Cómo OCESA impulsa su transformación digital en alianza con Docusign

En la industria del entretenimiento en vivo, donde la velocidad, la coordinación y la certeza operativa son fundamentales para llevar experiencias inolvidables a millones de personas, la transformación digital se ha convertido en un habilitador estratégico para OCESA abre em uma nova guia.

Como una de las compañías de entretenimiento en vivo más importantes del mundo, OCESA gestiona cada año miles de acuerdos relacionados con conciertos, festivales, recintos, patrocinios, talento, proveedores y socios comerciales. Para responder con mayor agilidad a la creciente complejidad de su operación, la empresa ha emprendido un proceso de modernización tecnológica enfocado en simplificar procesos, fortalecer la trazabilidad y optimizar la colaboración entre equipos.

Como resultado de esta estrategia, al día de hoy OCESA ha reducido en más de 85% los tiempos asociados a la formalización de acuerdos, pasando de ciclos que podían extenderse durante varios meses a procesos que hoy pueden completarse en un máximo de 15 días.

El reto: evolucionar la operación para acompañar el crecimiento del negocio

Ante el crecimiento sostenido de la industria del entretenimiento en vivo y la creciente complejidad operativa derivada del volumen de eventos, acuerdos y colaboradores, OCESA identificó la necesidad de evolucionar hacia modelos digitales más ágiles, escalables y eficientes que fortalecieran la visibilidad, la velocidad de ejecución y el control de los procesos.

La reactivación de la industria tras la pandemia aceleró esta necesidad. La capacidad para formalizar acuerdos de forma rápida y segura se convirtió en un factor clave para impulsar una transformación digital que mantuviera en el centro la agilidad operativa.

Al mismo tiempo, la gestión manual de contratos y expedientes demandaba una importante inversión de tiempo y recursos especializados en tareas administrativas, limitando la capacidad de los equipos para enfocarse en actividades estratégicas de mayor valor para el negocio.

La transformación: una plataforma para gestionar el ciclo de vida de los contratos

Como parte de su estrategia de innovación y eficiencia operativa, OCESA implementó la plataforma Docusign para digitalizar y optimizar la gestión de acuerdos legales y comerciales.

La iniciativa comenzó con la adopción de firma electrónica para habilitar procesos remotos y posteriormente evolucionó hacia una gestión integral del ciclo de vida de los contratos (Contract Lifecycle Management), permitiendo centralizar la información, automatizar flujos de trabajo y fortalecer la trazabilidad de cada acuerdo.

Entre los factores que impulsaron la decisión destacan la capacidad de integrar distintos sistemas, la visibilidad en tiempo real del estatus de cada documento, así como el cumplimiento de los marcos regulatorios y estándares de seguridad requeridos para la operación de una empresa de escala global.

La implementación forma parte de una visión más amplia de transformación digital, donde la tecnología se utiliza para eliminar fricciones operativas, mejorar la toma de decisiones y permitir que los equipos concentren sus esfuerzos en actividades de mayor valor para el negocio.

Los resultados: mayor eficiencia, control y capacidad de respuesta

La adopción de esta tecnología ha permitido a OCESA obtener beneficios concretos en distintas áreas de la organización:

• Reducción superior al 85%en los tiempos de formalización de acuerdos, pasando de ciclos de 3 a 4 meses a un máximo de 15 días.

• Agilidadpara documentos recurrentes y flujos estandarizados, que ahora pueden completarse en menos de 24 horas y, en algunos casos, en cuestión de minutos.

• Mayor gobernanza y trazabilidad gracias a la centralización de la información en un repositorio único, facilitando auditorías, consultas y procesos de cumplimiento.

• Mayor capacidad para gestionar el crecimiento del negocio mediante procesos digitales escalables y estandarizados.

Esta transformación ha fortalecido la capacidad de respuesta de OCESA frente a socios comerciales, patrocinadores, talento, proveedores y distintas áreas de negocio, contribuyendo a una operación más ágil y preparada para las exigencias de la industria del entretenimiento en vivo actual.

Actualmente, la plataforma está implementada en distintas áreas como Legal, Business Affairs, Cumplimiento y Recursos Humanos, con planes para seguir expandiendo la digitalización de procesos en otras áreas de la organización.

La iniciativa refleja el compromiso de OCESA con la innovación y el aprovechamiento de la tecnología para fortalecer sus capacidades operativas, impulsar la eficiencia organizacional y seguir creando experiencias memorables para millones de personas.