Comment signer électroniquement sur l'INPI ? Tout ce qu'il faut savoir !

Créer une entreprise, modifier ses statuts, déposer une marque, déclarer une cessation d'activité... Toutes ces formalités administratives doivent désormais être réalisées en ligne, via le Guichet unique de l’INPI (Institut national de la propriété industrielle). Et qui dit démarche en ligne, dit signature électronique obligatoire. Ce guide s'adresse à tous les entrepreneurs, dirigeants d'entreprises et porteurs de projet qui doivent signer des documents sur le site de l'INPI... mais qui ne savent pas par où commencer. L'objectif ? Vous montrer étape par étape comment signer électroniquement sur l'INPI ! Et ce, sans stress et en toute conformité avec les exigences légales.

Qu’est-ce que la signature électronique sur l’INPI ?

Définition signature électronique

La signature électronique permet d’authentifier l’identité du signataire et de garantir l’intégrité d’un document numérique. Elle a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite… à condition de respecter certaines règles :

• Identification claire du signataire : L’identité de la personne qui signe doit pouvoir être vérifiée de façon fiable (pièce d’identité, présence physique, visioconférence sécurisée…). L'objectif ? Empêcher toute usurpation d'identité.

• Intégrité du document signé : Le contenu du document ne doit pas pouvoir être modifié après la signature, sans que cela soit détectable.

• Consentement clair du signataire : Le signataire doit avoir manifesté son intention de signer, sans contrainte ni ambiguïté (case à cocher, clic, validation, etc.).

Il existe trois types de signatures reconnues par le règlement eIDAS : la signature électronique simple, la signature électronique avancée et la signature électronique qualifiée.

Types de démarches obligatoires sur INPI

Depuis le 1er janvier 2023, toute formalité d'entreprise doit être réalisée depuis un site unique : formalites.entreprises.gouv.fr. Et ce, quels que soient le type d'entreprise (entreprise individuelle ou société) et son domaine d'activité (commercial, artisanal, agricole, libéral…). Voici quelques exemples de formalités INPI nécessitant une signature sous forme électronique :

• Création d’entreprise

• Dépôt de marque, brevet ou dessin (droits de propriété intellectuelle)

• Demande de modification d’entreprise (statuts, nom, représentant légal…)

• Cessation d’activité

• Dépôt des comptes annuels

Les modalités de signature électronique sont alors encadrées par le décret n° 2022-1620 du 23 décembre 2022 relatif à la signature des déclarations des formalités d'entreprises, à la consultation du Registre national des entreprises et à la radiation de certaines entreprises. Pour une formalité de création d'entreprise, le guichet unique requiert alors une signature électronique simple. Mais pour les formalités de modification ou de cessation, le déclarant doit se munir d'une signature avancée reposant sur un certificat qualifié, à mi-chemin entre la SEA (signature électronique avancée) et la SEQ (signature électronique qualifiée).

Quels sont les prérequis pour signer électroniquement sur l’INPI ?

Disposer d’une identité numérique valide

C’est la condition n°1 ! Vous devez disposer d'un compte FranceConnect.

FranceConnect est un dispositif mis en place par l'État français pour simplifier l'accès aux services publics en ligne. Il permet aux citoyens de se connecter à divers services dont l'INPI en utilisant des identifiants qu'ils possèdent déjà, tels que ceux de l'assurance maladie (Ameli), des impôts (impots.gouv.fr) ou de La Poste. Vous pouvez ainsi bénéficier de signatures électroniques simples pour les transactions courantes.

Disposer d'un compte actif sur le Guichet unique INPI

En tant que déclarant (chef d'entreprise, mandataire ou délégataire), et s'il s'agit de votre première connexion, vous devez créer un compte utilisateur sur le Guichet unique. Une fois connecté, vous pourrez accéder à l’espace de dépôt de dossiers. Des informations complémentaires, ainsi que des pièces justificatives, vous seront demandées.

