor e do aplicativo Splunk Marketplace.

DocuSign Admin Tools: para segurança, escalabilidade e supervisão bem-sucedidas

Com o Admin Tools, você obtém tudo o que precisa para ter agilidade e competitividade sempre. O Admin Tools é uma solução digital de última geração que oferece suporte à segurança, escalabilidade e supervisão à sua organização, com recursos incomparáveis aos dos provedores básicos de assinatura eletrônica. Para ter recursos de segurança aprimorados, considere adicionar o DocuSign Monitor.

Esteja preparado para todas as oportunidades e todos os desafios. Para aprender mais sobre o DocuSign Admin Tools entre em contato com nossa equipe de vendas.