Plateforme Docusign IAM : vue d’ensemble d’Intelligent Agreement Management

La solution Intelligent Agreement Management (IAM) est une nouvelle plateforme conçue pour résoudre un problème de longue date : des accords inefficaces qui coûtent autant qu’ils rapportent. Si votre équipe a déjà été confrontée à la perte de documents, s’est demandé quelle version d’un contrat était la version officielle ou a dû faire face à de longs délais d’approbation, IAM peut vous aider.

IAM adopte une approche novatrice qui offre des outils essentiels et permet une extension modulaire adaptée à vos besoins spécifiques. Tous les composants sont intégrés et partagent les mêmes données backend, garantissant ainsi une circulation fluide de l’information à chaque étape du cycle de vie des accords. Cet article vous aidera à appréhender la valeur ajoutée globale de la plateforme IAM, structurée autour de la création, de la formalisation et de la gestion de vos accords.

Création : passer plus rapidement de la demande à la signature 

La phase de création se concentre sur la concrétisation de la demande initiale en vue d’aboutir à la signature finale. Pour nombre d’entreprises, il s’agit d’un véritable casse‑tête : échanges d’e‑mails interminables, brouillons obsolètes et systèmes déconnectés offrant peu, voire aucune visibilité. Le processus est lent, fragmenté et source d’erreurs. La plateforme Docusign IAM propose un large éventail de solutions pour accélérer l‘élaboration d’accords de bout en bout et vous permettre d’obtenir la signature en un temps record.

La plateforme Docusign IAM peut vous aider à : 

• Gérer le processus de saisie, de négociation et d’approbation via Agreement Desk. Ce hub centralisé simplifie la saisie des demandes, centralise les négociations et les approbations, et automatise les tâches courantes grâce à l’IA et à un workflow personnalisable sans code, offrant une visibilité instantanée à toutes les parties prenantes. Chacun peut initier et suivre les demandes avec Agreement Desk et consulter une piste d’audit claire ou visualiser les états en temps réel. Cela garantit un déroulement fluide, de la demande initiale aux validations internes et à la signature finale, le tout au sein d’un système unique et unifié.

• Offrir à vos clients une expérience simplifiée pour soumettre des informations via un formulaire web intuitif et générer automatiquement un accord. Les Formulaires web simplifient la saisie des données et préremplissent les détails existants afin d’améliorer l’expérience du signataire et réduire les erreurs.

• Générer instantanément des accords personnalisés avec Agreement Preparation, quel que soit l’environnement de travail de vos équipes, directement dans Docusign ou dans vos systèmes internes. Cette fonctionnalité s’appuie notamment sur la logique conditionnelle et les tableaux dynamiques pour créer plusieurs variantes de documents standardisés, tout en conservant un seul modèle. 

• Faciliter l’adaptation des accords aux exigences de votre entreprise avec AI-Assisted Review. Cette fonctionnalité vous permet de poser des questions sur vos contrats et d’obtenir des insights en un clin d’œil, ou de générer de nouvelles clauses ou des modifications à partir d’instructions rédigées en langage clair. Un plus grand nombre de membres de votre équipe sont ainsi en mesure d’analyser et de négocier le contenu sans compromettre le respect des normes de votre organisation.

Formalisation : sécuriser et exécuter les accords

La phase de formalisation vise à obtenir la signature et la finalisation des accords en toute sécurité, de manière efficace et sans perturber l’expérience utilisateur. Ces fonctionnalités IAM vous aident à passer de l’examen à la signature avec clarté, précision et assurance. Voici comment Docusign vous aide, étape par étape : 

• Une fois qu’un accord est prêt à être formalisé, un espace partagé rassemble toutes les parties prenantes pour faciliter le processus. Workspaces centralise tous les accords pour les signataires, simplifie les étapes suivantes et permet une collaboration en temps réel au sein d’une plateforme sécurisée. Vous pouvez utiliser le séquencement des activités pour vous assurer que les étapes sont suivies dans le bon ordre, pour optimiser les notifications, et même pour stocker et réutiliser des données issues de différents formulaires et documents. Vous gagnez ainsi du temps et vous avez la garantie que tous les intervenants partagent la même information.

