Cotemar acelera la gestión contractual de sus operaciones costa afuera con el respaldo legal de Docusign

Cotemar abre em uma nova guia es una empresa mexicana con más de 47 años de experiencia en el sector energético, especializada en la prestación de servicios integrales para la exploración y producción (E&P) costa afuera en el Golfo de México. 

Como un socio estratégico clave en la cadena de suministro, la organización identificó que la optimización del ciclo de formalización de contratos con proveedores es fundamental para asegurar la continuidad operativa y mitigar los riesgos de paros logísticos en sus operaciones. 

Al implementar la plataforma Docusign e integrarla de forma nativa con SAP Ariba, la compañía logró automatizar el proceso y alcanzar una reducción promedio del 85% en el tiempo de recolección de firmas y cierre de contratos, operando con total respaldo jurídico bajo la legislación mexicana. 

Desafíos de la gestión contractual analógica 

Antes de Docusign, Cotemar enfrentaba el desafío de los procesos manuales de firma de contratos, que dependían del tiempo de tránsito físico de los documentos y la compleja coordinación para recabar rúbricas de representantes legales que no siempre se encontraban en la misma ubicación.

Kassandra de J. Ferrer Nava, supervisora de Compliance en el área legal de Cotemar, cuenta que este flujo analógico impactaba directamente la operación comercial de la compañía. Los proveedores nuevos no podían prestar servicios ni recibir órdenes de compra o pagos hasta que el proceso de firma – que se extendía entre 30 y 45 días – se concluyera en su totalidad. Para una organización con operaciones continuas costa afuera, optimizar esta ventana de espera se volvió una prioridad para asegurar la agilidad logística de la empresa. 

Gobernanza jurídica y arquitectura tecnológica integrada 

Con el objetivo de agilizar este proceso, Cotemar seleccionó Docusign, atraída principalmente por su prestigio internacional y la validez normativa que ofrece ante el Código de Comercio de México. 

"Hicimos un estudio que nos aseguraba la validez de la herramienta; para nosotros era muy importante esto. Nos dimos cuenta de que Docusign era la plataforma ideal, reconocida a nivel internacional y con plena validez jurídica en México”, explica Kassandra.

Cotemar implementó inicialmente la capacidad de firma electrónica (eSignature) y posteriormente consolidó una integración nativa con SAP Ariba.  La transformación digital comenzó en el área legal y su éxito permitió escalar rápidamente el uso de la herramienta a las áreas de TI, Capital Humano (RRHH), así como a las direcciones de Construcción y Mantenimiento. 

Resultados: eficiencia y automatización contractual 

Con Docusign, Cotemar alcanzó beneficios concretos en distintas áreas de la organización. El resultado más significativo fue la reducción del 85% en el ciclo de firmas con proveedores, pasando de un rango de 30 a 45 días a un promedio de entre 5 y 7 días. 

A eso se suman mejoras en otras dimensiones del proceso: 

• Optimización del tiempo administrativo: Reducción de más del 50% en las tareas de gestión posfirma, disminuyendo el procesamiento de cada documento de 40 minutos a solo 15 minutos;

• Eficiencia por integración tecnológica: Eliminación de los pasos manuales de carga y descarga de archivos mediante un flujo unificado entre SAP Ariba y Docusign;

• Gobernanza y mitigación de riesgos: Almacenamiento automatizado en repositorios digitales seguros que aseguran la indexación, la búsqueda inmediata y la protección del archivo histórico.

"A partir de la implementación de SAP Ariba, podemos terminar las negociaciones de contrato en esta herramienta y, una vez aceptado, nos dirige automáticamente a Docusign para iniciar el flujo de firmas; por lo tanto, ya no tenemos que salir de una herramienta y entrar a otra. Se hace todo el proceso en un mismo lugar, lo cual nos genera un tiempo bastante menor al que era anteriormente”, celebra Kassandra.