Si vous utilisez un certificat électronique qualifié pour signer, il devra être accessible depuis votre poste de travail au moment de la signature. Selon le prestataire, cela peut prendre la forme d'un fichier téléchargé sur votre ordinateur, d'un token USB sécurisé ou d'un accès en ligne via une plateforme (avec code SMS ou application d’authentification).

Vérifiez en amont que tout fonctionne correctement ! Les erreurs les plus fréquentes viennent d’un certificat expiré, mal installé ou incompatible. Mais aussi d'une mauvaise configuration de FranceConnect ou de l'Identité Numérique.

Comment signer électroniquement sur le Guichet unique INPI ?

Étape 1 : Connexion et sélection de la formalité

Rendez-vous sur le site officiel : formalites.entreprises.gouv.fr. Puis, suivez les différentes étapes clés :

1. Connectez-vous au Guichet Unique via FranceConnect.

2. Accédez à votre tableau de bord. Cliquez sur "Nouvelle formalité" ou ouvrez une formalité en cours.

3. Choisissez le type de démarche : création, modification, cessation, dépôt de comptes…

Étape 2 : Création de la formalité et téléchargement des documents

Complétez chaque étape du formulaire : informations sur l'entreprise, le dirigeant, l'activité… Partagez également les pièces justificatives demandées (statuts, pièces d'identité, attestation sur l'honneur, etc.)

Une fois tous les champs remplis, vous serez invité à télécharger la synthèse PDF non modifiable de la formalité. Pensez à vérifier l'exactitude des informations et la lisibilité des fichiers numérisés !

Étape 3 : Signature en ligne du document de synthèse INPI

La signature électronique simple de Docusign peut être utilisée pour une formalité de création d'entreprise avec l’INPI. En revanche, elle n’est pas suffisante pour les formalités de modification ou de cessation. Pour ces dernières, vous devrez opter pour une signature qualifiée. Le niveau de signature qualifiée de Docusign est suffisant pour effectuer des formalités de modification ou de cessation avec l’INPI, car il s’agit d’une signature qualifiée avec un certificat électronique qualifié associé.

Signez électroniquement en cliquant sur le bouton correspondant à votre démarche : "Signer la demande de modifications", "Signer la demande de cessation" ou "Signer les comptes annuels".

Étape 4 : Validation finale

Une fois les documents signés, vous pouvez relire l’ensemble de votre formalité et valider l’envoi définitif. Téléchargez ensuite la synthèse de dépôt au format PDF, qui fera foi de votre démarche.

Ce seront ensuite les organismes compétents (INSEE, services sociaux et fiscaux, greffes de tribunaux de commerce, chambres consulaires, etc.) qui traiteront vos demandes. Vous pourrez suivre l'état d'avancement de vos dossiers à tout moment depuis votre espace personnel.

FAQ "Comment signer électroniquement sur l'INPI ?"

Comment faire une signature électronique sur le site de l'INPI ?

Pour signer un document sur l’INPI, il faut :

1. S'inscrire sur le Guichet unique : formalites.entreprises.gouv.fr

2. Disposer d’une identité numérique valide via FranceConnect.

3. Créer votre formalité en ligne et télécharger la synthèse INPI à signer.

4. Signer électroniquement ce document.

5. Valider la démarche et suivre son état d'avancement en ligne.

Comment signer un document via FranceConnect + ?

1. Créez un compte certifié sur l'outil en ligne lidentitenumerique.laposte.fr.

2. Faites vérifier votre identité.

3. Connectez-vous au Guichet unique avec FranceConnect +.

4. Lors de la formalité, validez votre signature électronique via l’appli mobile ou un code de confirmation.

Pratique, rapide et gratuit. Idéal pour les procédures simples, comme une création d'entreprise.

Comment signer électroniquement sur l'INPI via le tiers de confiance Docusign ?

1. Créez un compte chez Docusign et souscrivez l’un de nos forfaits incluant une option signature qualifiée

2. Obtenez un certificat électronique qualifié (vérification d’identité obligatoire).

3. Connectez ce certificat à votre espace FranceConnect.

4. Connectez-vous au Guichet unique, remplissez votre formalité.

5. Lors de la signature, sélectionnez votre certificat et validez l’action via le système sécurisé.

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