• Docusign IAM facilite également la signature de contrats avec des signatures juridiquement contraignantes. La solution eSignature permet aux parties de signer depuis pratiquement n’importe où avec une connexion Internet et depuis presque n’importe quel appareil. Les plans IAM incluent l’envoi illimité d’enveloppes, offrant ainsi encore plus d’avantages à votre équipe. 

• Pour les situations ou accords qui nécessitent un niveau accru de sécurité ou d’assurance au niveau de l’identité, les signatures numériques Docusign offrent le plus haut niveau de conformité avec les normes et réglementations locales. Avec IAM, nous prenons en charge tous les niveaux de signature numérique : simple (SES), avancé (AES) et signature électronique qualifiée (QES).  Pour renforcer la sécurité et minimiser les erreurs lors de la signature, Data Verification valide en temps réel les données saisies par les signataires en fonction de sources tierces.

• De plus, Docusign Identify vous permet de vérifier en toute sécurité l’identité des destinataires, ajoutant une couche supplémentaire de sécurité à votre processus de signature lorsque cela est nécessaire. Grâce à un large éventail de méthodes de vérification d’identité, dont la détection biométrique, la vérification de documents, l’authentification téléphonique et l’analyse dynamique des risques, vous pouvez adapter le niveau d’assurance à vos besoins de sécurité.

Gestion : organiser et optimiser les accords

La phase de gestion vous permet de suivre vos accords après leur signature, en veillant à ce qu’ils soient accessibles et exploitables. Vous pouvez également en tirer des enseignements précieux pour optimiser vos processus futurs.

• Une fois un accord signé, il est automatiquement intégré au référentiel central intelligent de Docusign. L’IA analyse et extrait ensuite les données clés de vos accords, telles que les parties, les dates d’expiration, les montants et les types de contrats. Vos fichiers dispersés sont ainsi transformés en une collection organisée de données structurées. Vous pouvez également stocker vos documents directement sur des services de stockage cloud externes comme Google Drive, Box, OneDrive, SharePoint ou Dropbox, mais Docusign centralise toutes ces informations. Votre équipe peut ensuite facilement rechercher des contrats ou filtrer/trier le référentiel pour répondre instantanément aux questions concernant vos accords, réduisant ainsi considérablement le temps passé à les rechercher.

• Au-delà de la simple recherche d’accords, IAM vous permet de les gérer de manière proactive. Avec la gestion des obligations, vous pouvez saisir, attribuer et surveiller les obligations clés de vos accords, recevoir des alertes proactives ou générer des rapports sur les engagements planifiés. Cette automatisation basée sur l’IA vous permet de ne jamais manquer un rappel de renouvellement ou de résiliation.

• Les outils de reporting et d’analyse intégrés vous fournissent des informations précieuses sur l’ensemble de votre processus contractuel grâce à des tableaux de bord et des rapports personnalisables. Identifiez les points de blocage pour optimiser vos processus futurs et configurez des alertes automatiques afin de vous rappeler les renouvellements à venir et de ne jamais manquer une échéance. 

Avec ces fonctionnalités (et bien d’autres !), IAM est à même de remplacer vos systèmes disparates et vos tâches manuelles actuellement en place. Fini la duplication des anciens accords, les copier-coller fastidieux, l’exportation de PDF, l’envoi de pièces jointes par e‑mail et la gestion des versions avec des tableurs. Créez, formalisez et gérez vos accords facilement et rapidement dans un seul système. 

IAM offre la flexibilité nécessaire pour mettre en place un processus contractuel standardisé et automatisé qui répond à vos besoins actuels et s’adapte facilement à l’évolution de ces besoins. 

Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont IAM peut transformer votre processus contractuel, adressez-vous à l’un de nos experts.