Software de gestión inteligente de contratos para equipos legales

Preguntas frecuentes sobre Docusign para equipos legales

• ¿Qué es CLM?

  CLM (sigla de Contract Lifecycle Management) se refiere tanto a la gestión integrada de un contrato en todas sus fases (desde la creación hasta el archivo, en un flujo único y estandarizado), como al software utilizado en este proceso.
  

• ¿Qué es IAM (Intelligent Agreement Management)?

  Docusign IAM (Intelligent Agreement Management) es una plataforma de gestión de contratos impulsada por IA que abarca todas las etapas de un contrato.

  IAM amplía este alcance con automatización de documentos, análisis de datos e inteligencia en cada fase, liberando al departamento legal de las tareas manuales para que actúe de forma más estratégica y consultiva.

• ¿Cuáles son las fases del ciclo de vida de un contrato?

  El ciclo de vida de un contrato tiene, fundamentalmente, cinco fases:
  
  1. Creación del documento contractual;
  2. Negociación y revisión de las cláusulas;
  3. Firma electrónica con validez legal para la formalización del acuerdo;
  4. Almacenamiento del acuerdo por el tiempo determinado por ley;
  5. Gestión post-firma, con monitoreo de plazos y renovaciones.
  
  Docusign IAM brinda soporte inteligente a todas ellas en una única plataforma, sin que tu equipo necesite alternar entre varios sistemas.
  

• ¿Cuáles son los principales desafíos de la gestión de contratos en los departamentos legales?

  Los cuellos de botella más comunes en el día a día del área legal son los contratos detenidos esperando firma, la dificultad para localizar la versión más reciente de un borrador, la pérdida de plazos y renovaciones por falta de visibilidad, el retrabajo en la creación de documentos y los datos estratégicos "ocultos" dentro de contratos en formatos estáticos.
  
  La plataforma de gestión inteligente de acuerdos de Docusign actúa directamente sobre estos puntos de dolor al automatizar el trabajo manual, organizar la cartera de documentos bajo criterios preestablecidos y dar más visibilidad a los datos estratégicos a partir de la extracción de información estática.

• ¿Qué documentos y contratos se pueden gestionar en la plataforma IAM?

  Prácticamente toda la cartera contractual de una empresa puede ser gestionada en Docusign IAM:
  
  • Contratos comerciales: prestación de servicios, compraventa, suministro
  • Documentos societarios: actas, modificaciones de estatutos, acuerdos de socios
  • Poderes, NDAs y acuerdos de confidencialidad y de consentimiento
  • Anexos, resciliaciones y rescisiones contractuales
  • Contratos de trabajo y para profesionales independientes
  • Y muchos otros
  
  Más que almacenar, la plataforma extrae los datos clave de cada contrato y realiza un seguimiento de cláusulas, obligaciones y plazos a lo largo de todo el ciclo de vida, transformando documentos guardados en información útil para la toma de decisiones.
  

• ¿Cómo funciona el almacenamiento de documentos y contratos en Docusign?

  Todos los documentos firmados con Docusign se almacenan de forma centralizada y segura en nuestra plataforma en la nube.
  
  En lugar de buscar en carpetas y correos electrónicos, tu equipo localiza cualquier contrato, cláusula u obligación de forma sencilla, con control de acceso granular y un historial de auditoría de cada actividad.
  

• ¿Es Docusign confiable?

  Sí. Docusign es la solución líder del mercado en gestión de contratos, con la confianza de más de 1,9 millones de clientes, incluyendo el 95% de las empresas de Fortune 500. Fue reconocida por seis años seguidos como Líder en el Cuadrante Mágico de Gartner para CLM, lo que refleja la madurez de la plataforma para departamentos legales exigentes.
  

• ¿Es Docusign seguro?

  Sí. La plataforma protege los datos con cifrado en tránsito y en reposo, sigue rigurosos estándares de seguridad de la información y ofrece verificación de la identidad del firmante, control de acceso y monitoreo de las actividades en tiempo real. Además, la empresa posee diversos certificados de seguridad de la información, como ISO 27001:2022 y PCI-DSS 2.0. Estas características sustentan tanto el cumplimiento como la validez legal que exige el departamento legal.
  

• ¿Cómo apoya la IA de Docusign el trabajo del departamento legal?

  La inteligencia de IAM proviene de Docusign Iris, el motor de IA desarrollado específicamente para contratos y que está detrás de tres funciones centrales en el sector legal:

  •Agreement Manager: repositorio inteligente que almacena los contratos de forma centralizada y usa la IA para extraer y organizar sus datos, permitiendo búsquedas avanzadas, análisis de la cartera y seguimiento de obligaciones y renovaciones;
  
  •Revisión asistida por IA: identifica cláusulas inusuales o de riesgo, compara el documento con los playbooks y el lenguaje aprobado por la empresa, y sugiere ajustes, acelerando la revisión sin quitar la decisión final de las manos del equipo;
  
  • Extracción y análisis de datos: transforma contratos en formatos estáticos en información organizada y con capacidad de búsqueda.
  

• ¿Cómo elegir un software de gestión inteligente de contratos para equipos legales?

  A la hora de elegir una solución de gestión inteligente del ciclo de vida de los contratos para tu departamento legal, evalúa cinco criterios principales:
  
  • Cobertura del ciclo de vida: si la solución cubre desde la creación del documento hasta la firma y la gestión post-firma (obligaciones, plazos y renovaciones);
  • Validez legal: si la firma electrónica se genera de acuerdo con la legislación local, con un historial de auditoría completo;
  • Repositorio y búsqueda: si hay un repositorio de contratos central, con capacidad de búsqueda y con control de acceso granular;
  • Automatización e IA: automatización de flujos y niveles de aprobación, y funciones de IA para extracción de datos y revisión de cláusulas;
  • Integraciones y escalabilidad: si se integra con los sistemas que la empresa ya usa y acompaña el crecimiento del volumen de contratos.
  

• ¿Cómo hace Docusign IAM que el departamento legal sea más estratégico?

  Docusign IAM aplica la IA en la gestión de contratos, lo que posibilita y facilita la generación de insights estratégicos. Algunos ejemplos de cómo sucede esto son:
  
  • Procesamiento inteligente de documentos: uso de IA para "leer" y estructurar automáticamente documentos no estructurados (como un contrato en PDF), identificando partes, cláusulas, fechas y valores, lo que incluye técnicas como minería de texto (extracción de información de grandes volúmenes de texto) y extracción de metadatos de contratos (extracción automática de los datos clave de cada contrato);
  
  • Inteligencia de contratos (Contract Intelligence): el conjunto de capacidades que transforma los contratos en una fuente de información estratégica a partir de la extracción de datos, análisis de riesgo, identificación de obligaciones y una visión consolidada de la cartera;
  
  • Análisis de contratos (Contract Analytics): el análisis de estos datos, por medio de informes y dashboards, para monitorear tendencias, anticipar renovaciones y mitigar riesgos a escala.
  
  Juntas, estas capas llevan al departamento legal del control operativo a una actuación consultiva, basada en los datos que antes quedaban atrapados dentro de los contratos.