Accede al instante a acuerdos y datos con un repositorio basado en IA

Es demasiado fácil que un acuerdo comercial, sin importar lo esencial que sea, se extravíe. 

Con tantas personas y equipos involucrados en la creación, firma y almacenamiento de acuerdos, es increíblemente difícil para las organizaciones controlar los sistemas utilizados en el proceso. Una vez que se finaliza un acuerdo, a menudo se archiva rápidamente en una unidad compartida de uso general, se mueve al escritorio de un empleado o se deja en un buzón. Y cuando se necesita encontrar ese acuerdo y actuar en consecuencia, el documento parece haber desaparecido. 

Cuando los equipos pierden visibilidad de sus acuerdos completados, toda la organización sufre. El negocio se hace más lento, se olvidan los plazos importantes y los empleados pierden tiempo buscando información que debería ser fácil de encontrar. Todo esto se traduce en costos más altos, pérdida de valor y mayor exposición al riesgo. Además, todas esas ubicaciones de almacenamiento dispares hacen que sea imposible analizar los datos que contienen, lo que dificulta tu capacidad de tomar decisiones más informadas para tu empresa.

Deloitte y Docusign llevaron a cabo un estudio sobre cómo los equipos modernos gestionan el proceso de acuerdos de principio a fin y descubrieron que el 62% de los profesionales tienen dificultades para encontrar y acceder a contratos completados. La mitad de los encuestados dijo que carecía de herramientas para automatizar el seguimiento y el análisis y tenía que analizar los datos de los contratos manualmente.

Intelligent Agreement Management (IAM) es una nueva categoría de software en la nube impulsado por IA diseñado para conectar y automatizar cada paso del trabajo de los acuerdos. Obtén más información sobre la tecnología incluida en Docusign IAM.

Docusign IAM resuelve los problemas de visibilidad y análisis de acuerdos al incorporar más de 20 años de experiencia en acuerdos en su repositorio impulsado por IA, Navigator. Navigator transforma páginas de texto estático en documentos estructurados y en los que se pueden hacer búsquedas, convirtiendo el lenguaje jurídico complejo en información clara y organizada. Como los acuerdos se crean, negocian, firman y almacenan sin salir de la plataforma IAM, no hay posibilidad de que se pierdan una vez completados.  IAM te ayuda a lo siguiente:

• Almacenar acuerdos firmados con eSignature en un repositorio centralizado y en el que se pueden hacer búsquedas.

• Ordenar y filtrar los acuerdos por parte contratante, fechas clave, valores en dólares y más.

• Encontrar acuerdos y términos clave rápidamente con extracciones de datos asistidas por IA.

• Responde preguntas críticas relacionadas con acuerdos utilizando datos en tiempo real 

¿Por qué importan el acceso y la administración de los acuerdos?

• Encontrar acuerdos completados y términos clave en segundos te ayuda a evitar perder plazos, mejorar el monitoreo del cumplimiento y actualizarte sobre los términos más recientes con clientes y proveedores.

• Aumentar la visibilidad de los datos de los acuerdos te permite descubrir oportunidades de ahorro de costos y ventas adicionales, a interactuar proactivamente con clientes o proveedores y a tomar decisiones más informadas.

Soluciones de IAM que necesitarás: Navigator, eSignature

Los usuarios finales pueden buscar acuerdos o términos clave para encontrar lo que necesitan justo cuando lo necesiten. Con notificaciones automáticas, nunca olvidarás una fecha límite: cuando un acuerdo esté por renovarse automáticamente, Navigator te notificará; cuando no estés seguro de cuáles son las condiciones de pago más recientes para un cliente en particular, Navigator te lo mostrará. Y cuando ocurre un cambio regulatorio y necesitas encontrar todos los acuerdos regidos por la ley de Illinois, Navigator también te ayuda con eso.

Dado que Navigator es parte de la plataforma IAM de Docusign, se conecta automáticamente con eSignature. Otros acuerdos heredados se pueden cargar en lote desde ubicaciones de almacenamiento locales y en la nube, como carpetas de escritorio o Google Drive. Desde .PDF hasta .csv y .jpg, Navigator admite una variedad de tipos de archivos y utiliza el procesamiento OCR para permitir que la IA reconozca el contenido de los acuerdos. 

La verdadera magia ocurre con el procesamiento de acuerdos asistido por IA de Docusign. La IA analiza tus acuerdos completados para identificar y almacenar atributos clave, y extrae valiosos insights que luego están disponibles para búsqueda y filtrado. Los informes listos para usar se generan a partir de tus datos, eliminando la tediosa tarea de rastrear datos de contratos, plazos y otros insights fáciles de pasar por alto. Navigator ayuda a tu equipo a encontrar acuerdos y documentos que anteriormente desaparecían en un agujero negro y reduce en gran medida el tiempo que tu equipo pasa buscando acuerdos. Incluso puedes utilizar funciones de búsqueda exhaustivas para encontrar una cláusula específica dentro de un documento o en varios documentos. También le da a tu equipo visualizaciones dinámicas de datos para ayudar a responder preguntas sobre acuerdos que ni siquiera sabías que podrías hacer, como qué acuerdos contienen lenguaje sobre aranceles.

Descubre cómo funciona Intelligent Agreement Management con nuestro recorrido guiado gratuito.